Що в умовах кризи робить бізнес? Якщо не може збільшити доходи, починає скорочувати витрати. І тут виявляється, що далеко не завжди власник бізнесу має правдиву і точну інформацію для прийняття рішень. Звідки ж цю інформацію можна взяти?
Бухгалтерська база не стане у пригоді, її призначення — грамотно відзвітувати перед податковими органами. Недарма ж кажуть: якщо результат не залежить від способу рішення — це математика, а якщо залежить — це бухгалтерія.
Прибутковість бізнесу краще обліковувати не загалом, а за його видами. Але бази, в якій ведеться облік за напрямами бізнесу, часто немає, а потрібні дані зберігаються розрізнено (рух неврахованої готівки, товари, куплені і продані за готівку, тощо). Якщо й працівники, користуючись браком фінансового контролю, починають працювати з клієнтами «на свою кишеню», — тут уже і зовсім важко оцінити збитки. А грошей на загальну комп’ютеризацію вже немає. Ось коли на допомогу приходить «1С:Консолідація».
Ідея консолідації, безумовно, видасться простою та природною — з розряду: і як це раніше не здогадалися таке зробити? «1С:Консолідація» — це система звітів, яка побудована у вигляді таблиць Еxcel, працювати з якими у програмі «1С:Консолідація» можна так само, як у звичних електронних таблицях. Можна до комірок вводити дані, задавати у них формули для розрахунків, наприклад, підсумкових сум, пов’язувати звіти між собою. Але те, що в Еxcel вводять вручну, запитавши попередньо дані у бухгалтера, програма «1С:Консолідація» може витягнути з будь-якої програми «1С» автоматично, лишень підключившись до її бази.
Користувач у шаблоні звіту повинен просто визначити правило витягання. З цією метою передбачено вбудований конструктор, що дозволяє працювати із зовнішньою «1С»-кою через набір допоміжних процедур та функцій. А якщо навіть потрібної функції не виявиться (хоча їх набір задовольняє найбільш просунутого та вимогливого користувача), є можливість написати нестандартний запит до бази даних засобами мови «1С», доповнивши арсенал власними конструкціями.
Наприклад, ви хочете оцінити роботу ваших менеджерів з продажів і проектуєте з цією метою ось такий звіт (див. мал.) — це запит за документами «Расходная накладная» бази даних «Торгівля і склад 7.7». Тепер ви чітко бачите: менеджер Печений (при 5% рентабельності на ваш товар — а інакше у конкурентному середовищі не вижити!) заробляє рівно собі на зарплату. У кризових умовах він — перший кандидат на скорочення. Якщо він не старатиметься (а вчитися є у кого — взяти хоча б менеджера Бистрого!), доведеться його ставкою, що звільниться, стимулювати вашого передовика. А ось із менеджером Пупкіним відбувається щось дивне — щопонеділка його продуктивність різко падає.
Завтра злободенними можуть бути інші теми: наприклад, чи рентабельно включати транспортні послуги при збільшених цінах на бензин як бонус при роботі з великогуртовими клієнтами? Або чи виправданим є утримання великих товарних запасів як заставного забезпечення кредиту? Або ж знадобиться аналіз реальних курсових різниць у фінрезультатах відділу продажу. Тепер, якщо у директора виникають запитання, то побудувати такі звіти для аналізу можна буде так само швидко, як попередній.
Іншими словами, бухгалтер чи економіст один раз налаштовує шаблони звітів. Далі він буде отримувати їх автоматично, складати в архів, одержувати на їхній основі консолідовані дані за групою підприємств або аналізувати ті чи інші звіти (показники) у динаміці — щомісяця, щокварталу тощо. Можна також задавати правила порівняння звітів між собою. Контрольні співвідношення дозволять ввести в управлінські звіти принцип подвійного запису і не дадуть вашим цифрам злукавити. Це найпростіший варіант використання «1С:Консолідації».
Вищий пілотаж — це коли підприємство налаштувало ведення достовірного оперативного обліку, і на порядку денному стоїть завдання бюджетування. Звичайно, якщо ви вже маєте «1С:Управління виробничим підприємством 8», то питання бюджетування вирішите всередині цієї програми — через систему проведень на плані рахунків бюджетування. Не так наочно, проте цілком можливо. Але якщо облік ведеться у конфігурації «Бухгалтерія», або «Управління торгівлею», або «Роздріб» тощо, або різні підприємства холдингу ведуть облік у різних базах, то без «Консолідації» бюджетування не налагодити. «Консолідація», за рахунок підключення до баз у режимі он-лайн, дозволяє отримувати дані без звичних помилок ручного введення, бачити свіжу інформацію без додаткових трудовитрат, а головне — будувати бюджетний процес за всіма правилами цієї науки. Керівництво отримує у своє розпорядження тонко налаштований інструмент управління бізнесом, коли перед колективом можна ставити завдання, перевіряти їх реальне виконання і ту саму систему матеріальних заохочень вибудовувати залежно від досягнутих показників, вони ж — KPI (Key Perfomance Indicators, або ключові показники ефективності).
У програмі «1С:Консолідація» вже є шаблони типових бюджетів. Їх можна модифікувати «під себе» або завантажити власні шаблони з того ж Excel. Планові бюджети заповнюють відповідальні керівники, факт транслюється з баз оперативного обліку. Навіть якщо директор підприємства — новачок у бюджетуванні і від навали цифр його просто нудить, тут він побачить готові відповіді на запитання: «А як інші люди працюють?» — «Ага, ось до цього звіту я і сам дійшов своїм розумом», «А ось про це не здогадувався, але справді, якщо подумати, дуже корисний інструмент». Так само швидко можна порівняти відібрані бюджети з фактом, отримати динаміку процесу за періодами. І навіть охопити поглядом загальну картину, натиснувши одну кнопку. Не чекати, коли бухгалтер підготує місячний звіт через 15 днів після його закінчення, а отримати його негайно.
Таблиці, графіки та діаграми— це вже зрозуміло і звично. А що ви скажете про аналітичну панель? Це щось подібне до панелі приладу, тільки для управління бізнесом. У ній ви бачите загальну картину як загалом за обраними показниками, так і за конкретним показником (див. мал. нижче) — за центрами фінансової відповідальності. Набір показників, що включаються до панелі приладу, задає користувач. Він же визначає налаштування: за якими організаційними одиницями, за який період, за яким сценарієм (фактом чи якимось із планових) формуватимуться показники. Дані для віртуальних приладів будуть узяті з уже сформованих аналітичних звітів. Тобто «Роза вітрів» або «Спідометр» — це просто одна з форм візуалізації даних (разом із графіками та діаграмами).
Звичайно, в описах усе це виглядає привабливо. Але як працює у реальному житті? Адже великий колектив — це зіткнення різнорідних інтересів, стереотипів роботи, врешті-решт, різних характерів, ставлення до дисципліни. У програмі «1С:Консолідація» продумано і цей бік проблеми.
Процес бюджетування можна до певної міри формалізувати. Промалювати організаційну структуру бізнесу у вигляді центрів фінансової відповідальності (ЦФВ), виділити відповідальних. У графічному вигляді (програма це дозволяє) побудувати весь бізнес-процес роботи з бюджетами: складання, коригування, затвердження, консолідації, порівняння з фактом. А потім запустити цей процес у реальному режимі часу. Після його запуску і в міру виконання забарвлені блоки будуть показувати і конкретизувати стан процесу. І головному директорові відразу видно — відділ інтеграції зірвав терміни подання бюджету: «Позбавити його місячної премії!». А директор департаменту дистрибуції спробував провести платіж, перевищивши бюджетні ліміти: «Ні, голубе, тепер без узгодження з головним директором нічого не вийде!». Тобто у запущеному бюджетному процесі завжди можна бачити, в якій його точці ми зараз перебуваємо. Є і відповідне налаштування прав — кому що належить робити і бачити відповідно до табеля про ранги.
Ну, і ще один маленький секрет. Технологія бюджетування має бути грамотно опрацьована, оформлена у вигляді зведення правил, простих та зрозумілих кожному з керівників. Таким самим зрозумілим та відлагодженим має бути сам процес бюджетування. Цю роботу бажано довіряти кваліфікованим фахівцям. На ринку подібних послуг помітне місце посідає компанія «Інфосервіс» (м. Київ), яка успішно запроваджує програму на підприємствах України.
Реальні приклади консолідації
До компанії «Інфосервіс» звернувся засновник фірми, що займається кількома напрямами бізнесу, пов’язаними із сервісним обслуговуванням комп’ютерної техніки. Управління фірмою він доручив найманому директорові. Це прибутковий бізнес навіть під час кризи, і директор час від часу просив засновника збільшити штатний розпис, призначити надбавки за власні антикризові зусилля, але дивіденди засновника тим часом постійно і різко скорочувалися. А єдиний звіт, який директор давав засновникові, — «продаж - витрати = прибуток», без будь-якого розшифрування, ні за видами бізнесу, ні за статтями витрат, ні за прибутковістю різних напрямів.
Виявилося, і справді, у цій компанії не було оперативного обліку всіх реальних господарських операцій. І це всіх влаштовувало. Свій облік каси мав директор, свою бухгалтерію — керівники відділів, маленький «гешефт» мали рядові працівники, які працювали безпосередньо з клієнтами.
Тож починати довелося з перепроектування бізнес-процесів. З того, щоб, як казали ще за часів соціалізму, був «облік і контроль». А вже подальший аналіз інформації в «1С:Консолідації» (до речі, при цьому не довелося значно перекроювати вже наявні бази даних «1С») показав слабкі місця бізнесу. Один із його напрямів виявився просто нерентабельним. Оперативний аналіз рентабельності кожного товару дозволив оптимізувати систему ціноутворення. Вдалося навести лад навіть у системі клієнтських бонусів, стримавши апетити клієнтів-«відкатників». Бізнес, який, за словами засновника, «загинався», отримав друге дихання і тепер розширюється.
А ось інший приклад. По допомогу до компанії «Інфосервіс» звернувся фінансовий директор групи компаній. Керівництво вже усвідомило необхідність побудови єдиної системи бюджетування. Але складність полягала в тому, що підприємства були територіально віддалені, а сам бізнес — досить різнорідним (виробництво продуктів харчування, мережа роздрібних магазинчиків, будівництво, ЗМІ). Облік вівся у різних базах «1С:Бухгалтерія 7.7», «1С:Управління виробничим підприємством 8.1», «Управління торгівлею 8.1». А управління холдингом загалом будувалося, так би мовити, на системі кількох спрощених звітів і... на неформальних особистих контактах. Спільна робота вилилася у підготовку бюджетної структури, бюджетних регламентів, реалізувати які на програмному рівні було вже справою техніки...
Редакція «Автоматично» вдячна директорові компанії «Інфосервіс» А. Носиреву за допомогу в підготовці статті.
