Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Несмотря на то, что учетные программы стали обязательным инструментом у большинства специалистов, пристрастие бухгалтеров к электронным таблицам Excel не ослабевает.
Интерес к Excel у многих специалистов сохраняется не только и не столько благодаря укоренившейся привычке работать с универсальной программой. Говорить о достоинствах электронных таблиц как мощнейшего расчетного инструмента с широкими аналитическими возможностями не имеет смысла: они общеизвестны. Гораздо интереснее рассмотреть способности Excel обрабатывать данные, созданные в других программах. Именно анализ информации, импортированной из других баз данных, программ, ресурсов (например Интернета) делает эту программу незаменимой для многих специалистов. Бухгалтер в этом ряду не исключение.
Бухгалтеру всегда чего-то не хватает
Казалось бы, что еще необходимо ему, вооруженному самой современной учетной программой, — многие расчеты автоматизированы, в систему по умолчанию заложены десятки отчетных форм. Если необходимо учесть особенности учета на предприятии, — пожалуйста, любая из этих форм может быть специально настроена под запросы пользователя. Чтобы сделать максимально удобной подготовку отчетов, к услугам бухгалтера различные регламентированные отчеты. И тем не менее, как говорится, всегда чего-то не хватает. В первую очередь, это касается нерегламентированных отчетов. Настраивая учетную программу, нельзя сразу предусмотреть потребность в такой аналитической информации. Только в процессе работы становится ясно, какие потребуются данные и в какой форме. Вот здесь и может проявить себя Excel как удобный систематизатор табличных данных и гибкий их анализатор. Для этого достаточно только импортировать данные в соответствующий формат и загрузить их в электронные таблицы.
В учетных автоматизированных программах многие данные представлены в табличной форме — именно в том виде, в котором удобно обрабатывать в электронных таблицах. Возьмите, к примеру, расчет заработной платы. Еще не встречал такой программы, которая соответствовала бы потребностям пользователя. Вот где в полной мере проявляют свои недюжинные способности электронные таблицы Excel. Достаточно импортировать таблицу основных данных, а дальше можно добавлять необходимые графы, записывать в них расчетные формулы и получать неограниченные учетные и управленческие возможности. И что самое главное — данные в таблице Excel всегда поддерживаються в актуальном состоянии с первоисточником.
Не менее удобно перенести в электронные таблицы, например, данные из справочников (клиентов, товаров и т. д.). Это позволит не только распечатывать их, но и расширить дополнительными функциями с возможностью анализа входящих данных.
Наконец, импорт данных позволяет избежать повторного их ввода для анализа в электронных таблицах Excel. Само собой разумеется, что данные, импортированные в электронные таблицы, можно поддерживать в актуальном состоянии — при каждом занесении в базу данных новой информации они автоматически будут обновляться в таблице. В Excel для этого встроена функция Обновление данных. Существует несколько способов обновления импортированных данных, например при каждом открытии книги или автоматическое обновление через заданные интервалы времени. Причем во время актуализации данных можно продолжать работу в Excel.
Итак, вывод один: импорт в Excel данных, созданных в других программах, — хорошая возможность расширить функционал специализированной бухгалтерской программы, обработать импортированные данные мощным вычислительным инструментарием и произвести комплексный анализ данных, полученных из внешних источников1. Как ее реализовать?
Быстрая дорога в Excel
Существуют два основных способа создания файлов Excel из данных внешних приложений:
— использование технологий Microsoft (DDE, OLE и др.);
— использование файла в формате, понятном Excel (xla, xls, xml, html, csv и др.).
В зависимости от того, данные из какого внешнего источника будут импортированы в Excel, используется один из этих способов. Так, например, если вам необходимо будет иметь у себя на компьютере постоянно обновляемую таблицу биржевых котировок, которую вы получаете из Интернета, используется стандартная технология Microsoft. Если возникнет необходимость перенести данные из бухгалтерской учетной программы, используется файл в формате, понятном Excel.
Современные бухгалтерские программы содержат функцию экспорта данных. Самые продвинутые из них осуществляют экспорт непосредственно в формат данных Excel. Сохраненный таким образом файл можно открывать в Excel и обрабатывать его.
У остальных путь несколько длиннее. Сначала выбираются документы, которые будут конвертированы в другой файл, затем нужно выбрать его имя — как правило, экспорт данных происходит в обычный текстовый файл (самое распространенное расширение *.txt, хотя встречаются и другие). После этой процедуры файл уже импортируется в электронные таблицы.
Чтобы пройти процедуру импорта в Excel, достаточно сделать только три шага. Предварительно создайте новую книгу Excel. Затем через меню Данные — Импорт внешних данных — Импортировать откройте диалог для выбора импортируемого файла, в результате чего автоматически запустится «Мастер импорта». Останется сделать три шага, чтобы данные попали в электронную таблицу.
Первый шаг — выбирается формат исходных данных и формат файла, т. е. решаем, как будет представлена информация в таблице. Здесь можно также указать программе, чтобы импорт данных проходил не с первой строки, и предварительно просмотреть файл.
Второй шаг — устанавливаются разделители для текстовых данных. Так как импортируется текстовой файл, то в нем разделители данных (запятая, точка с запятой, табулятор и т. д.) будут «метками» для формирования строк и столбцов таблицы. Если вы неправильно выбрали тип данных, и они неверно разбиты по столбцам (результат будет виден в окне), можно вернуться на шаг назад.
Третий шаг — устанавливает для каждого столбца формат данных. На этом этапе можно выбрать столбец (группу данных) и исключить его из процесса импорта. Для этого необходимо выделить его и установить опцию Пропустить столбец. Если представленный в окне образец разбора данных подходит вам, можно заканчивать импорт — нажмите кнопку Готово. Останется только определить, где будут сохранены данные — на том же листе или отдельном.
Можно также установить дополнительные настройки (кнопка Свойства). Если вы хотите запретить обновление данных в созданной таблице, снимите флажок Сохранить определение запроса. Здесь можно также указать интервал, через который будут автоматически обновляться импортированные данные.
Если созданная таблица была дополнительно отформатирована (см. рисунок), то можно заставить программу сохранять пользовательский формат после обновления внешних данных (установите флажок Автоформат данных). Может случиться так, что количество строк в источнике данных изменится (увеличится или сократится), — это действие можно учесть при импорте, установив соответствующий параметр. Для этого в окне Свойства внешнего источника включите опцию Автоформат данных. И, наконец, можно копировать формулы из источника внешних данных, если установить флажок Заполнить формулами соседние столбцы.
Установив все настройки, нажимаем в окне Импорт данных кнопку ОК — и электронная таблица создана.
Ценность импорта данных в Excel заключается в том, что можно периодически обновлять таблицу, получая свежие данные из программы-первоисточника. Принудительно поддерживать таблицу в актуальном состоянии с внешним источником просто — достаточно нажать Обновить данные (меню Данные). Появится диалоговое окно, в котором выбирается файл — источник внешних данных. Нажимайте кнопку Импорт — и данные автоматически будут актуализированы. Теперь можно обрабатывать данные инструментарием Excel.
На что важно еще обратить внимание? Импортировав данные в таблицу Excel, пользователь, конечно же, дополнит ее графами и расширит ее возможности, записав необходимые формулы. Но имейте в виду, что при каждом последующем обновлении обновленные данные будут располагаться в тех же столбцах, что и до обновления. Поэтому все пользовательские новшества производите только в дополнительных столбцах справа от основных.
Прыжок из Интернета
Импортируются данные не только со своего компьютера. Таким источником может быть другой компьютер или Интернет. В первом случае, естественно, необходимо право доступа к такому ПК. Алгоритм импорта аналогичен приведенному выше.
Несколько отличается порядок импорта информации из Интернета. Для этого, как обычно, откройте книгу Excel и создайте веб-запрос (меню Данные — Импорт внешних данных). Откроется одноименное окно, в котором в соответствующее поле введите адрес веб-страницы, содержащей импортируемые данные, и нажмите кнопку Пуск. В окне появится нужная страница (если у вас, конечно, установлено соединение с Интернетом).
Таблицы, которые можно импортировать в Excel, будут отмечены значками . Щелкните на тот значок, который расположен возле нужных вам данных. Эта таблица будет выделена рамкой, а значок изменится на такой . (Если значков в окне не видно, пощелкайте на значке ). Теперь можно нажимать на кнопку Импорт, и данные автоматически будут перенесены в электронную таблицу на вашем ПК.
1 Данные, хранящиеся вне MS Excel (например, базы данных бухгалтерской программы, MS Access, базы данных, хранящиеся в Интернете).
Требования к данным, импортируемым в Excel:
— каждый столбец данных должен иметь заголовок в первой строке;
— каждый столбец должен содержать только однотипные данные (только цифры, только текст);
— между столбцами не должно быть пропусков или столбцов без данных.
Справка всегда под рукой Полезные советы Операционная система Windows содержит много утилит, расширяющих функциональные возможности системы. Подавляющее их большинство находится не в меню Программы, а спрятано в системной папке в файловом представлении. «Спрятано» — не значит, что пользоваться.....
Первичные документы по факсу № 42 (20.10.2008) :: Прикладные программы Передача документов по факсу — самый распространенный способ подтверждения выполнения обязательств по договору. Что может быть проще — вложил платежку в факс-аппарат, и ваш контрагент через пару секунд получил ее точную копию. Правда, при одном условии:.....
Как организовать важных клиентов № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь...
