Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Аптека — не только учреждение здравоохранения, обеспечивающее медикаментами население, но и коммерческое предприятие со сложной структурой отчетности, поддерживающее контакты со многими поставщиками, контролирующее различные аспекты столь специфического товара, как лекарственные средства.
Давно отошли в прошлое времена, когда компьютер был диковинкой, заменявшей некоторым пишущую машинку. Однако еще далеко не все оценили по достоинству тот объем возможностей, которые предоставляют современные информационные технологии, в том числе для аптечных учреждений.
Выявление дефектуры, выбор поставщика, формирование заказа, поступление и предпродажная подготовка товара, ведение серийного учета, управление запасами, оптимальное перемещение товара в пределах одной аптечной сети, отпуск препаратов потребителям — каждое из этих действий представляет собой довольно сложный бизнес-процесс. Кроме того, эти процессы в аптеке тесно взаимосвязаны и происходят практически одновременно. Компьютерные программы, позволяющие их автоматизировать, предоставляют аптечным учреждениям ряд преимуществ.
Система «АНР-Аптека» (Ассоциация независимых разработчиков, г. Киев) предназначена для автоматизации учета товарооборота на предприятиях розничной торговли медицинскими препаратами (в аптеках, аптечных пунктах, аптечных киосках) как в отдельно взятой аптеке, так и в сети аптек.
Оборотность товара — залог прибыльности
Основные учетные операции для любого коммерческого предприятия — приход и расход товаров. Для аптечного бизнеса главное условие успешной автоматизации — поддержка единого партионного учета в пределах всей торговой сети. Именно это позволяет обеспечить гибкое ценообразование и скидки (учитывая поставщиков, условия поставки, группы товаров, сезонность и т. д.), контроль бракованных серий, учет сертификатов качества и множество других не менее значимых функций.
Основная бизнесс-задача для аптеки, как и для любого торгового предприятия, — получение прибыли и увеличение оборачиваемости товара. Как решены эти задачи в данной конфигурации? Процесс реализации товара начинается с его поступления на склад торгового предприятия. Программа «АНР-Аптека» позволяет быстро осуществить это. Когда товар приходит, электронная накладная, поступающая в базу программы, приходуется и расценивается почти мгновенно, за пару секунд. И это при том, что приходная накладная может содержать сотни товарных позиций.
Успешно решена в данном программном продукте и проблема ценообразования, особенно учитывая наличие тысяч товарных позиций, реализуемых в аптеке. Для этого в нем существует специальный модуль, обеспечивающий автоматическое ценообразование. Предварительно в справочники вносится информация о поставщиках, местонахождении аптеки, группах товаров и ценовых группах, прайс-листах производителей товаров, условиях поставки (предоплата, отсрочка и т. п.), акционности товаров. Затем при формировании расходной накладной цена на любой вид товара формируется автоматически. Кстати, расходные накладные из центрального склада на аптеки тоже создаются автоматически. Аптеке достаточно сбросить заявку, и на центральном складе она будет получена нажатием одной клавиши.
Для обеспечения торговли по дисконтным картам вместе с модулем «Розничная торговля» с конфигурацией «АНР-Аптека» можно установить модуль «Дисконт». Он позволит вести учет категорий покупателей, пользующихся накопительными скидками посредством дисконтной карты. Система хранит всю учетную информацию по каждой выданной дисконтной карте, количество обращений и общую сумму покупок по ней. Номер дисконтной карты сохраняется вместе с информацией о покупке. Предусмотрено получение разнообразных отчетов о продажах по дисконтным картам. Программа позволяет устанавливать процент скидки не только от суммы покупок и категории карточки, но и от того, какой процент торговой наценки сформирован на товар.
Реализация без пересортицы
Нередко в программе, автоматизирующей учет в аптеке, поиск производится только по наименованию или штрих-коду производителя. Пользователям таких программ не удастся вести серийный учет медикаментов. Это происходит по той причине, что в реальной жизни продавец в аптеке, взяв упаковку товара, обратит внимание только на наименование и цену, но не на серию. Как известно, это приводит к пересортице со всеми вытекающими последствиями — невозможностью контроля срока годности, бракованных серий и т. д.
В аптеке нельзя проконтролировать срок годности препаратов и выявить бракованные серии1. Проблема пересортицы для этих учреждений очень важна, и особенно актуальна пересортица товаров по сериям. Это вызвано тем, что обработка в программе штрих-кода производителя проблему не решает, так как в нем серия не указывается. В программе «АНР-Аптека» существует возможность использовать так называемое внутреннее штрих-кодирование — автоматическое генерирование уникального кода для каждой партии товара. Это позволяет избежать пересортицы не только по наименованию товара, но и по серии. Таким образом, при использовании программы можно в принципе ликвидировать проблему пересортицы в аптеке.
Автоматизация учета в аптеке помогает сделать обслуживание клиентов быстрым и качественным. Этому способствует использование в программе специальных штрих-кодов и возможность быстрого поиска аналога-заменителя медикамента. Используется удобный интерфейс, позволяющий нажатием одной кнопки «Аналог» мгновенно найти заменитель медикамента, который отсутствует в данный момент или показания к применению которого не подходят. Более того, по конкретному препарату можно быстро найти противопоказания к его применению, а также инструкцию, которая выводится на экран монитора и при необходимости распечатывается.
Но и это еще не все. В «АНР-Аптека» дан оперативный ответ новым тенденциям в торговле, в частности через Интернет. Тут реализована система автоматизированной доставки товара. Заявка, сформированная в интернет-аптеке или по телефону, оформляется в программе, где автоматически формируются сопроводительные документы для курьера. После выполнения услуги по доставке учет таких продаж ведется в программе с указанием особого статуса конкретной продажи. Это обеспечит дальнейшую аналитику в управленческом учете.
Еще одна полезная особенность «АНР-Аптека» — взаимодействие со страховыми компаниями, предоставляющими своим клиентам право приобретать препараты в аптеке на основании полиса. Как это происходит? Страховая компания направляет аптеке электронное требование на медикаменты, которые необходимы для лечения ее клиента и которые она готова оплатить. При оформлении чека продавец аптеки в программе указывает, к какой страховой компании относится чек, и расценка медикаментов идет уже с учетом договоренностей с данной страховой компанией, зафиксированных в программе. Остается только выставить консолидированный счет страховой компании по всем ее клиентам за определенный период времени (как правило, раз в месяц) и отправить его по электронной почте.
Точка заказа
Учет запасов в деятельности аптеки приобретает особое значение. Сейчас уже недостаточно только знать свои остатки. Необходимо качественно управлять товарными запасами, то есть определять затовариваемость, оптимальный заказ, контроль наличия обязательного ассортимента и т. д. Недостаток товаров на складе или их полное отсутствие сказывается не только на финансовых показателях, но может стать отрицательным социальным фактором. Именно поэтому эта проблема была внимательно изучена и успешно решена в данной конфигурации.
Потребность аптеки формируется в программе исходя из текущих остатков за период. Для этого в ней используется АВС-анализ, XYZ-анализ, а также учитываются внешние факторы (реклама медикаментов, опасность эпидемии и т. п.). Все товары поделены на группы по критериям реализации (А, В, С, D) и по степени прогнозируемости (X, Y, Z). Для каждой группы указывается в днях точка заказа (момент, начиная с которого возникает необходимость заказать товар). Программа автоматически отслеживает остатки на складе и выдает рекомендацию, когда следует заказать товар и в каком количестве.
Эта функция реализуется и для корпоративного учета. Потребность в товарах для каждой отдельной аптеки может консолидироваться в центральном офисе. При этом недостаток товаров на периферийных точках частично покрывается остатками на центральном складе. Если и этих ресурсов недостаточно, программа даст рекомендацию оформить заказ на недостающие товары от поставщиков. Количество заказываемого товара автоматически определяется исходя из планируемого оборота товара. Для каждой группы товара этот показатель указывается в определенном поле справочника.
Программа позволяет автоматизировать корпоративные сети с распределенными центрами ответственности. То есть любая аптека, находясь в составе более крупной структуры, может формировать любые документы и проводить любые хозяйственные операции, не нарушая целостности информационной базы объединения. Это обеспечивает простоту консолидации данных при любом структурном построении (объединение, холдинг и т. п.).
Работа с информацией от поставщиков тоже максимально автоматизирована. В частности, есть возможность импортировать их прайс-листы. Важно подчеркнуть, что при этом учитываются дополнительные условия поставки. В результате чего формируется реальный прайс-лист с индивидуальными условиями для конкретной аптеки с перечисленными ценами на поставляемые товары.
В программе реализована также функция автозаказа, обеспечивающая автоматизированный выбор лучшего предложения поставщиков. Для этого анализируются рентабельность предприятия-поставщика, его рейтинг для конкретной аптеки, цена на предлагаемые товары, минимальная сумма заказа и т. д. В результате программа автоматически генерирует черновик заказа по конкретному поставщику, который направляется ему для согласования. Полученная от поставщика информация об отказе фиксируется в программе, и откорректированный черновик заказа переводится в статус «чистовика», на основании которого и происходит контроль исполнения заказа. Остается только отправить автоматически созданную электронную приходную накладную.
Учет и отчетность
В «АНР-Аптека», кроме базового комплекта регламентированных отчетов, которые обязательны для всех аптек, есть широкий выбор настраиваемых отчетов, позволяющих делать аналитические срезы по различным критериям. Для коммунальных аптек программа позволяет получать отчеты, необходимые для сдачи в АО «Фармация» (реестр льготных и бесплатных рецептов — форма №4, отчет по группам населения и категориям заболеваний — форма №6, отчет по отпущенным медпрепаратам по льготным и бесплатным рецептам — форма №2 и форма №3). Все отчеты формируются за любой период с возможностью экспорта в MS Excel. Все печатные формы отчетов представлены на украинском языке.
Выгружаются данные в любую бухгалтерскую программу при условии поддержки этой функции бухпрограммой. Для этого в «АНР-Аптека» существует функция «Экспорт данных», обеспечивающая их выгрузку за определенный период времени. Достаточно нажать одну кнопку, чтобы все необходимые для учета данные были выгружены. В результате бухгалтер получит готовые первичные документы с уже сформированными бухгалтерскими проводками, что исключает необходимость отдельно проводить их в бухгалтерской программе.
В «АНР-Аптека» автоматизирован и процесс пополнения базы данных известной всем справочной службы «067», получающей информацию из аптек о наличии медикаментов в торговой сети. Настройками можна установить периодичность отправки данных в информационную службу о наличии в аптеке медикаментов (например, один раз в день), и программа отправит Excel-файл с прейскурантом цен.
1 Бракованные серии — препараты, которые изымаются из реализации или реализация которых приостанавливается по указанию специального органа по контролю качества препаратов при Минздраве.
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
