Предпринимательская деятельность, кто бы ею не занимался, — крупная фирма или частник, — требует эффективного учета и контроля. А успешность бизнеса в немалой степени зависит от инструмента, с помощью которого осуществляются учет и контроль.
Частная предпринимательская деятельность требует особого подхода к проблеме учета. Здесь учет ведется без применения бухгалтерских проводок. И, казалось бы, тому, кто занимается частным бизнесом, не требуются специальные знания бухучета. Отчасти это так. Однако ему все равно трудно обойтись без квалифицированного помощника, который смог бы быстро и безошибочно заполнить нужные документы, вести учет на складе и в торговых точках, подготовить необходимый отчет или сделать анализ продаж.
Таким универсальным помощником при ведении частного бизнеса станет для вас программа «Предприниматель», разработанная фирмой «Автоматика» (г. Днепропетровск). Эта программа — универсальное решение, соответствующее потребностям учета подавляющего числа предпринимателей без каких бы то ни было настроек или переделок. В то же время программа дает возможность гибкой «подстройки» под конкретные предпринимательские особенности. При этом не используется какой-либо язык программирования, а значит, нет необходимости привлекать для настройки специалистов со стороны.
После заполнения только одного документа программа автоматически создаст весь комплект документов, необходимых для отражения операции.
Программой «Предприниматель» могут пользоваться не только частные лица, но и предприятия. Для предприятий ее можно с успехом использовать в качестве складской программы или недорогого варианта программного обеспечения с несложным управленческим учетом.
Учет без подготовки
Одно из основных отличий программы «Предприниматель» от других учетных программ — то, что даже самые неподготовленные пользователи смогут легко и быстро начать работать с ней. Даже если пользователь не занесет в программу вообще никакой предварительной информации, она все равно позволит производить основные действия. При этом справочники (списки товаров, партнеров) будут заполняться автоматически.
Конечно, на практике все же рекомендуется перед началом работы указать в программе свои реквизиты, чтобы в заполненной накладной вместо фамилии предпринимателя не стояли буквы «Ф.И.О.». Хотя можно не выполнять вообще никаких подготовительных действий. Вся необходимая информация будет добавляться в процессе работы по мере освоения программы.
Алгоритм работы любой учетной программы похожий — ввод информации, ее обработка, получение результатов в удобном виде. В программе «Предприниматель» типичная торговая операция «товар пришел/ушел — деньги получены/отданы — разница на расчетном счете/в наличке» осуществляется через меню Документы (Товар — Приход). Затем нужно заполнить появившуюся форму (когда, от кого, какой товар, количество, цена, на какой склад), при этом все эти данные автоматически заносятся в справочники.
А дальше действия пользователя упрощены до предела. Не нужно даже искать через меню документы, соответствующие следующим эволюциям товара и денег. В любом документе есть кнопка Создать по текущему, с помощью которой его можно трансформировать в нужный документ. Например, имея в наличии один-единственный документ — приходную накладную, достаточно четыре раза щелкнуть по кнопке Создать по текущему — и вы автоматически получите весь комплект документов, требующийся для отражения этой торговой операции: расходную накладную, счет, выписку банка о приходе денег и платежное поручение для уплаты поставщику (налоговую накладную — при необходимости). Потребуются лишь незначительные коррективы, например указать продажную цену выше закупочной, но в целом процесс удобный и очень простой. Таким образом осуществляется ввод оперативной информации.
Более того, даже этот несложный процесс может быть упрощен. Например, если воспользоваться сканером штрих-кодов или дополнительной программой для быстрого ввода данных в розничной торговле, которая бесплатно прилагается к основной программе «Предприниматель», то все необходимые документы будут созданы полностью автоматически.
Несмотря на внешнюю простоту программы, позволяющую без проблем работать с ней даже начинающему предпринимателю, особо привлекает продуманная система, позволяющая учитывать практически любые нюансы движения товаров, услуг и денег. Здесь реализованы, например, учет в любой валюте, пересчет единиц измерения из базовой в произвольную, партионный учет (методы списания товара FIFO, LIFO или по выбору закупки), несколько складов (магазинов, реализаторов), комиссия, разделение товара на произвольные группы и подгруппы, неограниченное количество прайс-листов, все необходимые отчеты по движению товара и остаткам на любую дату, учет как в ценах приобретения, так и в розничных ценах, контроль минимальных остатков, автоматическое формирование заказа недостающего товара и многое другое.
Настройся на качество
Программа, рассчитанная для массового пользователя, имеет специальный инструмент подстройки под индивидуальные запросы. Для многих, может быть, он так и станется не востребованным, но то, что используется всеми каждый день, должно работать как часы. Поэтому особое внимание в программе уделено качеству стандартной настройки. Это достигнуто за счет сочетания двух факторов.
1. Программа специально поставляется только в виде «готового решения». Это означает, что теоретически невозможно изменить алгоритмы ввода данных, заложенные разработчиком. Минусы в таком подходе только кажущиеся. Да, в других программах можно одну и ту же операцию ввести разными способами — «от документа», «шаблоном проводок», «ручными проводками». Но результат ведь должен быть всегда один и тот же.
В программе «Предприниматель» сознательно удалены различные пути достижения одной и той же цели при вводе информации. В результате — несомненный выигрыш:
— ускорение освоения программы (быстро обучать персонал однотипным действиям);
— повышение надежности (чем меньше вариантов, тем выше надежность, безошибочность работы системы в целом).
2. Учет опыта использования. Программу «Предприниматель» используют тысячи субъектов малого бизнеса, многие из которых высказывают ценные предложения. В результате большинство возможных нестыковок или шероховатостей уже найдено и устранено.
Без сомнения, у каждого, кто уже занимается бизнесом, есть свои «программные» пристрастия или опыт работы с учетными системами, которые у всех на слуху. Тем не менее, чтобы ощутить качество «Предпринимателя», попробуйте провести самые обычные операции со стандартными настройками любых других учетных программ, используемых в Украине. Установите диск со стандартной поставкой, занесите три-четыре простейшие операции (получить/отпустить товар, получить/отдать деньги) и оцените результат — возникшие задолженности, официальную отчетность, реальную прибыль. И попробуйте то же самое сделать в «Предпринимателе». Это подскажет вам, на чем остановить выбор.
Отчетная изюминка
Никакая учетная программа не обходится без блока отчетности. Конечно, у «Предпринимателя» нет возможностей, которыми обладають дорогие программные комплексы. Официальная отчетность в программе предназначена для частных предпринимателей Украины и заполняется автоматически или полуавтоматически. При этом пользователю предоставлена возможность самому решать, включать все документы в официальную отчетность или ограничиться некоторыми. Программа содержит 24 бланка, утвержденных ГНАУ, и для «единоналожников», и для общей системы.
Что же касается сведений «для себя», то здесь предоставляется достаточная свобода действий. Программа вполне соответствует управленческим потребностям предпринимателя. Здесь удобно просчитать, например, рентабельность в различных разрезах, построить для наглядности график или диаграмму.
Получать упорядоченную информацию о своем бизнесе можно самыми разными способами. Это и привычные сведения о задолженностях, остатках и движении товаров, продукции, и экспорт многих отчетов в Excel с возможностью обработать данные в электронной таблице. Кстати, для облегчения этой задачи в «Предпринимателе» предусмотрены шаблоны вывода, настроив который один раз, в дальнейшем можно существенно сэкономить время.
Естественный вопрос: а как быть, если нужно получить нестандартный отчет или более точно подстроить возможности программы под свой бизнес? Ведь у «Предпринимателя» нет языка программирования. Для этой цели в программе предусмотрен мощный механизм: «Произвольные свойства»+«Анализ».
«Произвольные свойства» — это возможность любому объекту (товару, партнеру, документу) поставить в соответствие какое-либо свойство. Свойства могут быть самые разные, в программе заданы только их типы, а конкретные названия и особенности назначает по своему усмотрению сам пользователь. Например, конкретным накладным может быть присвоено свойство «оплачены наличными», партнеру — соответствовать свойство «платит несвоевременно» или файл с текстом договора. Возможности неограниченные и программирования — никакого.
«Анализ» — это инструмент для создания произвольных отчетов путем комбинирования стандартных свойств (цена, себестоимость, затраты, прибыль, рентабельность и т. д.) с произвольными свойствами. Внешне работа с «Анализом» выглядит как динамическая таблица, в столбцах которой любые, требующиеся пользователю параметры, а в строках — результат за заданный период времени. Дополнительная вкладка позволяет увидеть числовые выкладки в виде графиков или диаграмм. Наглядно и без программирования.
Каждый пользователь программы «Предприниматель» изменения бланков, форм отчетности получает бесплатно.
Защита бизнеса
Для защиты программы от несанкционированного доступа к данным используются методы внешней (пароль на вход, возможность хранения базы данных, например, на флэш-драйве) и внутренней защиты. Каждому пользователю администратор может назначить индивидуальный пароль и широко варьируемые права. Любой документ, справочник или отчет может быть разрешен или нет конкретному пользователю к просмотру, изменению, удалению и созданию.
Это и понятно: продавцу вовсе не обязательно видеть закупочные цены или отчет по общей реализации, а менеджеру не обязательно знать зарплату директора. В свою очередь, главному бухгалтеру не всегда нужно иметь право изменять цифры задним числом, когда отчетность уже сдана. Функционально это реализуется при помощи дополнительной бесплатной программы «Администратор», которой пользуется доверенное лицо.
Уникальной особенностью программы является встроенный набор средств для хозяина бизнеса, позволяющий ему контролировать добропорядочность своих работников. Независимо от желания даже администратора в программе ведется полный протокол действий пользователей. Собственник в любой момент может, нажав секретную комбинацию клавиш, увидеть — кем, когда и что делалось в программе. Сведения о создании, редактировании или удалении документов будут зафиксированы и доступны только хозяину бизнеса. Отключение этого протокола не предусмотрено. Излишне говорить, что проблема недобросовестности наемных работников, особенно более «продвинутых» в компьютерной технике, чем собственник, решается кардинально.
Каждому по потребностям
Программа «Предприниматель» в зависимости от потребностей и финансовых возможностей пользователя может работать в трех режимах:
минимальном — доступны только бланки и реестр первичных документов. Для самых «маленьких» предпринимателей;
среднем — складской учет, оперативный учет средств и задолженностей, официальная отчетность в налоговую, доступны документы и остатки товаров. Для предпринимателей без наемных работников;
полном — добавляются разделы «Производство» (списание комплектующих и материалов по нормам на готовое изделие), «Зарплата наемных работников» (в зависимости от заданных условий расчет удержаний и начислений, заполнение бланков отчетности в фонды) и «Анализ» (прибыли, рентабельности, продаж, динамика или структура любого показателя в диаграммах).
Обновление программы (частота один-два раза в месяц — через Интернет, скачав его с сайта компании-разработчика, а можно получить на компакт-диске у ближайшего к вам дилера или заказать по почте.
Письмо за пару секунд Полезные советы Создание любого электронного письма требует выполнения ряда последовательных действий (открыть бланк, найти в базе контактов нужный адрес, внести тему письма и т. д.). С некоторыми корреспондентами переписка намного активнее, чем с другими. Чтобы эту...
«Парус» наполняет бюджет № 24 (14.6.2010) :: Не «1С»-ОМ единым Корпорация «Парус» — крупнейший украинский разработчик автоматизированных систем управления — создала уникальную программу управления финансово-хозяйственным комплексом бюджетных учреждений. «Парус-Бюджет 7» создан в полном соответствии с требованиями....
