Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Запитання, що їх часто ставлять бухгалтери під час формування та здавання електронних звітів
Для багатьох бухгалтерів стало звичним і простим подавати звіти в електронному вигляді. Дехто зберігає документи на електронних носіях і несе їх до інстанцій. А дехто вже перейшов на зручний та ощадний вид здавання звітів — електронною поштою, використовуючи Інтернет. Ми вже неодноразово писали1 про переваги електронного документообігу з контролюючими органами. Але зрозуміло, що цей процес щойно починає охоплювати українських платників і, звичайно, виникають запитання стосовно роботи з сертифікатами електронного цифрового підпису (ЕЦП). Сьогодні ми відповімо на запитання, що їх часто ставлять з приводу здавання електронної звітності до податкової інспекції та Пенсійного фонду, на прикладі роботи програмного комплексу «Бест-Звіт Плюс» з використанням сертифікатів ЕЦП «Українського сертифікаційного центру».
1. Які документи треба подати до акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК) «Український сертифікаційний центр» («УСЦ»), щоб отримати сертифікати ЕЦП?
Комплект документів, необхідний для оформлення сертифікатів ЕЦП:
1) оригінал статуту юридичної особи (тільки для пред’явлення, копії не потрібні);
2) копія паспорта (особисті дані і місцепроживання), завірена підписом фізичної особи, яка проходить реєстрацію, і печаткою підприємства;
3) копія ідентифікаційного коду, завірена підписом фізособи, яка проходить реєстрацію, та печаткою підприємства;
4) свідоцтво про державну реєстрацію, завірене печаткою підприємства;
5) свідоцтво про реєстрацію платника ПДВ (копія), тільки у разі якщо юрособа є платником ПДВ;
6) документи, що підтверджують повноваження підписувача (керівника, бухгалтера): наказ про прийняття на роботу, протокол зборів тощо, завірені печаткою підприємства;
7) довіреність і паспорт довіреної особи — тільки у разі обслуговування за дорученням.
2. Я працюю головним бухгалтером на трьох фірмах. Скільки примірників своїх документів я повинна надати до сертифікаційного центру?
Три примірники документів, тому що кожен сертифікат прив’язується не лише до конкретної людини, а й до підприємства і його коду ЄДРПОУ. У такому разі бухгалтер матиме три сертифікати ЕЦП.
3. Чи може замість мене отримати сертифікати ЕЦП інша людина?
Так, може, тільки в тому разі, якщо вона має при собі довіреність (НЕ СУВОРОЇ ЗВІТНОСТІ), завірену печаткою підприємства (для СПД-ФО без печатки довіреність завіряється нотаріально). Бланк довіреності можна стягнути зі сайта: http://www.ukrcc.com/ru/contract-usc/.
4. Я отримала сертифікати електронного цифрового підпису в АЦСК. Що мені робити далі?
Якщо ви вже отримали сертифікати електронного цифрового підпису в АЦСК «УСЦ», треба укласти договори з контролюючими органами про те, що ви подаватимете звіти в електронному вигляді, використовуючи сертифікати ЕЦП. Потім надати ксерокопію сертифікату відкритого ключа ЕЦП (тільки для податкової інспекції) та обмінятися електронними сертифікатами відкритих ключів з податковою інспекцією. Далі слід завантажити сертифікати у програмне забезпечення «Бест-Звіт Плюс» («УСЦ» надає демоверсію ПЗ «Бест-Звіт Плюс» безкоштовно) і можна надсилати звіти електронною поштою.
5. Навіщо обмінюватися з податковою інспекцією та ПФУ сертифікатами?
Обмін сертифікатами відкритих ключів потрібен як контролюючому органу, так і платникові. При отриманні електронного звіту інспектор за сертифікатом відкритого ключа встановлює самого платника, який подав звіт. А платник використовує сертифікат відкритого ключа адресата (податкової або ПФУ) у момент надіслання звіту електронною поштою для захисту електронного документа від несанкціонованого доступу третіми особами, тобто крім адресата, ніхто це повідомлення не зможе прочитати.
6. Як втягнути сертифікат податкової або ПФУ до програми?
Сертифікат ПФУ в ПЗ «Бест-звіт Плюс» вже встановлено, адже відправлені звіти потрапляють на адресу центру Персоніфікованого обліку ПФУ (http://www.spov.com.ua), з якого вже переадресовуються до вашого регіонального відділення ПФУ.
У податкових інспекціях інша система приймання й обробки звітності: ви надсилаєте звіт безпосередньо до вашого відділення, тому сертифікат слід завантажити у ПЗ самостійно.
Сертифікати вашої податкової інспекції можна завантажити у програму «Бест-Звіт Плюс» двома способами, залежно від того, на дискеті вони у вас чи ви їх завантажуватимете через Інтернет.
Для початку слід запустити ПК «Бест-Звіт Плюс», зайти у меню Електронна пошта — Управління сертифікатами. У вікні Управління сертифікатами вибрати меню Сертифікат:
1. Встановити з диска.
З’явиться віконце Вибір сертифікатів, вибираєте диск, на якому є ваш сертифікат, і натискаєте кнопку Відкрити.
2. Завантажити через Internet.
У вас з’явиться віконце Завантаження сертифікату, в якому треба зазначити код ЄДРПОУ вашої податкової інспекції, після чого вибрати сертифікат вашої податкової і натиснути ОК. Система видасть вікно, що сертифікат успішно встановлено.
Відтак і в першому, і в другому випадку треба у вікні Управління сертифікатами натиснути меню Встановлені сертифікати, клацнути на встановленому вами сертифікаті правою кнопкою мишки і натиснути кнопку Додати до адресної книги.
7. Яка гарантія того, що звіт доставлено, і як я дізнаюся, що мій звіт правильний?
Після того як звіт буде відправлено, на вашу електронну адресу повинні прийти дві квитанції. Гарантією того, що звіт доставлено, буде перша квитанція, яку ви отримаєте протягом двох годин з моменту надіслання звіту. Друга квитанція надходить протягом двох днів і містить інформацію про те, прийнято звіт чи ні.
Квитанції надходитимуть і зберігатимуться у програмному комплексі автоматично (їх видалити неможливо) у Журналі передачі звітів, який є у меню Електронна пошта. За бажанням квитанції можна роздрукувати.
8. Що робити, якщо не пам’ятаю пароль?
На жаль, ваш пароль ніде не зберігається, бо це додатковий захист вашого ЕЦП, його знаєте лише ви. При формуванні заявок на ЕЦП пароль слід запам’ятати, записати десь. Якщо ви все ж таки забули пароль, треба буде отримати новий сертифікат ЕЦП зі всіма наслідками.
9. Якщо змінився бухгалтер або директор?
Якщо на підприємстві змінюється бухгалтер або директор, треба отримати нові ЕЦП для цього працівника.
10. Чому програма запитує підпис бухгалтера, якщо бухгалтера на підприємстві немає?
Якщо за штатним розписом не передбачено головного бухгалтера, у програмному комплексі треба це зазначити. Виберіть меню Сервіс — Параметри системи — закладка Підписи. Заберіть «пташку» навпроти рядка Підпис бухгалтера. Також у Картці підприємства не треба заповнювати дані про головного бухгалтера.
11. Чому не підписується документ?
Документ може не підписуватися з різних причин. Програма вам видає підказку, в чому полягає проблема. Найчастіше це пов’язано з тим, що:
1) закінчився термін дії ваших сертифікатів (треба отримати нові сертифікати ЕЦП) або сертифікатів контролюючого органу (треба завантажити у програму нові сертифікати відкритого ключа контролюючого органу);
2) введено неправильний пароль (див. відповідь на запитання №9);
3) неправильно зазначено місцезнаходження ваших секретних ключів. Для цього треба зайти у меню Сервіс — Параметри системи і в рядку Каталог з секретними ключами прописати шлях (дискета, флешка тощо);
4) не сказано, ключами якого центру ви підписуєте звіти. Для цього слід зайти у меню Сервіс — Параметри системи, вибрати закладку Підписи і вибрати навпроти рядків Податкова інспекція і Пенсійний фонд — Сертифікати ЦСК «УСЦ».
Сподіваємося, наші відповіді допоможуть у роботі. У компанії «Бест Звіт» працює служба технічної підтримки і консультацій, де ви за номерами: (044) 461-78-87; 496-25-20 — можете отримати відповіді на запитання.
Незамінний друг і... ворог Твої електронні обладунки Що може бути зручнішим для перенесення даних, ніж флешка? І обсяги для зберігання інформації величезні, і розміри маленькі. Але саме цей корисний пристрій нерідко стає винуватцем серйозних проблем у користувача. Як показала практика, найбільше вірусів до....
