Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Платежные карточки в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия для Украины»
Прогресс не только способствует развитию высоких технологий, но и побуждает бухгалтерский учет соответствовать им. Пластиковые карточки, прочно вошедшие в повседневную жизнь, становятся неотъемлемым атрибутом хозяйственной деятельности предприятий. Поэтому трудно обойтись без современных средств при учете операций, осуществляемых платежными карточками.
Спектр применения корпоративных платежных карточек на предприятиях в последнее время значительно расширился. Они уже перестали быть эксклюзивным средством оплаты труда руководящего состава и все чаще используются для безналичной оплаты командировочных расходов, накладных и других хозяйственных расходов. Такие электронные средства оплаты предусматривают и соответствующий подход к организации учета операций, осуществляемых с их помощью. Не меньшую популярность в последнее время приобретают топливные пластиковые карточки, позволяющие проводить быстрый безналичный расчет за топливо на АЗС. Они являются платежным средством продолжительного и многократного использования.
Таким образом, у бухгалтера возникает необходимость отражения в бухгалтерском учете этого множества операций, произведенных с помощью корпоративных платежных и топливных карточек.
Для учета таких операций используются специальные системы передачи информации. Применяемые в них средства импорта данных значительно облегчают труд бухгалтера, так как при автоматическом переносе информации ему уже не придется заносить ее в учетную программу вручную.
Для решения этих задач фирма «Мысль» (г. Днепропетровск) разработала программный комплекс — внешняя обработка «Приват24. Платежные (топливные) карты». Он позволяет выгружать из системы электронных платежей банка в «1С:Предприятие 7.7. Конфигурация «Бухгалтерский учет» для Украины» данные о движениях по корпоративным платежным и топливным карточкам и автоматически формировать пакет документов по ним.
При загрузке информации об использовании пластиковых карточек бухгалтер может установить определенные параметры обработки (период, учет блокировки карточки и др.).
Внешняя обработка используется с системой электронных платежей «Приват24» и передает через Интернет информацию о состоянии счетов, открытых в ПриватБанке, в систему «1С:Предприятие 7.7».
Изменения в типовой конфигурации
Программный комплекс представлен в виде трех внешних файлов-обработок (внешних отчетов):
— запускающая часть для интеграции обработки;
— модуль загрузки данных о состоянии карточек из «Приват24» в систему «1С:Предприятие 7.7»;
— модуль загрузки информации о движениях по корпоративным платежным карточкам из «Приват24» в «1С:Предприятие 7.7».
Программный комплекс — внешняя обработка «Приват24. Платежные (топливные) карты» — является дополнением к конфигурации «Бухгалтерский учет для Украины». Для ведения учета операций, осуществленных при помощи корпоративных платежных и топливных карточек, в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерский учет» внесены изменения и добавлены некоторые счета, документы и справочник (см. таблицу).
План счетов был дополнен несколькими счетами, позволяющими детализировать учет этих операций. В новом справочнике «Платежные карточки» ведется учет номера карточки, срока ее действия, состояния и кредитного лимита, данных о ее держателе. Большинство введенных в комплекс документов — это функциональные аналоги стандартных документов типовой конфигурации. Некоторые из них, такие как «Смена параметров карточки», «Приходная накладная (топливная)», автоматически формируются при запуске обработки.
Карточка — универсальное средство оплаты и удобный объект учета
С программным комплексом «Приват24. Платежные (топливные) карты» можно, не выходя из офиса, контролировать все операции, выполняемые с помощью корпоративных пластиковых карточек. Для их обслуживания следует установить на компьютере АРМ (автоматизированное рабочее место), загрузив после запуска «1С:Предприятие» внешний отчет — файл PCard_ARM_XML.ert.
Для использования АРМ необходимо предварительно получить лицензию в фирме «Мысль» на каждый банковский счет, с которым будут оперировать карточки. Процесс получения лицензии можно начать непосредственно в программе, нажав на кнопку Регистрация. Затем в форме, автоматически формируемой с помощью кнопки Запрос, указать номер счета, на котором числятся обрабатываемые карточки, ввести полученный регистрационный код в соответствующее поле формы и нажать кнопку Принять.
Для формирования документов по операциям, произведенным с помощью корпоративных платежных или топливных карточек, из системы электронных платежей банка загружаем два файла (один — для проверки смены состояния карточек, другой — для загрузки выписок по карточкам). Достаточно будет зайти на сайт банка, пройти авторизацию и выбрать в меню Корпоративные карты пункт Экспорт в 1С:Бухгалтерию. Здесь же сможем выбрать и период, за который планируем осуществить экспорт трансакций по корпоративным карточкам в свою учетную систему.
После загрузки файлов можно, наконец, приступить и к обработке полученных из банка данных, запустив «1С:Предприятие». Бухгалтер, работая с корпоративными платежными карточками, выполняет следующие действия:
— проверяет изменение состояния карточек;
— загружает выписки по карточкам в «1С:Бухгалтерию».
Для запуска проверки состояния карточек в окне АРМ обслуживания платежных карточек нажмите кнопку Карточки. При нажатии кнопки Проверить происходит сравнение информации в файлах, полученных из системы «Приват24», с параметрами карточек, занесенных в справочник «Корпоративные платежные карточки». Если будут найдены какие-либо изменения, автоматически сформируется документ «Смена параметров карточки». Здесь же обеспечивается автоматическое пополнение справочника новыми карточками.
Загрузка в «1С:Предприятие» информации о движениях по картсчетам тоже производится в окне АРМ обслуживания платежных карточек нажатием кнопки Выписки. Алгоритм выполнения этой процедуры простой, но даже эти действия можно оптимизировать, запомнив выбранные параметры обработки с помощью стандартного механизма «1С:Предприятия» сохранения и восстановления настроек. Загрузка выписок по карточкам осуществляется как из накопительного файла, в котором сохраняются данные за несколько дней, так и из суточных файлов.
Данные, загружаемые из банковских выписок по корпоративным карточкам, автоматически распределяются по учетным категориям. Например, товары по авансовым отчетам или топливо по приходным накладным могут быть оприходованы на конкретный склад. Широкий набор опций позволяет гибко реагировать на различные особенности учета: вводить или отменять ставки НДС, учитывать банковские операционные сборы. Можно настроить особые условия работы с пластиковой карточкой.
При загрузке выписок по карточкам в открывшемся окне бухгалтер может выбрать параметры, необходимые для формирования документов по карточкам. Например, в поле Операция определяется тип операции, по которой будут формироваться движения. В зависимости от типа операции (выдача карточки на покупку чего-либо или для оплаты командировочных расходов) в процессе выполнения обработки формируются те или иные проводки.
Особое внимание в программном комплексе уделено блоку «Блокировка средств». Дело в том, что при проведении расчетов с помощью платежных карточек банк для подстраховки проводит оплату не напрямую, а с помощью блокировок, то есть средства перечисляются через несколько дней после совершения оплаты. Поэтому, работая с программой, бухгалтер должен выбрать одну из двух методик учета блокировок: не ведется и через транзит.
Например, можно установить, что операции блокировки средств на карточке при оплате считаются самой оплатой, или обеспечить перемещение блокированных средств на транзитный счет, а расход — уже только с него. Можно указать на необходимость оформлять авансовые отчеты по подтверждениям оплат или, например, при отмене блокировки производить не возврат, а сторнирование.
Последовательно проходя в процессе настройки все этапы, бухгалтер выбирает движения по карточке, по которым будет формироваться пакет документов. Если на предприятии используется методика, согласно которой в подотчет выдается вся сумма, числящаяся на карточке, то это можно настроить в программе, просто сняв флажок Выдача по операциям. При этом программа в поле Сумма начальная документа автоматически подставит сальдо по этой карточке. При необходимости скорректируем эту величину. Если бухгалтер считает, что в подотчет нужно зачислять только израсходованную сумму, то следует установить флажок Выдача по операциям.
Можно также выбрать тип операции, который определит, как будет вестись счет выданных средств (подотчет — счет 3721 или выдача ценных бумаг — счет 331). После заполнения всех параметров для формирования пакета документов останется только нажать кнопку В документ(ы).
Что добавилось в типовой конфигурации:
1. Субсчета для учета движений по корпоративным платежным и топливным карточкам:
31:3:0 — заменил счет 31:3;
31:3:1 — для учета операций по этим карточкам;
31:3:2 — для учета блокировок по этим карточкам;
КО — забалансовый служебный счет для фиксации прохождения блокировок.
2. Справочник «Платежные карточки» для хранения списка этих карточек.
3. Документ «Смена параметров карточки» фиксирует изменения состояния карточек.
4. Документ «Карточная выписка» — аналог «Банковской выписки», для отражения движений по карточкам в нем добавлен реквизит «Карточка».
5. Документ «Авансовый отчет по карточкам» — аналогом обычного «Авансового отчета» для фиксации покупки по платежной карточке в нем добавлен реквизит «Карточка».
6. Документ «Приходная накладная (топливная)» — аналог «Приходной накладной», для отражения в учете операций приобретения горючего по платежной карточке в нем добавлен реквизит «Карточка».
Требования к ПК
ОС — Windows 9x/NT/2000/XP.
Процессор — Intel 486 DX4-100 и выше.
Дисплей — VGA-совместимый.
Жесткий диск — 5 МБ (свободного места для дистрибутива).
Привод CD-ROM.
Интернет — для получения данных по корпоративным платежным карточкам из системы «Приват24».
Требования к ПО
«1С:Предприятие 7.7» рел. 25 (7.70.025) и выше.
Конфигурация «Бухгалтерский учет для Украины» рел. 7.70.259 и выше.
Компонента V7Plus.dll (последняя версия на дисках ИТС).
MS XML Parser версия 3 и выше (последняя версия на сайте: http://msdn.microsoft.com/xml/general/xmlparser.asp).
Страхование требует учета Не «1С»-ОМ единым На рынке Украины представлено много решений для автоматизации деятельности страховых компаний. Казалось бы, вопрос решен. Однако существует проблема взаимосвязи программного обеспечения, отвечающего за автоматизацию отдельных служб, бизнес-процессов...
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
