Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
С появлением «1С: Предприятие 8.0» ситуация с выбором платформы немного усложнилась. В типовых решениях для 8-й версии используется удачная система кадрового учета и серьезно обновлены механизмы расчета. Но версия 7.7 очень хорошо знакома пользователям и неприхотливее в аппаратных средствах. Как быть?
Можно смело утверждать, что самая распространенная система для учетных задач — программы «1С:Предприятие». Сейчас используются две версии системы «1С:Предприятие»: 7.7 и 8.0. Обе являются средством разработки и у каждой свой язык программирования. С помощью этих средств разрабатываются прикладные решения — конфигурации.
«Простенькая» задача о зарплате
Нередко желание иметь новую программу возникает из ложного представления о том, что с приобретением «чудо-системы» все проблемы, существующие в учете и в расчете зарплаты в частности, начнут решаться сами собой.
Однако это не так. Чтобы автоматизация зарплаты стала успешной, в первую очередь, требуется установить понятные правила и создать должностные инструкции на все случаи жизни предприятия. А затем может произойти приятный парадокс: оказывается, создав четкую схему работы, дальше уже не придется ничего автоматизировать.
Вот пример: если на вашем предприятии работают директор, бухгалтер и 10 — 20 сотрудников, серьезные специалисты-внедренцы порекомендуют вообще не автоматизировать зарплату. В крайнем случае, если учет уже ведется в какой-то программе, попытаться с помощью MS Excel провести предварительные вычисления и внести полученные суммарные проводки в учетную систему. Например, в продукте «Бухгалтерский учет для Украины» для системы программ «1С:Предприятие 7.7» для этого есть все необходимое.
Те, у кого на повестке дня действительно стоят проблемы расчета и учета зарплаты, которые неминуемо будут возникать из-за постоянных изменений в законодательстве, могут решить их с помощью замечательной компоненты среды программ «1С:Предприятие» версии 7.7 — «1С:Расчет». В чем ее уникальность?
Во-первых, на протяжении всего периода пользователи вносят данные, которые регистрируются в специальном журнале расчетов. При их вводе ничего не анализируется, не выполняется ненужная работа по расчету неполных данных. То есть основное время с точки зрения зарплаты система просто накапливает (регистрирует) информацию, не делая никаких выводов. Это эффективно сказывается на скорости ее работы.
Во-вторых, полный процесс анализа и расчета с учетом бесконечного количества вариаций введенных параметров начинается только тогда, когда необходимо рассчитать зарплату. Если после расчета обнаруживаются не полностью или неправильно введенные данные, то они дополнительно вводятся или исправляются, и расчет выполняется заново.
В-третьих, полная открытость системы с точки зрения поддержки. Заказчик не попадает в острую зависимость от фирмы-внедренца. Несмотря на наличие только в Киеве десятков компаний, обслуживающих программы заказчиков на платформе «1С», никто не мешает предприятию самому подготовить собственных специалистов.
Необходимо отметить удивительную живучесть и устойчивость платформы «1С:Предприятие 7.7» при решении задач по расчету зарплаты. Скорость работы практически не зависит от объема уже накопленной информации. Специалисты утверждают, что система из года в год сохраняет высокие показатели скорости. Об удобстве и простоте работы с конфигурацией говорит тот факт, что резервное копирование и восстановление системы из копии в состоянии выполнить бухгалтер по зарплате. Причем на полное восстановление базы данных из копии ему потребуется менее часа.
Старая конфигурация баланс не испортит
Существуют типовые конфигурации, которые поставляются и поддерживаются фирмой «1С», кроме того, конфигурации разрабатываются франчайзи — партнерами фирмы «1С». Хорошо известны и широко распространены типовые конфигурации для системы программ «1С:Предприятие» версии 7.7, такие как «Бухгалтерский учет для Украины», «Зарплата и кадры для Украины». Безусловным успехом на предприятиях, где важное значение имеет автоматизация расчета и учета зарплаты, пользуется конфигурация «А4:Зарплата и кадры» внедренческой компании А4.
Ее пользователи получили инструмент, с помощью которого можно составлять собственные алгоритмы расчета из базовых алгоритмов, жестко созданных в системе. Такая возможность существенно сокращает необходимость вмешательства в систему программистов и повышает эффективность ее использования при решении управленческих задач. Важная особенность конфигурации «А4:Зарплата и кадры» заключается в том, что она сочетает в себе возможности настройки ведения учета под требования заказчиков и одновременно полностью соответствует требованиям законодательства.
Что в первую очередь обращает на себя внимание при пользовании программой «А4:Зарплата и кадры»?
Развитая функциональность. Конфигурация позволяет вести все многообразные формы и методы начисления зарплаты: сдельную, повременную и сдельно-повременную, как по окладу, так и по тарифу. Возможно ведение учета как по штатным сотрудникам, так и по совместителям, предусмотрено ведение трудовых договоров и соглашений.
Рабочее время для начисления зарплаты может учитываться как по календарю, так и по графику, с учетом работы в выходные и праздничные дни, ночные смены, сверхурочные работы. При этом программа автоматически отслеживает доплаты за переработанное время.
Кроме основных начислений, тут предусматриваются всевозможные доплаты, премии, компенсации. Это могут быть различные виды доплат, в т. ч. приказы на доплату длительного действия, например за квалификацию. Доплаты могут учитываться как в виде фиксированной суммы, так и процентом. Аналогично ведется учет всех отклонений: больничных, отпусков, невыходов на работу. Поддерживаются всевозможные удержания, как фиксированной суммой, так и процентом. Автоматически отслеживаются удержания за длительный период, например алименты, исполнительные листы.
Конфигурация «А4:Зарплата и кадры» широко использует встроенные средства компоненты «1С:Расчет». Для каждого документа — свой период действия и период регистрации, используются механизмы вытеснения одних расчетов другими.
Здесь важно еще раз подчеркнуть, что сама конфигурация содержит некоторый «стандартный» набор видов расчетов. Расширение функциональных возможностей, введение правил проведения расчетов, определение последовательности их выполнения задаются для конкретного предприятия настройками системы без дополнительных программных работ.
Дополнительная аналитика. Кроме обычных функций учета — начисления зарплаты, расчета налогов и выплат, — конфигурация «А4:Зарплата и кадры» позволяет вести отдельный учет по подразделениям. Так, затраты по зарплате и налогам могут относиться к различным статьям и учитываться по подразделениям как центры затрат.
Уникальность решаемых задач. Конфигурация позволяет гибко реагировать на особенности учета, определяемые требованиями пользователя. В качестве одной такой особенности можно привести увлекательную задачу начисления зарплаты методом от обратного. Например, в штате есть сотрудник, которому необходимо выплачивать на руки определенную сумму «чистыми». Естественно, в типовой конфигурации такая проблема не решается. Конечно, если таких сотрудников в штате один-два, то проще воспользоваться возможностями электронных таблиц Excel, а если таких сотрудников много, лучше вести расчеты в «А4:Зарплата и кадры».
Контроль ввода данных. Представьте себе ситуацию: на предприятии несколько табельщиков подают информацию в бухгалтерию учетчикам. Нередко она содержит много ошибок (например, таких как наложение графиков выходов, т. е. когда сотрудник работает больше 24 часов в сутки, выходы на работу после увольнения или до приема в штат, работа во время отпуска или больничного). Все это необходимо выявлять и корректировать. Используемый в конфигурации механизм вытеснения компоненты «1С:Расчет» позволяет автоматически исключить 90% таких ошибок. Это достигается благодаря тому, что у каждого события есть свой приоритет. И если в систему за какой-то период вносится больничный лист, то он аннулирует дни, отработанные по табелю в этот период или дни отпуска. По сути, работа бухгалтерии заключается в своевременном получении документов и внесении их в систему.
Бухгалтерские проводки. Взаимодействие расчетного отдела и общей бухгалтерии после выполнения расчета максимально упрощено. В «А4:Зарплата и кадры» создается результирующий документ, который:
• во-первых, закрывает рассчитанный период;
• во-вторых, формирует сводные проводки по начислениям, отчислениям и удержаниям по подразделениям.
Часто нет никакой необходимости нагружать общую бухгалтерскую систему детальной информацией по каждому сотруднику, так как все равно, кроме бухгалтеров по зарплате, в этом мало кто вообще что-то понимает.
Алгоритмы проводок привязываются к видам расчетов и представляют собой справочник, в котором учетчик набрасывает шаблоны будущих проводок. Обычно эту процедуру выполняют специалисты «Внедренческого центра А4» на этапе первоначального конфигурирования системы.
Интеграция с другими системами. «А4:Зарплата и кадры» довольно легко интегрируется с другими системами. Например, есть решение, когда табелирование осуществляется через турникеты — по времени входа и выхода сотрудников.
Есть решения по интеграции с системой SAP/R31. Используется односторонняя связь 1С — SAP/R3. Рассчитанные проводки по зарплате передаются в SAP в виде отдельного файла. Одно из внедренных решений использует двустороннюю связь. Данные кадрового учета, введенные в SAP, поступают в конфигурацию «А4:Зарплата и кадры», затем рассчитывается зарплата, а рассчитанные проводки по зарплате передаются в SAP.
Вот «обычная» для конфигурации задача автоматизации зарплаты:
• штат сотрудников предприятия — от 200 до 4000 чел.;
• текучесть кадров — примерно 10 процентов;
• количество регистрируемых событий в системе учета — от 50 до 300 ежедневно;
• количество комбинаций льгот, удержаний, поощрений — неограниченное;
• история расчета зарплаты — огромная, накопленная за многие годы, которую необходимо сохранить;
• реальный срок для запуска системы (с момента остановки старой до выплаты зарплаты в новой системе) — 1 месяц.
А4:Зарплата и кадры
• конфигурация разработана в 1999 г. компанией «Внедренческий центр А4»;
• реализована с помощью компоненты «Расчет»;
• в 2000 г. получила сертификат «1С:Совместимо».
Это важно!
Фирма А4 решила все новые проекты выполнять на новой 8-й платформе, а работающие решения для версии 7.7 продолжать поддерживать в полном объеме.
1 Система R/3 (разработана немецкой компанией SAP AG) — популярная платформа для автоматизации, отличается высокой интегрируемостью и масштабируемостью.
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
