Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Автоматизация учета на предприятии, независимо от направления его деятельности, — сложный и, как правило, длительный процесс. Успех запуска автоматизированной учетной системы зависит от многих факторов, как со стороны фирмы-клиента, так и со стороны внедренцев.
Автоматизация учета и управления на предприятии — задача, без решения которой не достигнуть успеха в условиях современного рынка. Рано или поздно этот процесс проходит каждое предприятие. И многие из них, столкнувшись с определенными проблемами внедрения, оказались не готовыми к ним. Как избежать непредвиденных трудностей, сделать процесс внедрения беспроблемным, а работу с новой автоматизированной системой — эффективной?
Возьми ответственность на себя
Проблема автоматизации возникает не только у тех, кто решил впервые приобщиться к современным технологиям, но и у тех, кто, оценив работу с автоматизированной системой, все же чувствует ее недостаточную эффективность. Здесь важно принять принципиальное решение об установке конкретной программы. Кто это должен сделать? Вот здесь и возникает проблема: директор кивает на штатного компьютерщика, тот, в свою очередь, не понимая, какие учетные и производственные задачи должны решаться новой программой, переводит стрелки на специалистов, а те открещиваются от лишней проблемы отсутствием полномочий. Как быть? В этом случае инициативу должен взять на себя специалист того направления, которое требует автоматизации. Если устанавливается современная бухгалтерская учетная система, то, конечно, в ее внедрении заинтересованы прежде всего сотрудники бухгалтерии. Именно они должны помочь убедить руководство в необходимости новой системы, в том, что новая программа, хотя сама по себе и не увеличит автоматически прибыль предприятия, но с ее помощью этого можно будет достичь.
Цель определяет средства
Не секрет, что на многих предприятиях эксплуатируются программные комплексы систем «1С:Предприятие». Несмотря на удобство типовой конфигурации, она нередко не в состоянии решить всего комплекса специфических учетных и управленческих задач. Да и прикладные конфигурации, разработанные ранее на первых программных платформах, не всегда будут соответствовать возрастающим требованиям предприятия.
Вот пример. На одном из производственных предприятий с солидным штатом работников, где выпускается широкий ассортимент товаров, реализуемых через обширную дилерскую сеть, решили модернизировать уже эксплуатируемую конфигурацию «Инфорс: Производство» на базе программного комплекса «1С:Предприятие 7.7». Было принято решение не менять продукт 1С, и перед фирмой «Инфорс» поставили задачу создать на базе «1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием для Украины» современную, масштабируемую корпоративную автоматизированную систему, отвечающую всем потребностям динамично развивающейся производственной компании.
Почему логично было поступить именно так? Каковы отличия в подходах к автоматизации для предприятий, на которых уже используется конкретная система и осуществляется переход на другие программы? Дело в том, что автоматизация предприятий, сотрудники которых уже работали с предыдущими версиями «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», безусловно, протекает менее проблемно. Это обусловлено, прежде всего, тем, что:
— сохраняется преемственность принципов построения системы.
Аналогичные объекты функционируют и визуально представлены сходным образом, что существенно ускоряет освоение и, самое главное, понимание пользователями системы;
— существует много средств переноса учетных данных между различными версиями «1С:Предприятие».
Нередко в других системах для экспорта данных таких средств не существует вообще.
Выбор именно такого решения был определен поставленной целью — получение исчерпывающей информации для принятия решений, комплексного учета и планирования деятельности основных структурных подразделений предприятия. Важнейшими составляющими были также оптимизация документооборота и планирования, оперативное составление планов производства, автоматизация отделов сбыта и снабжения и, наконец, отражение всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Кто и как определяет цель проекта автоматизации? Ее всегда должен определять заказчик конкретного решения. И делать это нужно до приобретения автоматизированной программы, в том числе и компьютерной техники, на которой будет функционировать система автоматизации. Цель автоматизации не всегда предстает в виде каких-то утверждений (например, «нам нужно автоматизировать бухгалтерский учет и составление регламентированной отчетности»). Конечно, важно четко сформулировать поставленную цель. Но для квалифицированного внедренца часто может быть достаточно, если заказчик лишь укажет на те проблемы, которые он хотел бы разрешить с помощью автоматизации. Примером такой формализации цели автоматизации может быть задача:
— устранить «непрозрачность» учета на предприятии для собственника;
— сократить время на подготовку аналитических отчетов;
— привести учет предприятия в соответствие с национальными и (или) корпоративными стандартами.
Без сомнения, при такой постановке вопроса у внедренца должны быть квалифицированные специалисты. Только в этом случае даже такой обобщенной формулировки цели автоматизации будет достаточно, чтобы определить необходимый набор мероприятий, который приведет к достижению поставленной задачи.
Выбираем программу
От того, какая цель поставлена, во многом будет зависеть подбор программного продукта, который поможет ее достичь. Например, если цель —только автоматизация бухгалтерского и налогового учета (кстати, это самый простой случай), то для предприятия вполне может хватить и тривиальных «1С:Бухгалтерии 7.7» или «1С: Бухгалтерии 8.0». Если же в цели проекта входит автоматизация, например, планирования производства или бюджетирования, тогда выбор систем автоматизации существенно расширяется. Он будет определяться в зависимости от разнообразных дополнительных факторов, таких как:
— глубина детализации аналитической информации;
— количество рабочих мест в системе;
— бюджет проекта и т. д.
Подбор системы автоматизации под цели проекта называется
IT-консалтингом, который в последнее время рассматривается в качестве отдельного направления деятельности внедренческих организаций.
Таким образом, можно говорить о том, что при выборе программного продукта нужно четко представлять себе:
— масштабируемость программного продукта, т. е. способность:
а) работать на необходимом количестве рабочих мест без существенного снижения производительности;
б) функционально покрывать не только сегодняшние потребности предприятия, но и потребности ближайшей, а в идеале — и дальней перспективы;
— соответствие бюджету, выделенному на автоматизацию, совокупной стоимости владения программным продуктом, то есть:
а) стоимости, состоящей из цены приобретения;
б) стоимости адаптации, необходимой для достижения целей проекта;
в) стоимости обучения персонала;
г) стоимости регулярного информационно-технологического сопровождения системы.
Вопреки распространенному мнению, специфика предприятия не диктует существенных ограничений на выбор программного продукта, за исключением случаев, когда в непосредственные цели проекта входит только автоматизация участков, специфичных для данного предприятия. В большинстве случаев современные системы автоматизации располагают универсальным набором средств и модулей для покрытия, в том числе и участков, характерных для предприятий конкретной отрасли или вида деятельности.
Подготовка внедрения
Итак, цель автоматизации определена. Но так как в большинстве случаев специалисты предприятия формализуют ее только в общих чертах, процесс внедрения должен пройти еще одну стадию. Тогда обычно обследуется предприятие в целом или отдельные подразделения, которые предполагается автоматизировать. После чего не только выбирается программный продукт, но и разрабатывается план совместных действий для получения необходимого результата.
Кстати, частая причина неуспешной автоматизации — неготовность руководства или специалистов предприятия к действиям, являющимся необходимым условием для достижения целей проекта:
— нежелание перестраивать документооборот или бизнес-процессы, уже сложившиеся на предприятии;
— неумение постановщиков задачи, выделенных от предприятия, внятно сформулировать какие-либо пожелания и т. д.;
— нежелание осваивать программный продукт.
Поэтому успех автоматизации зависит от квалификации специалистов-внедренцев.
Доверь специалисту
По каким критериям необходимо выбирать внедренца? В первую очередь, внедренческая организация должна обладать достаточными для достижения целей проекта опытом и квалификацией специалистов. Подтверждение такого опыта может выражаться в наличии отзывов от предприятий, ранее автоматизированных внедренческой компанией, сертификатов, которыми обладают специалисты предприятия.
Поэтому для хорошо зарекомендовавшей себя внедренческой компании специфика предприятия-заказчика не играет существенной роли. Это и понятно, поскольку квалифицированные специалисты — не те специалисты, которые все знают, а те, которые в состоянии проанализировать и решить любую, в том числе и новую специфическую задачу.
Где искать квалифицированного внедренца? Один из способов — рекомендация лиц, заслуживающих доверия. Но наиболее удачный способ выбора — обращение к авторитету фирмы-разработчика программного продукта, с помощью которого будет автоматизировано предприятие. Например, если выбирать продукты системы «1С:Предприятие», то лучше всего обратиться на сайт фирмы «1С» в раздел «Где купить?». Данный раздел сайта наиболее полно описывает компетенцию и успехи специалистов каждой внедренческой организации.
При этом классическим является поиск внедренца по вертикали «населенный пункт — областной центр — столица страны». Для территориально распределенных предприятий наиболее предпочтительна работа с организацией, имеющей опыт внедрения в разных городах или, что еще лучше, стационарные подразделения в разных городах.
Быстрое внедрение возможно
Так утверждать можно при выполнении определенных условий.
1. Работники предприятия должны быть опытными пользователями. Исходя из рассматриваемого примера внедрения, произведенного фирмой «Инфорс», специалисты предприятия, на котором устанавливалась новая система автоматизации, отлично знали программы семейства 1С. А так как установленная программа «1С:Предприятие 8.0 Управление производственным предприятием для Украины» сохраняет преемственность принципов построения системы, освоить ее несложно. В ней аналогичные объекты функционируют и визуально представлены сходным образом, что существенно ускорило освоение и, самое главное, понимание пользователями системы.
2. Полное понимание и лояльное отношение со стороны руководства автоматизируемого предприятия должны сопровождать процесс внедрения со всеми неизбежно возникающими сложностями. При переходе с уже работающей системы на новую, которая призвана обеспечить лучшие эксплуатационные характеристики, заказчик обязательно переживает переходный период. Бывает, что требуется одновременная работа в старой и новой программе на период окончательного запуска внедряемого программного обеспечения, или же в старой программе работа уже прекращена, а в новой еще окончательно не настроена. Больше всего от такой ситуации страдают пользователи. Они жалуются руководителям, а те, в свою очередь, должны проявить понимание ситуации, не делать поспешных выводов и отслеживать исполнение заранее намеченного плана работ. Без сложностей на переходном этапе не обходятся никогда.
3. Профессионализм и опыт специалистов-внедренцев позволит избежать многих проблем и в кратчайшие сроки настроить систему и обучить пользователей. Проблема, в общем-то, одна — максимально продумать все настройки системы до того, как в ней начнут работать пользователи, когда что-либо изменять и перенастраивать в программе будет сложнее. Чем выше профессионализм внедренца, тем большее количество необходимых подготовительных мероприятий в программе будет проведено до начала эксплуатации, тем безболезненнее пройдет запуск системы, и меньше недовольства со стороны пользователей будет проявляться на переходном этапе. Немаловажно также обучить пользователей работе с их участками в программе до начала ее эксплуатации. Курсы, конечно, дело хорошее, но они дают только общее понимание концепции. Индивидуальная работа с каждым пользователем, обучение его работе с нужными именно ему справочниками, документами, отчетами — вот что сократит запуск системы в эксплуатацию и уменьшит процент ошибок при вводе информации.
Фирме «Инфорс» для решения задачи автоматизации крупного предприятия понадобилось всего 3 месяца.
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
