Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Передача документів факсом — найпоширеніший спосіб підтвердження виконання зобов’язань за договором. Що може бути простішим — вклав платіжку у факс-апарат, і ваш контрагент через кілька секунд отримав її точну копію. Щоправда, за однієї умови: друга сторона теж має факс-апарат. А як бути, якщо не має?
Попри всі переваги факс-апаратів, далеко не всі фірми ними користуються. І логіка тут зрозуміла: навіщо потрібен факс-апарат, коли під рукою є комп’ютер та електронна пошта?
Служба факсів на службі у бухгалтера
Комп’ютер може з успіхом замінити факс-апарат. Якщо на комп’ютері встановлено можливість надсилання факсимільних повідомлень, їх можна надсилати безпосередньо з комп’ютера за допомогою Майстра факсів. Але для цього насамперед на комп’ютері треба мати:
факс-модем — зовнішній або внутрішній пристрій для передачі факсів;
встановлену на комп’ютері програму для передачі факсимільних повідомлень (так званий консоль факсу).
Багато сучасних комп’ютерів можуть мати вже вбудовані внутрішні факс-модеми. Якщо у вашому комп’ютері його немає, простіше придбати зовнішній факс-модем, який дуже легко під’єднується через порт USB комп’ютера. Після під’єднання операційна система автоматично розпізнає його присутність у комп’ютері і встановить усі необхідні для роботи факс-модема драйвери. Звичайно, для цього треба мати під рукою інсталяційний диск операційної системи вашого ПК.
Консоль факсу дозволяє реалізувати на комп’ютері всі можливості факсу без використання факсимільного апарата. З його допомогою можна налаштувати параметри факсу, надсилати і приймати факсимільні повідомлення, контролювати роботу факсу, архівувати факсимільні повідомлення. Консоль факсів дозволить надсилати і приймати факси як через факс-модем, під’єднаний до вашого комп’ютера, так і за допомогою віддаленого пристрою, під’єднаного до Інтернету.
При інсталяції на комп’ютері операційної системи Windows XP служба надсилання й отримання факсів за умовчанням не встановлюється. Тому зробити це слід самостійно, що загалом зовсім не складно. Допоможе в цьому Майстер встановлення. Виконайте такі дії.
1. Натисніть кнопку Пуск і у вікні Панель управления відкрийте компонент Установка и удаление программ.
2. Натисніть кнопку Добавление и удаление компонентов Windows.
3. У Майстрі компонентів Windows встановіть прапорець Службы факсов, натисніть кнопку Далее — і Windows автоматично встановить і активує Службы факсов. Вам треба буде тільки виконувати інструкції на екрані.
Документ факсом без факсу
Щоб запустити програму «Факс» після встановлення, натисніть кнопку Пуск, відтак виберіть команди Все программы, Стандартные, Связь та Консоль факсов. Факси можна надсилати з будь-якої прикладної програми Windows за допомогою Майстра факсів, а також з програми електронної пошти, що підтримує факсимільний зв’язок. Факс, надісланий з консолі факсів, складатиметься лише з титульної сторінки, а зміст повідомлення факсу буде включено у вигляді примітки до титульної сторінки. Якщо надсилати факс з додатка Windows, ви за потреби зможете самі додати титульну сторінку.
Щоб надіслати підготовлений документ факсом, слід його попередньо відкрити в додатку Windows і відправити на друк, тільки не на звичайний принтер, а на принтер факсів. Якщо ви хочете надіслати факс з титульною сторінкою, використовуйте Майстер підготовки факсів.
1. У меню Файл виберіть команду Создать.
2. У ділянці завдань Создание документа, у групі Создать за допомогою шаблону виберіть Общие шаблоны.
3. У цьому вікні виберіть вкладку Письма и факсы, на якій двічі клацніть значок Мастер факсов. Після цього Майстер відправки факсів допоможе надіслати факс.
Якщо цього Майстра немає у діалоговому вікні Шаблоны, встановіть його за допомогою Добавление и удаление компонентов Windows.
Якщо титульна сторінка не потрібна, надсилання факсу з прикладної програми Windows є ще простішим. Для цього треба відкрити документ, вибрати у меню Файл команду Печать, знайти у списку встановлений принтер факсів (вікно Принтеры и факсы) та натиснути кнопку OK. Далі залишиться лише виконувати вказівки Майстра відправки факсів.
Автоматичне підключення факсу відбудеться у тому разі, якщо встановити принтер факсів як принтер, що використовується комп’ютером за умовчанням. Для цього у вікні Принтеры и факсы клацніть потрібний принтер факсів правою кнопкою миші і виберіть команду Использовать как принтер по умолчанию.
Аналогічно приймаються вхідні факси на комп’ютер. Факс-модем, що використовується для цього, повинен бути налаштований на приймання факсів, адже при встановленні він налаштовується на надсилання факсів, а не на їх приймання.
Для цього у вікні Принтеры и факсы (меню Пуск — Панель управления — Принтеры и другие устройства) клацніть правою кнопкою миші пристрій Fax, виберіть команду Свойства і відтак перейдіть на вкладку Устройства. Щоб дозволити отримання факсів на пристрої, клацніть його у списку пристроїв правою кнопкою миші і виберіть команду Получение. Щоб дозволити автоматичне отримання факсів, виберіть команду Автоматическое. Щоб дозволити отримання факсів уручну, виберіть команду Вручную.
У налаштуваннях можна задати також дії, які факс-модем повинен буде проводити з вхідними факсами (наприклад, зберігати копію отриманого факсу у вказану папку або друкувати факс).
Негайно прийняти факс можна за допомогою Консолі факсів: у меню Пуск виберіть послідовно команди Все программы, Стандартные, Связь, Факс. Відтак у вікні Консоль факсов виберіть у меню Файл команду Принять факс.
Якщо на комп’ютері не встановлено можливості надсилання факсимільних повідомлень або якщо ви не хочете займати телефонну лінію під час надсилання факсимільного повідомлення, за допомогою Майстра факсів підключіться до факсимільної служби в Інтернеті. Щоб підключитися до такої служби, натисніть кнопку Отправка по Интернету. Ви перейдете на інтернет-сторінку, на якій буде подано каталог партнерів, які надають цю послугу. Проте слід врахувати, що далеко не всі оператори і не у всіх регіонах України надають доступ до служби надсилання факсів через Інтернет.
Жодні втрати не страшні Корисні поради Кожен з вас може уявити, який шок відчує користувач, у якого втрачено дані на комп’ютері. Це і ретельно дібрані налаштування, і численні прикладні програми, і база даних. Втрачено час, гроші, нерви. Як обійтися без таких потрясінь? Звичайно, робочі...
Як організувати важливих клієнтів № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...
Як розраховувати і погашати кредит № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Найпопулярніша фінансова послуга нині — кредитування. І це не дивно. Практично будь-яка покупка стає доступною. Достатньо укласти з банком кредитний договір — і ти вже власник дорогої «іграшки». Відсотки за кредитом не дають точної відповіді на запитання....
