Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Вулкан учетных возможностей автоматизация дистрибьюторской компании на базе программного комплекса «Универсал»
Успешно вести бизнес, контролировать ситуацию, мгновенно реагировать на вызовы рынка возможно только в едином информационном пространстве. Чтобы это стало реальным и эффективно работало, необходимы современные программные инструменты.
Одна из самых совершенных разработок в области автоматизации учета — программный комплекс (ПК) «Универсал» (компания «Софт Про»), представляющий собой целый набор готовых отраслевых решений. Все они реализованы на базе стандартного комплекса и легко адаптируются под любые особенности производственного процесса. Адаптация комплекса для дистрибьюторской компании в полной мере учитывает особенности этой сферы деятельности. В руках специалистов дистрибьюторской компании комплекс станет удобным, полнофункциональным решением для автоматизации ключевых бизнес-процессов предприятия, организации учета на нем, анализа и планирования его деятельности.
Работа со скоростью звука
Отличительной особенностью деятельности дистрибьюторской компании является обработка больших объемов информации. Объем базы данных такого предприятия нередко достигает многих гигабайт, а количество записей измеряется десятками миллионов. Вот почему быстродействие системы, автоматизирующей учет на таком предприятии, ставится во главу угла. В комплексе «Универсал» эта задача успешно решена. Представьте себе, на предприятии, где поток документов может составлять сотни и тысячи в день, система свободно справляется с товарной номенклатурой, измеряемой десятками и сотнями тысяч записей. Здесь и развернутый сальдовый учет по контрагентам, подразделениям предприятия, материально ответственным лицам, договорам, и автоматическое ведение учета ТМЦ по партиям, с построением схем FIFO, LIFO и другая самая разнообразная учетная информация. При этом любая цифра дебиторской или кредиторской задолженности может быть развернута по датам ее образования.
За считанные секунды пользователь программы может получить абсолютно полную картину по любому объекту учета (товару, контрагенту и т. д.): сальдо и остатки (для количественных объектов), все документы всех типов операций, в которых они участвовали.
Быстродействие этой системы и детализацию хранения информации можно охарактеризовать еще и так. За несколько секунд оператор может получить временную развертку по дням остатков товаров и их партий по любому складу. А при необходимости — и перейти к первичным документам, вызвавшим конкретное изменение остатка товара. Поистине уникальное быстродействие!
Один документ — два учета
Комплексное решение учетных задач в едином информационном пространстве — необходимое условие автоматизации учета в такой специфической деятельности, как дистрибьюция. Комплекс «Универсал» позволяет объединить в едином информационном пространстве любые учетные задачи (бухгалтерский, налоговый, оперативный, производственный виды учета).
Работа различных служб дистрибьюторской компании строится на едином документообороте. В процессе могут участвовать отделы снабжения, сбыта, складское хозяйство, бухгалтерия. Например, в программном комплексе возможна следующая цепочка документооборота:
• расчет потребности в товарах с учетом: рейтинга товаров, неснижаемых складских запасов, сезонной составляющей, товаров в пути, неудовлетворенного спроса и т. д. (отдел снабжения);
• формирование заявок поставщикам (отдел снабжения);
• приходование товара на основании заявок (отдел снабжения, склад, бухгалтерия);
• прием заявок от покупателей, фиксация неудовлетворенного спроса (отдел сбыта);
• учет и контроль возвратов (отдел сбыта, бухгалтерия, склад).
Система может охватывать деятельность практически неограниченного количества хозяйствующих субъектов (до 99). Ими могут быть юридические лица и частные предприниматели, входящие в корпорацию. Для каждого из них может вестись как стандартный бухгалтерский учет, так и оперативный учет, полностью отражающий реальную картину хозяйственной деятельности компании.
Данные оперативного учета, как правило, имеют гораздо более высокую степень детализации и учитываются обязательно в режиме практически реального времени, тогда как бухгалтерский учет может вестись постфактум и не требует такой детализации. Так, работа отделов снабжения, сбыта, склада отражается в плоскости оперативного учета и ведется с максимальной степенью детализации информации. Для бухгалтерского учета такая детализация, как правило, избыточна. Однако при этом параллельное ведение бухгалтерского и оперативного учета не порождает противоречия между ними, поскольку они строятся на едином потоке первичной документации. В системе это решено путем ведения двух больших справочников товаров:
• товары бухгалтерские;
• товары оперативные.
Например, в торговле парфюмерной продукцией необходимо вести учет каждой единицы с указанием всех ее потребительских характеристик (цвета, вида упаковки и т. п.). В свою очередь, бухгалтерский учет допускает игнорирование этих характеристик. Поэтому возникающая в этой связи задача: как одной приходной накладной организовать учет разных объектов в разных плоскостях (оперативный учет и бухгалтерский учет), — была решена в комплексе «Универсал».
К этому добавим, что учет может вестись еще и по нескольким юридическим лицам с различными схемами налогообложения, входящим в корпорацию (общества с ограниченной ответственностью, частные предприятия и т. п.). При этом каждое юридическое лицо должно иметь собственный бухгалтерский учет и, возможно, консолидированный оперативный учет.
Легкое бремя корпоративных уз
Широко разветвленная сеть дистрибьюторской компании требует, чтобы работа ее подразделений осуществлялась в едином информационном пространстве с общей информацией о материальных и финансовых ресурсах, общими правилами резервирования и бронирования товаров и т. д. Универсал предлагает как off-line, так и on-line1 решения этой проблемы.
При взаимоотношениях с контрагентами (в частности с покупателями) тоже возникает вопрос учета корпоративного. Например, вы работаете с юридическим лицом — фирмой «Альфа». Вся бухгалтерская отчетность оформлена на нее. Однако фирма «Альфа», в свою очередь, имеет несколько собственных торговых точек. Чтобы эффективно работать и управлять такой разветвленной структурой, необходимо, чтобы задачи транспортной логистики, мерчендайзинга, анализа решались для каждой такой точки индивидуально. В то же время, фирма «Альфа» — один из субъектов корпорации «Омега», в которую также входят фирмы «Бета», «Гамма» и «Дельта». Здесь уже не обойтись без комплексного решения вопросов финансового управления, минимизации рисков, ценообразования и т. п. для всех организаций, входящих в корпорацию «Омега». Программный комплекс «Универсал» успешно справляется с такой сложной задачей.
Для решения корпоративных управленческих задач комплекс обладает мощным аналитическим инструментарием в виде расчетных документов, многих десятков пользовательских отчетов и сводок, а также модуля многомерного анализа по технологии OLAP.
Отсрочку оплаты разрешить!
Любой бизнес предполагает наличие финансовых рисков. Полностью исключить их нельзя, минимизировать — возможно. Эта идея как раз и реализована в комплексе с помощью так называемой системы блокировок — правил, ограничивающих отпуск товаров без предоплаты. Проверка актуальности договора и его условий при оформлении заказа, таких как «дата окончания», «статус» и т. д., ограничивают такие характеристики, как количество дней отсрочки, условие доставки и пр. При этом может быть заблокирована отгрузка при нарушении этих правил для договоров определенного типа. В системе есть несколько условий, определяющих вид блокировки.
1. Можно заблокировать создание документа на определенного клиента. Если установлен тип блокировки «Разрешение на создание заказа», то после выбора клиента в окне создания заказа программа покажет предупреждающее сообщение: «Создание документов на этого клиента заблокировано таким-то менеджером».
Установка для параметра контрагента Разрешенное превышение сроков оплаты значения больше нуля запустит процесс анализа неоплаченных (в т. ч. частично) накладных контрагента, которые выписывались по договорам («Отсрочка платежа», «Отсрочка кассы», «Отсрочка с риском возврата» и «Договор поручения»). И если с момента отгрузки до текущего дня прошло больше дней, чем сумма количества дней отсрочки договора и количества «разрешенных дней превышения сроков оплаты», включится блокировка.
Можно заблокировать оформление заказа параметром контрагента Коэффициент превышения среднемесячного запаса. При включении этого типа блокировки при наборе заказа программа автоматически проверит сумму текущей задолженности контрагента и рассчитает показатель, который нельзя превышать. В противном случае будет включена блокировка.
Контролируя параметр контрагента Товарный кредит при отгрузке, программа автоматически заблокирует выписку заказа, если сумма текущей задолженности контрагента вместе с суммой заказа превысит указанный параметр.
Сама система блокировки тоже защищена. Снять ее может только ответственный менеджер, но и в этом случае информация о блокировке все равно останется. Причем менеджер может снять блокировку только своего контрагента. Заказы, которые были заблокированы, но с них снята блокировка, помечаются. Просмотр причин блокировки и визуализация всей истории блокировок дает информацию для дополнительного анализа.
Специальная цена
Комплекс «Универсал» позволяет настраивать и поддерживать самые сложные схемы ценообразования в зависимости от различных параметров номенклатурных позиций. При этом ценообразование происходит по основным правилам, описанным в настройке прейскурантов (прейскурант «Общий»). Система содержит сложные, но легко настраиваемые формулы пересчетов цен относительно основной базовой цены, как для различных групп товаров, так и различных параметров самого товара (например его параметр Фиксированная цена). К тому же каждый контрагент имеет настройку на ту или иную колонку в прейскуранте. Плюс к этому он может по некоторым группам товаров иметь так называемую спеццену с указанием специфических типов цен для отдельных брендов.
Автоматизация основных бизнес-процессов дистрибьюторской компании делает их более эффективными. При использовании этой программы формирование заявки, например, на поставку товаров потребует всего пару минут и пройдет в полностью управляемом и прозрачном режиме.
1 Off-line — система транспортировки данных (экспорт/импорт информации, контроль ее целостности, подтверждение доставки пакета и пр.). Экономичное решение проблемы синхронизации территориально распределенных баз данных комплекса «Универсал».
On-line — прямой доступ удаленных пользователей к базе данных комплекса в режиме реального времени.
Документы без приписок Полезные советы Электронный документооборот на предприятиях становится обычным делом. При всех его преимуществах существует проблема, которую необходимо решать, — это неизменность сохраняемой информации. Если для бумажного документа вполне актуальна поговорка «что...
