Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Никому из нас не хотелось бы бедствовать в старости. Определенные надежды мы возлагаем на пенсионную реформу. Важное место на первом этапе реформирования системы общеобязательного государственного страхования занимает переход к системе персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах (СПУС).
Данные для этой системы подают в районные отделения все страховщики, и мы в том числе. Фактически персонифицированную отчетность мы начали предоставлять с 1999 года. Персонифицированные данные будут учитываться при назначении пенсий уже за период с 01.07.2000 г. А с 2004 года действует новый Закон Украины от 09.07.2003 г. №1058-IV «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» (далее — Закон №1058), который сделал такой вид отчетности обязательным.
К тому же он установил ответственность за непредставление, несвоевременное представление, представление по не установленной форме — в виде штрафа в 10% от суммы страховых взносов за соответствующий период, но не менее 10 не облагаемых налогом доходов граждан (за повторное нарушение — все 20%).
Пенсионный фонд Украины постановлением от 10.06.2004 г. №7-6 утвердил Порядок формирования и представления органам ПФУ сведений о застрахованном лице, которые используются в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования (далее — Порядок №7-6). Формально уже и за 2004 год отчетность должна была быть подана по этому порядку.
В результате персонификации 730 отделений Пенсионного фонда Украины получили 26 миллионов персональных дел (по данным сайта Пенсионного фонда Украины). Если предположить, что данные должны быть актуальны 25 — 30 лет, пока не уйдет на пенсию сегодняшняя молодежь, станет ясна сложность задачи. Хранение и обслуживание таких больших массивов информации — дело непростое.
Пожелаем успехов Пенсионному фонду Украины в выполнении задач, которые он перед собой и нами поставил. А пока займемся делом, возложенным Законом №1058 на страховщиков, т. е. составлением ведомостей персонифицированного учета застрахованных лиц.
Согласно Порядку №7-6, ПФУ предоставляет страховщику (работодателю) бесплатно актуальную версию программного обеспечение (АРМ-Р) для подготовки и передачи в отделения ПФУ данных в соответствующих форматах. Поскольку данные для ведомости СПУС накапливаются у страховщика в течение года, логично организовать их автоматическую выгрузку в АРМ-Р из наиболее популярной учетной программы — «1С:Бухгалтерия».
Организация учета
В первую очередь, данные о начисленных суммах (базе для удержаний) и самих удержаниях нужно организовать так, чтобы можно было распределить их по сотрудникам, периодам и ставкам.
Для расчетов по страхованию используются счет 65 и счет 66 (рис. 1). На счете 65 ведется учет расчетов с фондами общеобязательного государственного социального страхования (а также по индивидуальному страхованию персонала, страхованию имущества и другим расчетам по страхованию). Для расчетов с ПФУ по государственному пенсионному страхованию применяется субсчет 651 «По пенсионному обеспечению». Аналитический учет ведется по каждому виду отчислений. По кредиту счета отражаются начисленные обязательства по страхованию, а также полученные от органов страхования денежные средства, по дебету — погашение задолженности и расходование денежных средств на предприятии.
Расчеты с персоналом ведутся на счете 66 «Расчеты по оплате труда», по кредиту которого отражаются начисленная работникам основная и дополнительная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, по дебету — выплата зарплаты, премий, пособий и др., а также суммы удержанных налогов, сборов, другие удержания (платежи по исполнительным документам, продукция, товары в счет заработной платы и пр.). Аналитический учет организован по сотрудникам и месяцам начисления заработной платы. Это позволяет получить данные для заполнения индивидуальных сведений о застрахованных лицах и расчетах по пенсионным сборам по каждому сотруднику, с разбивкой помесячно. Выплаты и удержания можно собрать с помощью стандартного отчета «Журнал-ордер и ведомость по счету 661», который является аналогом главной книги (рис. 2, 3).
Комплект для персонифицированной отчетности
Порядок №7-6 установил для страхователей с числом работников более 5 человек обязанность подавать отчетность не только в бумажном, но и в электронном виде (п. 1.3). Для этого используется АРМ-Р (программу можно получить непосредственно на сайте ПФУ — www.pfu.gov.ua).
Конечно, заполнить нужные формы в АРМ-Р можно и вручную. Необходимые для этого данные возьмем прямо из отчета, приведенного на рис. 3. Обороты по счетам 651, 81 нужны для определения взносов в ПФУ и начисленного дохода для их исчисления. Поскольку суммы пособий в связи с временной нетрудоспособностью отражаются на счете 663, соответствующие данные получаем из подобного отчета по счету 663. Данные в ведомости (рис. 3) отличаются от данных в ведомости ІНДАНІ для Пенсионного фонда (рис. 6) как раз на сумму больничных. Но поскольку в АРМ-Р можно передать данные из «1С:Бухгалтерии» в виде текстового файла или в формате dbf, воспользуемся этим, чтобы избежать ручной работы.
Комплект персонифицированной отчетности в ПФУ в «1С:Бухгалтерии» относится к регламентированным отчетам (группа Регламентированные отчеты, подгруппа органы Пенсионного фонда).
В «1С:Бухгалтерии» представлены наиболее употребительные формы из предусмотренных Порядком №7-6, но не все. Отсутствующие придется заполнять непосредственно в АРМ-Р. Порядок №7-6 устанавливает, что все бумажные формы отчетных документов изготавливаются типографским способом с применением специальной технологии печати бланков для использования в системе автоматического ввода по технологии оптического сканирования (п. 4.1). Такие формы приведены в приложении к порядку (рис. 4).
Сам порядок даже не предполагает возможности изготовления этих отчетов самостоятельно. Однако отчеты в «1С:Бухгалтерии для Украины» разработаны с учетом требований к машиносчитываемым документам (реперные точки, используемые размер и гарнитура шрифта и т. д.) и максимально приближены к требованиям порядка №7-6 (фон и цветные рамки не воспроизводятся). И если говорить не о букве порядка, а о духе технологии, то типичный даже для небольшого офиса лазерный принтер на белой бумаге позволяет напечатать форму, которая будет обработана системой оптического распознавания с отличным результатом.
Заполнение ведомостей и экспорт данных
Подробно остановимся на форме списка лиц, работавших у работодателя, и форме ІНДАНІ.
Основная форма, которая должна давать сведения о взносах для исчисления страхового пенсионного стажа за каждый год, — «Индивидуальные сведения о застрахованном лице». Экранная форма представлена на рис. 5. На основной закладке Данные устанавливаются период, тип формы, указываются необходимость печати сопровождающих ярлыков и путь к файлу выгрузки по нажатию кнопки Экспорт. На закладке Настройка ярлыков указываются объем пачки, недостающие коды и названия учреждений ПФУ. Если не указать конкретного сотрудника, будут сформированы данные по всем сотрудникам сразу (сформированы все листы, если указано, то и с ярлыками, описанием пачки и итоговой страницей сразу). На рис. 6 форма ІНДАНІ построена по тем же данным, что и ведомость на рис. 3.
Теперь рассмотрим содержание сформированной формы, в которой на момент написания статьи были следующие нюансы.
Первый касается формирования 13-го показателя. При расчете удержаний аналитический учет всегда велся по сотрудникам, при расчете же начислений на ФОТ такая задача никогда не ставилась. В прошлом году Законом Украины от 25.03.2005 г. №2505 «О внесении изменений в Закон Украины «О Государственном бюджете Украины на 2005 год» и некоторые другие законодательные акты Украины» ставка в Пенсионный фонд с 31.03.2005 г. была установлена на уровне 32,3%. В свое время ПФУ написал письмо от 01.04.2005 г. №3590/041, где указал, что с учетом количества рабочих дней в марте общая ставка за март составит 32,01%. Таким образом, с доходов за первые два месяца нужно считать 32%, за март — 32,01% и с остальных 9 месяцев — 32,3% (на момент написания письма это не было учтено).
Обратите внимание на формирование табличной части. Показатель 17 показывает начисленные суммы без учета максимальной суммы, на которую начисляются взносы. В показатель 18 эти суммы попадают с учетом предела, на который начисляются взносы. Находятся эти сведения в справочнике «Налоги и отчисления» в группе «ЗПФонды — ФЗПенс», где можно посмотреть (и записать при необходимости) историю изменения ставок и баз (рис. 7). Формируются эти суммы как фонд оплаты труда с учетом поощрительных и компенсационных выплат2, оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет работодателя, а также пособия по временной нетрудоспособности за счет средств социального страхования.
С этой базы исчисляются взносы (выплаты, не входящие в фонд заработной платы согласно п. 3 Инструкции №5, не показываются). Учитывая особенности начисления зарплаты в конфигурации, будьте внимательны, если у вас были выплаты пособий по беременности и родам, оплата путевок за счет фонда соцстраха, пособий на погребение и т. п. за счет средств соцстраха, командировочные, расходы на компенсацию проезда, подарки к праздникам и т. п., — это самые популярные выплаты, не входящие в фонд зарплаты, из п. 3 Инструкции №5.
Последнее замечание касается заполнения итоговой страницы. Ее печать настраивается в форме флажком Печатать итоговую страницу. Хотя она не входит в комплект документов, предусмотренных порядком, в АРМ она присутствует и используется, видимо, для сверки персонифицированной отчетности с квартальной. Итоговая страница содержит итоговые показатели по каждому кварталу по всем сформированным ведомостям сотрудников, при правильном заполнении итоги по кварталам будут соответствовать сданной квартальной отчетности. На рис. 9 приведен ее вид (заполнена для предприятия, на котором 1 работник). Графы «Всего» и «Для пенсии» соответствуют строкам 1.1 и 1.2 раздела первого «Расчета взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование»; «Больничные» — сумме строк 1.1.1 и 1.1.2, графа «Взносы» — строке 5, где в квартальной форме показываются удержания. Итоговая сумма начисленного работодателем за год на фонд оплаты труда также должна соответствовать начислениям на фонд по итогам года.
Что касается изменений в этой форме, то, согласно п. 10 Порядка начисления и уплаты страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование по некоторым категориям застрахованных лиц от 25.08.2004 г. №1092, впервые за 2005 год в эту форму включается информация о лицах, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (вместо ведомости БСВ).
После того как мы посмотрели заполненные данные, их можно выгружать в АРМ-Р. Делается это с помощью кнопки Экспорт, путь к файлу нужно выбрать с помощью кнопки рядом с именем файла. Никакого другого вмешательства не требуется, файл будет успешно создан. Файлы эти можно корректировать. Часто в последнее время те, кто для внутреннего учета использует русский язык, спрашивают, как перевести эту отчетность на украинский (порядок требует заполнения в соответствии с украинской страницей паспорта). Легче всего — в файле выгрузки ведомости «Список лиц, работавших у работодателя» заменить фамилии, имена и отчества на украинские и загрузить в АРМ. Хотя, конечно, лучше заполнить справочники в соответствии с украинской страницей (хотя это медленнее).
Больше нигде ничего менять не потребуется. Данные системы персонифицированного учета представляют типичный пример реляционной базы (таблиц, связанных между собой по ключевому полю). Список лиц, в частности, ставит в соответствие идентификационному номеру фамилию, имя, отчество, а в таблице ІНДАНІ и к этому номеру (поле номера будет ключевым этих таблиц) поставлены в соответствие поля начисленных доходов и взносов (в частности, поля можно посмотреть по содержанию формы выгрузки). Ниже приведен фрагмент файла выгрузки, соответствующий указанной форме. Это текстовый файл, который можно изменять в любом текстовом редакторе.
1 См. «Дебет-Кредит» №17-18/2005.
2 ПФУ неоднократно подтверждал правомерность использования для определения базы начисления взносов Инструкции по статистике заработной платы от 13.01.2004 г. №5 (письма от 23.03.2004 г. №2727/04, от 02.03.2004 г. №1982/04).
Сведения о работодателе (сведения о страхователе, старая форма, соответствует еще старой инструкции. Будет заменена на форму ЗАЯВА-С).
Страхувальник
Представляется только если отчетность сдается в первый раз или в реквизитах предприятия произошли изменения. В программе шапка заполняется автоматически, остальные сведения основной части вводятся вручную.
Список лиц, работавших у работодателя
СП
Предоставляется первый раз полностью, в дальнейшем в него входят только те, кто принят на работу в текущем году, либо в чьих персональных данных (фамилия, имя, идентификационный код) произошли изменения. На каждые 4 листа - ярлык (настраивается в экранной форме).
Индивидуальные сведения о застрахованном лице
ІНДАНІ
Предоставляются на каждое застрахованное лицо, которому выплачивалась зарплата или доход по гражданско-правовым договорам. Одна форма на одно застрахованное лицо. На каждые 25 листов формируется ярлык (настраивается в экранной форме).
Анкета застрахованного лица
На 25 листов печатается ярлык. Сведения о месте рождения и жительства добавляются при заполнении формы в программе вручную. Предоставляется только если на работу принят человек без свидетельства о социальном страховании (один раз).
Ярлык-расписка
ЯРЛИК
Заполняется на каждую пачку листов (4 для СП или 25 для ІНДАНІ), настраивается на закладке Дополнительно.
Опись пакета пачек (документов СПУС)
ОПИС
Формируется для каждого пакета пачек (если несколько пачек). Настраивается на закладке Дополнительно в экранной форме.
Банк у бухгалтера на столе Окно в мир «1С» В последнее время все меньше и меньше бухгалтеров стоят в банке в очереди к операционистке с традиционными бумажными платежками в руках. Зачем? Ведь в каждом банке есть система электронных платежей «клиент-банк». Преимущества системы «клиент-банк» по.....
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
