Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
На рынке Украины представлено много решений для автоматизации деятельности страховых компаний. Казалось бы, вопрос решен. Однако существует проблема взаимосвязи программного обеспечения, отвечающего за автоматизацию отдельных служб, бизнес-процессов (бухгалтерия, учет договоров, взаимоотношения с клиентами, финансовое планирование).
Эти решения, как правило, охватывают лишь одну сторону учета и делопроизводства, например учет договоров страхования, учет работы страховых агентов и т. д. Вполне возможно, эти модули взаимодействуют с другими специализированными программными продуктами. Однако в большинстве случаев они не составляют с ними единого целого. В результате возникает дублирование ввода информации, ее возможная противоречивость.
Расчет всех необходимых показателей по договору страхования производится в системе автоматически.
Рано или поздно руководство таких компаний приходит к пониманию целесообразности комплексного решения всех учетных и аналитических задач в единой информационной среде. Одно из таких решений осуществлено на платформе программного комплекса «Универсал», разработанного компанией «СофтПро» (Киев, Харьков). Он решает комплексные учетные задачи, автоматизирует бухгалтерский, финансовый и управленческий учет, в том числе бюджетирование.
На платформе комплекса, в дополнение к существующим возможностям, создан контур, учитывающий всю специфику страхования. Он включает в себя два основных блока:
— «Учет договоров страхования», в котором ведется полный учет договоров страхования, страховых случаев, взаимоотношений с агентами, комплексный анализ всех показателей;
Программа включает все необходимые справочники по страхователям, дающие полную информацию о клиентах, и другие вспомогательные полезные для успешной работы режимы: кодов страхования, рисков, — следит за корректностью их взаимосвязи, учитывает данные из карточки страхователя (например, перечень ему принадлежащих транспортных средств). Программа значительно упрощает расчет страховых премий, франшизы, премий посредникам, следит за соответствием наступления страховых случаев периодам страхования, определенным в договоре. Участие в данном процессе различных служб (а это десятки работников) предопределяет специфические требования к системе. Основные из них:
— надежная работа с большими объемами данных. Система обеспечивает масштабируемость от небольшого файл-серверного варианта до крупной многоуровневой системы, работающей с большими базами данных;
— организация четкого документооборота страховой компании, организация удобного пользовательского интерфейса для работы со всем циклом документооборота компании.
Проблемы документооборота
Остановимся подробнее на этом моменте. Безусловно, центральное звено документооборота — договоры страхования и договоры перестрахования. Основным объектом автоматизации являются:
— договоры страхования и дополнительные соглашения к ним;
— взаимоотношения по страховым случаям, прекращение взаимоотношений;
— комиссионные вознаграждения агентам;
— формирование бюджета и расчет фактических показателей его статей.
Структура этих документов довольно сложная. Договор страхования, к примеру, имеет большое количество связанной информации: дополнительные соглашения, календарный план платежей, коды страхования. Последние, в свою очередь, описываются перечнями объектов страхования и рисков.
В программе реализован оптимальный пользовательский интерфейс, который охватывает всю эту информационную структуру и наглядно представляет ее пользователю. Это позволяет организовать работу так, чтобы исключить ошибки при вводе информации. Для ввода и корректировки не одного первичного документа, а сразу нескольких документов в рамках единого бизнес-процесса используются специальные экранные формы.
Интеграция с учетом и бюджетированием
Работа контура «Страхование» неразрывно связана с ведением бухгалтерского учета. Это обеспечивает четкий алгоритм, согласно которому любые действия с договором страхования, производимые в отделе страхования, автоматически отражаются в бухгалтерском учете. Такими действиями могут быть введение договора в действие, его оплата, наступление какого-либо события по календарному плану. Программа автоматически сгенерирует проводки в главную книгу предприятия с датой, соответствующей этим событиям.
Через Интернет можно получить доступ ко всем необходимым данным по любому договору страхования, находящемуся на учете в системе программного комплекса «Универсал».
Если выбрана настройка Ввод в действие договора («с даты»), то проводки отразятся датой договора. Если «с даты оплаты», то при разноске поступившего платежа на этот договор проводки будут отнесены на дату платежа. Если же привязка осуществляется к календарному плану платежей, то проводки будут выполнены в будущих периодах в соответствии с календарным планом, занесенным в договор.
Таким образом, работники отдела страхования, вводя свою информацию, автоматически помогают решать задачи бухгалтерского учета.
В свою очередь, работники бухгалтерии, имея дело с банковскими и кассовыми документами, вводят информацию, необходимую для менеджеров отделов страхования и перестрахования. Программа ведет аналитику по платежам в отношении не только контрагентов, но и конкретных договоров.
Особый круг задач решает контур «Бюджет», также функционирующий в рамках этого отраслевого решения. Он позволяет определять структуру бюджетов как для каждого конкретного подразделения, так и бюджета для всего предприятия. По каждой статье задаются или рассчитываются плановые показатели, а также формируются алгоритмы для определения фактических показателей. Эта информация рассчитывается на основании документов контура «Банк и касса».
Кроме бухгалтерских отчетов, формируются отчеты, необходимые для управленческих решений (о результатах деятельности), а также для подачи в Страхнадзор.
Программа дает возможность анализировать любые цифры бюджета верхнего уровня и детализировать их до уровня бюджета подразделения, до конкретного первичного документа. Также автоматически рассчитываются отклонения фактических значений от плановых, а плановые показатели следующих периодов автоматически корректируются на эту разницу.
Данные статей бюджета хранятся и визуализируются помесячно, на год вперед, с автоматическим расчетом квартальных итогов. Весь этот механизм позволяет удобно управлять доходами и расходами предприятия по всей его иерархии.
Одной из важных задач, реализованных в рамках данного решения, стала возможность организовывать работу филиалов компании в едином с ней информационном пространстве. Территориально удаленные пользователи (работники филиалов, страховые агенты) с помощью комплекса имеют доступ к корпоративной информации. Через Интернет, пользуясь только веб-обозревателем, они получают полнофункциональный доступ к документам системы. Эта же технология позволяет создавать информационные порталы для клиентов или партнеров компании.
Документы для экономного бухгалтера Прикладные программы Вы заполняете десятки платежек, накладных, счетов, но считаете, что специфика вашей деятельности не требует всеобъемлющего ведения бухгалтерского учета? Вам достаточно быстро готовить необходимые документы, знать, что творится на складе? А может быть, вы....
