Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Ефективне управління фірмами з різними обліковими системами
Сьогодні в компаніях є чимало всіляких видів обліку. Це бухгалтерський, управлінський, фінансовий, податковий, оперативний, виробничий облік, облік за стандартами МСФЗ і/або GAAP. І кожен із цих видів обліку паралельно здійснюється за кількома стандартами. Наприклад, компанія, що входить до великого холдингу, для материнської компанії складає одні управлінські звіти, а для своїх внутрішніх цілей — інші. Ситуація ускладнюється, якщо материнська компанія розташована в іншій державі.
Уявімо, наприклад, що російська компанія починає діяльність в Україні. Звичайно, бухгалтерська звітність материнської та дочірньої компанії відрізнятиметься. Це саме стосується виробничого та податкового обліку, обліку за стандартами МСФЗ і/або GAAP. На жаль, ці види звітності настільки різні, що простої трансформації одних даних в інші недостатньо. І в материнській, і в дочірній компанії треба буде вести кілька видів обліку.
Інтеграція двох видів обліку
Можна собі тільки уявити, який штат і яка завантаженість персоналу знадобляться для вирішення цих завдань, якщо не прагнути поєднання всіх видів обліку в єдиній інтегрованій обліковій системі. Завдання здійсненне, адже, по суті, всі ці види обліку хоча й по-різному, але відображають одну і ту саму первинну інформацію.
Тому було б логічно, щоб первинна інформація про господарські операції відображалася одним фахівцем один раз і в одній інформаційній системі у такому вигляді, як це потрібно для всіх систем обліку, що ведуться у компанії, і потрапляла б до відповідних форм звітності.
Інтеграція систем обліку дає такі переваги:
1. Виключення подвійного (потрійного тощо) введення даних за господарськими операціями для потреб різних систем обліку.
2. Високий рівень правдивості інформації, що досягається завдяки одноразовому введенню даних і за рахунок мінімізації ймовірності помилки при багатократній обробці однієї і тієї самої інформації у різних системах обліку.
3. Порівнянність і відповідність даних різних систем обліку, що базуються на використанні єдиного інформаційного простору.
4. Відсутність потреби в утриманні додаткових служб для паралельного ведення різних видів обліку.
5. Оптимізація документообігу.
Завдання інтеграції в єдиній системі бухгалтерського та податкового обліку вирішується багатьма програмними продуктами. Тому досліджувати цей аспект зараз не будемо. Розглянемо особливості інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку в єдиній обліковій системі.
Отже, процес інтеграції можна розподілити на два важливі рівні:
1) інтеграція на рівні методології і техніки обліку;
2) інтеграція на рівні автоматизації обліку.
Інтеграція на рівні методології
Як правило, на момент запровадження управлінського обліку компанія вже має працюючу систему бухгалтерського обліку з розробленою методологією і технікою обліку.
З метою управлінського обліку в компанії також розробляється управлінська облікова політика, яка включає методичний та організаційно-технічний розділи.
У методичному розділі:
1) вибираються методи оцінки активів з метою складання управлінського балансу;
2) визначається методика обліку витрат, калькуляції собівартості продукції і підготовки інформації для груп управлінських рішень;
3) розробляються управлінський план рахунків та формати управлінської звітності;
4) розробляється перелік господарських операцій, можливих у компанії.
В організаційно-технічному розділі:
1) визначаються оргструктури служб, що займаються управлінським обліком;
2) прописується фінансова структура (центри фінансової відповідальності);
3) розробляються стандарти документообігу;
4) розробляються техніка обліку та нові вимоги до оперативності обробки первинної інформації для отримання необхідної управлінської інформації.
Управлінська облікова політика може розроблятися на основі П(С)БО, МСФЗ/GAAP або будь-якого іншого користувацького стандарту. При цьому, визначаючи методологію управлінського обліку, треба зрозуміти, наскільки вони збігатимуться з методикою бухгалтерського обліку в компанії. Чи в цих системах збігатимуться методи оцінки майна компанії, методи поділу активів на оборотні і необоротні, методи списання вартості ОЗ, методи обліку доходів, класифікації витрат і методи обліку витрат та списання їх на фінансовий результат.
Отже, вже на рівні методології аналізується те, яку інформацію можна безпосередньо взяти зі системи бухгалтерського обліку. У цьому і полягає методологічна інтеграція систем бухгалтерського й управлінського обліку.
Інтеграція на рівні автоматизації
Після розроблення методології системи обліку, після проектування «на папері» настає наступний етап — впровадження автоматизованої системи бухгалтерського й управлінського обліку. На сьогодні бухгалтерський облік у компаніях, як правило, вже автоматизовано. Тому при виборі програмного продукту для автоматизації управлінського обліку часто використовують уже наявне програмне забезпечення.
Є кілька варіантів інтеграції управлінського та бухгалтерського обліку залежно від способу відображення операцій в інтегрованій системі.
1. Одночасне відображення господарських операцій у різних контурах обліку від введеного в систему документа.
2. Трансформація за певними правилами даних, що вводяться до основного й інших контурів обліку.
3. У разі коли для компанії первинним є управлінський контур, можливі такі варіанти інтеграції з бухгалтерським обліком:
інтегрована система з управлінським та бухгалтерським контуром (тут первинним є управлінський);
інтегрована система з додатковим копіюванням та винесенням бухгалтерського контуру.
Крім того, можливим є комбінований варіант. Тоді одна частина первинної інформації вноситься до управлінського контуру і з нього потрапляє до бухгалтерського. Водночас інша частина даних заноситься спочатку до бухгалтерського контуру, а потім трансформується в управлінські дані.
На практиці найпоширенішим є останній варіант, коли постачальником усієї первинної інформації є бухгалтерський контур. Тут можливі такі варіанти інтеграції:
1) вивантаження/завантаження даних через проміжні файли;
2) інтегрована система з додатковим копіюванням та винесенням бухгалтерського контуру;
3) інтегрована система з управлінським та бухгалтерським контуром (первинним є бухгалтерський).
При трансформації даних з бухгалтерського обліку в управлінський постає кілька завдань:
1) розроблення правил трансформації бухгалтерських даних в управлінські — «карти перенесення»;
2) встановлення відповідності бухгалтерських та управлінських статей доходів/витрат і виплат/надходжень;
3) за потреби введення додаткових аналітичних ознак на рахунки бухгалтерського плану рахунків і додаткових реквізитів в екранні форми введення бухгалтерських документів;
4) налаштування системи.
На мал. 3 зображено ситуацію, коли за даними первинного бухгалтерського документа здійснюється рух як за бухгалтерським, так і за управлінським регістром (планом рахунків). У цій ситуації бухгалтерські проведення мають таку саму управлінську суть.
При цьому можливим є гнучке налаштування управлінських проведень. Продукт дозволяє включати в логіку формування управлінських проведень будь-який реквізит як бухгалтерського проведення, так і документа-реєстратора. Наприклад, залежно від контрагента змінювати логіку відображення інформації в управлінському контурі тощо. Для формування управлінських проведень ми можемо обирати різні способи:
1) бухгалтерський рахунок — управлінський рахунок, коли обороти за бухгалтерським рахунком породжуватимуть обороти за управлінським рахунком;
2) бухгалтерське проведення — управлінське проведення. Цей механізм дозволяє формувати управлінське проведення на підставі визначеного переліку бухгалтерських проведень;
3) документ — управлінське проведення. На підставі даних, що зберігаються у первинному документі, формується управлінське проведення, незалежно від того, які бухгалтерські проведення сформував цей документ.
Також є змішаний метод — формування управлінських проведень від регістрів тощо. Важливо те, що налаштування можуть здійснювати працівники фінансової служби без залучення програмістів.
Варіанти інтеграції при первинному бухгалтерському обліку
Під час розроблення окремих «карт перенесення» аналізують весь перелік господарських операцій, що виникають у компанії, і способи їх відображення у бухгалтерському контурі: кореспонденції рахунків, документи, якими вони оформляються. Далі прописується відповідність бухгалтерських кореспонденцій кореспонденціям за рахунками управлінського плану рахунків.
Крім відповідності кореспонденції рахунків також треба визначити відповідність аналітик (субконто) і способи їх заповнення в управлінському контурі на основі даних бухгалтерського обліку. При цьому слід буде розробити відповідності статей доходів/витрат, надходжень/виплат і за потреби розширити перелік статей довідників у бухгалтерському контурі під вимоги управлінського обліку. Наприклад, «карта перенесення» може виглядати, як на мал. 4.
На мал. 4 суцільною стрілкою позначено дані, які ми безпосередньо візьмемо з бухгалтерського контуру. Стрілка, намальована пунктиром, показує, що для отримання необхідної інформації в управлінському контурі на підставі інформації бухгалтерського слід прописати принцип трансформації, відповідність довідників обох контурів.
Так, наприклад, для того щоб в управлінському контурі визначилася Стаття БРГК (Бюджет Руху Грошових Коштів), треба створити відповідність двох довідників (бухгалтерського «Статті Руху Грошових Коштів» та управлінського «Статті БРГК) між собою. Виконуючи цю роботу, ми можемо виявити, що бухгалтерський довідник містить невелику кількість статей надходжень і виплат, а управлінський — докладніші статті (мал.5). У цьому разі слід буде доповнити, а може, і перегрупувати довідник бухгалтерського контуру. Відтак — прописати відповідність, що, наприклад, тій чи іншій статті бухгалтерського контуру відповідає певна стаття управлінського контуру.
У деяких випадках простої переробки та розширення довідників бухгалтерського контуру буде недостатньо. Може виникнути потреба введення додаткових аналітичних ознак на рахунки бухгалтерського плану рахунків і/або додаткових реквізитів в екранні форми бухгалтерських документів.
На закінчення зазначимо, що вибір варіанта побудови інтегрованої системи обліку для кожної компанії індивідуальний і залежить від мети, якої хоче досягти компанія, автоматизувавши систему управлінського обліку.
Загалом успішність проекту із запровадження автоматизованого управлінського обліку та інтеграції його з наявним бухгалтерським обліком залежить від багатьох чинників. Насамперед до них належать:
1) правильне формулювання мети і завдань, яких треба досягти у проекті;
3) наявність у компанії кваліфікованого персоналу;
4) правильний вибір програмного продукту для автоматизації, в якому повинні брати участь не лише програмісти, а й його майбутні користувачі (бухгалтери, менеджери).
Але найважливіша умова успішності проекту — це висока зацікавленість і участь у ньому топ-менеджменту компанії, бо саме керівництво підприємства є основним користувачем управлінської та бухгалтерської інформації і відіграє головну роль у визначенні вимог до неї, а отже, і до всієї інтегрованої системи обліку.
Редакція дякує компанії «Інталев Україна» за надану інформацію.
«Дитячий світ» перебудовує систему бухгалтерського обліку на виріст
Мережа магазинів «Дитячий світ» почала проект з постановки й автоматизації бухгалтерського обліку і заробітної плати на платформі «1С:Підприємство 8.1». Внаслідок цього буде створено єдину систему обліку, яка об’єднає офіси компанії в Росії та Україні. Методологічно проект закладає розширення і стикування зі системами управлінського обліку, бюджетування, а також можливість отримання звітності за міжнародними стандартами, зокрема трансформацію обліку в GAAP.
«Дитячий світ» — найбільша російська компанія у сфері роздрібних продажів товарів для дітей. Мережа «Дитячий світ» активно розвивається і на сьогодні налічує 107 магазинів у 55 містах. Цього року «Дитячий світ» прийшов в Україну. Відкриття тут офісу потребувало розроблення такої системи обліку, яка б відповідала не лише особливостям українського національного ведення бухгалтерії, а й враховувала б вимоги єдиної облікової політики, прийнятої для всіх офісів компанії, і в майбутньому стала джерелом консолідованої звітності для основного акціонера — ВАТ АФК «Система».
Компанія «Дитячий світ» провела тендер, в якому перемогла Група компаній «ІНТАЛЕВ». «ІНТАЛЕВ» — міжнародна компанія, що має величезний досвід постановки й автоматизації систем управління фінансами. Вона змогла запропонувати комплексне рішення для іноземних компаній «з одних рук». Тому не менш важлива перевага полягає у тому, що консалтингова компанія має представництва у всіх федеральних округах Росії, а також в Україні та Казахстані, і фахівців, які знають особливості обліку цих країн.
Нова автоматизована система обліку (АСУ) будуватиметься за методологією управлінського обліку, в основі якого лежить облік та звітність за міжнародними стандартами — GAAP. Єдина облікова політика для всіх компаній Групи, єдина нормативно-довідкова інформація, єдиний План рахунків — це та база, яка закладається в основу АСУ. В Україні АСУ запроваджується за безпосередньої методологічної підтримки фахівців з московського офісу «ІНТАЛЕВ» та партнерів компанії — PriceWaterhouseCoopers, які запроваджували таку систему в офісах Росії.
Проект одночасно реалізується у кількох українських офісах компанії і стосується магазинів у Дніпропетровську, Харкові, а також центрального офісу в Києві. У перспективі планується масштабувати систему, адже у планах компанії — розширення мережі в інших регіонах.
Багаторічний досвід роботи компанії «ІНТАЛЕВ» дозволив узяти зобов’язання впровадити АСУ в досить стислі терміни — 3,5 місяця. Проект планується завершити до листопада 2008 року.
