Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Звенья одной цепи. Функциональные модули системы BS Integrator
Многие предприятия уже не удовлетворяет использование только учетных функций автоматизированных систем. Комплексное решение задач управления предприятием становится все более востребованным.
Сегодня на рынке автоматизированных систем представлены продукты в 3-х категориях:
— бухгалтерские программы, обеспечивающие решение типовых учетных задач;
— учетные системы, как правило, допускающие настройку под специфику пользователя;
— многофункциональные системы, обеспечивающие выполнение комплексных задач учета и управления.
Ярким представителем третьей категории является BS Integrator — комплексная многомодульная система управления предприятием уровня ERP (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия). Она позволяет при помощи одного продукта решить практически все задачи по работе с информацией на предприятии — от процесса бюджетирования до получения подсказок по эффективному управлению предприятием.
Система ориентирована, в первую очередь, на получение информации для принятия решений, соответственно большое внимание уделяется интеграции управленческого, бухгалтерского и налогового учета.
Вся финансовая информация сосредоточена в основном модуле системы «Финансы», объединяющем управленческий, бухгалтерский и налоговый учет. Здесь же выполняются функции планирования и контроля.
Принцип интегратора
Система BS Integrator построена на принципе: «Вся информация заносится только один раз». Поэтому модуль «Финансы», с которым, как правило, работают бухгалтеры, получает большую часть информации из других модулей. Хотя при использовании модуля на небольших предприятиях возможно вносить информацию непосредственно проводками прямо в книгу операций.
Единое информационное пространство, организуемое на предприятии при помощи системы BS Integrator, условно поделим на три части:
— организационная информация (описание структуры, должностные инструкции, цели, показатели и т. д.);
— учетная информация, накапливающая данные для принятия решения.
Организация учета в системе BS Integrator соответствует потребностям трех видов потребителей информации:
— руководства и собственников предприятия (управленческий учет),
— контролирующих органов (бухгалтерский учет);
— налоговых органов (налоговый учет).
Основным отличием между этими видами учета являются время регистрации хозяйственных операций и их стоимость. Для того чтобы не вводить одинаковую информацию по несколько раз (а зачастую и в разных системах), оптимально использование «процессного» подхода, когда описывается путь прохождения каждого вида документов внутри предприятия.
Документ, который все знает
Именно документ является основой работы пользователя с любым блоком системы BS Integrator. Его создание значительно упрощается с помощью мастера описания вводов. При этом для каждой формы ввода задаются специальные бизнес-правила, позволяющие заполнить, например, реквизиты на основе уже введенного документа, проконтролировать правильность внесения данных, выполнить расчеты. По мере выполнения с документом определенных действий (например, подтверждение заявки на оплату, разнесение проводок по продаже и т. д.) он изменяет свое состояние. Это дает возможность в любой момент времени отследить его статус, просмотреть действия с ним.
На разных стадиях документа могут генерироваться проводки для разных видов учета. Например, при продаже товара, с точки зрения управленческого учета, моментом реализации является подтверждение кладовщиком отпуска товара со склада. С точки зрения бухгалтерского учета, моментом реализации будет поступление в бухгалтерию подписанных накладных (подобная разница возникает в случае удаленных складов). Налоговый учет опирается на первое событие и налоговую накладную.
Для иллюстрации автоматизации бизнес-процесса в системе BS Integrator рассмотрим, например, операцию продажи товара.
Прием заказа от потенциального покупателя — первая стадия этого бизнес-процесса на большинстве предприятий. Задача данного этапа — определение наличия товара на складах, просчет стоимости заказа (определение цены и скидок), подготовка коммерческого предложения (или счета). При этом система осуществляет контроль лимитов кредита, статуса покупателя.
Для создания нового заказа продажи заполняется специальная форма, содержащая информацию о типе операции, покупателе и продаваемых позициях. По мере ввода информации система автоматически подставляет значения в остальные поля. Например, после выбора типа операции автоматически подставляются статья бюджета (управленческий учет) и статья валовых затрат (налоговый учет), которые можно откорректировать. Выбор контрагента осуществляется либо указанием кода в соответствующем поле, либо из списка. После выбора контрагента и указания формы расчетов (например, предоплата, отсрочка на несколько дней) система «подтягивает» из соответствующих справочников параметры скидок, лимит кредита и текущее сальдо взаиморасчетов по контрагенту.
В настройках может быть включен режим контроля лимита кредита, который не позволит отгрузить заказ, нарушающий условия кредитования, указываемые в договоре. Заказ может быть подготовлен в любой валюте, при этом цены и стоимости будут автоматически пересчитаны системой в гривни по курсу на дату операции.
Система автоматически отслеживает наличие необходимого товара и еще на стадии формирования заказа контролирует наличие свободного запаса (физический остаток, подтвержденные поступления, зарезервированное количество). После того как в форме документа указан склад, с которого будет осуществляться отгрузка, в позиции заказа автоматически загружаются все номенклатуры, имеющиеся на выбранном складе. Остается только проставить количество реализации.
Цена формируется тоже автоматически на основе прайс-листа и справочников скидок, зависящих от ассортимента, объема, контрагента и типа оплаты. В зависимости от прав доступа определяются дополнительные скидки на конкретный заказ.
Подтверждение заказа — стадия, на которой покупатель использует резервирование товара (в BS Integrator используется жесткое и мягкое резервирование, позволяющее выписать товар, отсутствующий на складе). Для этого достаточно найти в реестре уже созданный документ, в контекстном меню выбрать пункт Подтвердить заказ и нажать кнопку Готово. В результате документ будет переведен в новое состояние — «Подтверждено покупателем». На этой стадии можно откорректировать позиции документа. Система может найти по правилам оценки запасов соответствующий приход, расщепить его в случае, если количество незарезервированного прихода больше необходимого для продажи, и проставить связь между строками прихода и расхода. Таким образом, товар «жестко» привязывается к строке заказа продажи и будет освобожден для продажи только командой снятия резервирования. При «мягком» резервировании строки документа исключаются из свободного количества запаса. После подтверждения документа могут быть подготовлены счет-фактура и другие документы.
Распоряжение на отгрузку товара или сразу подготовка комплекта документов на отгрузку (накладная, налоговая накладная, товаротранспортная накладная, сертификат качества и др.) осуществляется в системе в зависимости от величины предприятия.
Подтверждение отгрузки — обязательная стадия. Важной учетной задачей в данный момент является определение стоимости отгруженного товара (система поддерживает большинство существующих в международной практике методов —
FIFO, LIFO, по средней, по стандартной, по сроку годности, по серийному номеру, ручной и др.). Впрочем, данная стадия может выполняться и в конце периода (недели, месяца) в пакетном режиме. Задача кладовщика на этом этапе — открыть соответствующий документ командой «отгрузить» из реестра и сверить отгружаемые позиции. При этом система ограничивает возможность изменения данных по документу. После нажатия на кнопку Готово запас считается фактически проданным для материального и управленческого учета.
Организация учета НДС. Его основа — реестр налоговых накладных, позволяющий контролировать факт выписки и привязанный к проводкам по счетам НДС. Первое событие, в зависимости от настроек, определяется как автоматически, так и вручную, при помощи специальных реестров, показывающих налоговую ситуацию по контрагенту. При внедрении системы можно выбрать любой уровень детализации налогового учета НДС (контрагент, договор, документ, операция и т.д.). Пользователю достаточно заполнить необходимые реквизиты контрагента и вызвать команду формирования налоговой накладной. При записи налоговой накладной в реестр выполняется генерация проводок в налоговый учет. Форма накладной предварительно открывается на экране, что разрешает проверить правильность документа в привычном виде.
Два учетных сценария
В системе возможны два сценария, по которым идет дальнейший процесс.
— проводка по реализации разнесена сразу;
— проводка генерируется по команде бухгалтера.
На крупных предприятиях с удаленными складами документы выпускаются на складе и могут «потеряться» по пути в бухгалтерию. BS Integrator позволяет дополнительно контролировать наличие бумажных копий документа.
Бухгалтер должен дополнительно «акцептовать» документ в системе, и проводка в бухучет осуществляется только в этот момент. Способ определения стоимости (метод соотнесения) может быть указан для каждой номенклатуры индивидуально. Указывается он на этапе создания номенклатуры. Если тип не указан, используется базовый метод, действующий по предприятию (в Украине, как правило, используется FIFO).
Правила генерации проводок описываются в справочнике типовых операций и доступны бухгалтеру для самостоятельного заполнения и изменения. Система BS Integrator позволяет сгенерировать проводку отдельно и в бухгалтерский учет, и в управленческий учет. С точки зрения бухучета, моментом реализации (а соответственно и временем отражения проводок в учете) является поступление в бухгалтерию подписанных накладных. С точки зрения управленческого учета — подтверждение кладовщиком отпуска товара со склада.
Для исправления ошибок в документе предусмотрено несколько механизмов:
— сторнирование документа (для закрытых периодов);
— отмена проводок и/или отгрузки (используется, если операция еще находится в учетном периоде).
Система BS Integrator различает дату операции и период баланса. Это позволяет сохранить оригинальную дату документа, но отразить его в балансе в другом месяце. Например, если документ имеет декабрьскую дату, но поступил в бухгалтерию только весной, в соответствии с правилами бухучета он должен быть отражен в текущем балансовом периоде.
Пора действовать
В зависимости от размеров предприятия стадии бизнес-процесса могут совмещаться между собой или пропускаться. Оригинальное дополнение к автоматизации — реализация в системе BS Integrator концепции «push to action» («побуждение к действию»). Для пользователя это выглядит следующим образом: когда документ готов к выполнению следующего действия (например, склад отгрузил продукцию, а на следующем этапе бухгалтерия должна разносить проводки), бухгалтер, имеющий доступ к выполнению такого действия, получает специальное письмо по электронной почте. Оно содержит основные реквизиты документа и ссылки на возможные действия. Бухгалтеру остается выбрать мышкой необходимое действие, и документ откроется автоматически.
Контроль и отчетность
Для последующего просмотра информации бухгалтеру предоставлены несколько инструментов:
— запросы: настраиваемые таблицы, которые спрашивают параметры отбора проводок из журнала операций. После выборки позволяют «на лету» фильтровать и группировать информацию в любых вариациях, подбивать суммы и редактировать аналитические признаки;
— журналы-ордера. Система предоставляет несколько их разновидностей. Настройка отчетных форм осуществляется специальным мастером;
— отчеты (оборотный баланс свернутый, развернутый по различным признакам, например по контрагентам, сотрудникам, валютам и т.д.)
Вся отчетность в системе строится в режиме реального времени (исключение составляют
OLAP-механизмы, обрабатывающие информацию «по требованию» или расписанию). Баланс считается непрерывно (закрытие периода осуществляется блокировкой прав на внесение или изменение информации в прошлых периодах. При необходимости администратор системы открывает старые периоды. Пересчитывать сальдо нет необходимости — они считаются «на лету»).
Основные отличия BS Integrator’а от систем подобного класса
Процессный подход. Настройка программы осуществляется описанием бизнес-процессов (состояние документов, действия, режимы ввода, печатные формы, процедуры и функции).
Уникальный подход к автоматизации. Сначала в системе описывается организационная и управленческая модель предприятия, затем выполняется процесс автоматизации (создание необходимых инструментов из типовых моделей).
Универсальность настройки (самостоятельно с помощью «галочек» или средствами разработки — специалистом).
Ведение одновременно разных балансов:
— в балансовых валютах, которые переоцениваются независимо;
— в планах счетов (в случае работы предприятия в нескольких странах). Различаются корпоративный и локальный план счетов;
— по видам учета (например, бухгалтерский и управленческий);
— по каждому юрлицу, в рамках единой учетной базы корпорации;
— по бизнес-юнитам или центрам ответственности.
Комплексность и масштабируемость решения. В базовую поставку входят функциональные модули «Финансы», «Бюджеты», «Платежи», «ОС и НА», «Продажи и CRM», «Снабжение», «Логистика», «Производство», «Orgware». Прикладную функциональность системы можно расширить самостоятельно без разработчика. Вся бизнес-логика хранится в открытом формате.
Высокая безопасность. Ограничение прав доступа не только к функциональности, но и к данным по любым признаков.
новини-новости-news
Украина отстает в интернет-спринте
США возглавили список стран, наиболее эффективно использующих компьютеры и Интернет. А вот Украина в нем заняла только 76 место, пропустив вперед даже Гану и Вьетнам. Самой отстающей европейской страной в области компьютерного развития названа Албания — 106 место.
Доступные ноутбуки
Лет через пять ноутбуки станут такими же доступными, как и обычные настольные компьютеры. Фирма Intel запустила программу, которая должна сделать взаимозаменяемыми основные компоненты компьютеров: оптический привод, жидкокристаллический экран, аккумулятор, блок питания и клавиатуру. К этой программе подключились крупнейшие производители компьютерной техники — Asus, Compal и Quanta.
Высокое качество за небольшие деньги
Лазерные принтеры отличаются высоким качеством печати. Теперь они станут доступными даже для самых небольших офисов. Фирма Lexmark стала выпускать специальную линейку монохромных лазерных принтеров для рынка SOHO (Small Office and Home). Самый маленький из нее — Lexmark E120n — печатает до 20 страниц в минуту, малошумный и поддерживает работу с сетью. Хороший выбор для тех, кто планирует увеличить объем документооборота, снизив расходы на печать.
Учет зарплаты и кадров в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0» (часть 1) Окно в мир «1С» Типовая конфигурация «1С: Бухгалтерия 8.0 для Украины» содержит отдельную и довольно разветвленную систему учета зарплаты и кадров предприятия. В отдельную предметную область для автоматизации кадровый учет стал выделяться не так давно (в 80-е годы...
