Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
При всех преимуществах использования в учете автоматизированных систем электронные таблицы Excel остаются непревзойденным средством обработки табличных данных. А ведь именно такая форма представления информации традиционна и наиболее удобна для бухгалтерского учета.
Широкая функциональность Excel позволяет использовать его возможности для учетных и аналитических операций как частными предпринимателями, так и бухгалтерскими службами крупных предприятий.
Вот примеры.
Частное предприятие имеет несколько торговых точек, ведет учет их деятельности и отчетность в Excel. Для этого используются электронные таблицы, в которые заносятся различные данные.
Задача 1. Автоматизировать таблицу так, чтобы торговые точки, не имеющие прибыли в какой-либо день (когда, к примеру, не работали), отсутствовали в таблице в этот день и появлялись в другие дни.
Такую задачу (или подобную ей) проще всего решить, используя функцию Фильтр. Так как основным условием представления данных является наличие прибыли, то фильтровать их необходимо по графе «Прибуток». Для этого выделите этот столбец и в меню Данные — Фильтр щелкните на строке Автофильтр. В правом нижнем углу заголовка столбца появится знак автофильтра . Откройте список условий фильтрации, щелкнув по значку. Чтобы выполнить поставленную задачу, выберите в этом списке строку Непустые. В таблице автоматически останутся данные по тем торговым точкам, у которых в этот период была выручка.
Задача 2. Показать в таблице только те торговые точки, у которых была выручка не меньше плановых показателей (т. е. 200 грн).
Возможности Автофильтра можно использовать в более широком диапазоне, если привести в действие Пользовательский автофильтр. Для этого в открывающемся списке фильтра выберите строку Условие, в результате чего откроется окно пользовательского фильтра. В группе параметров слева выберите операцию фильтрации (нам необходимо больше или равно), а затем в поле справа введите значение планового показателя для торговой точки (т. е. 200) и нажмите ОК. В таблице будут автоматически скрыты данные по всем торговым точкам, не выполнившим план.
Если потребуется, наоборот, выявить отстающих, введите другое условие — меньше. Для включения другого набора условий фильтрации выберите нужное положение переключателя «И» — «Или». Например, чтобы убрать из списка невыполнивших план те торговые точки, которые вообще не дали выручки, установите переключатель в положение И, а затем в расположенных ниже полях выберите дополнительно не равно и значение 0.
Задача 3. Получить аналитические данные по торговым точкам, которые соответствуют нескольким условиям. Предположим, вам необходимо выявить в отчетном периоде все данные, касающиеся торговых точек Иванчука и Петренко в дни, когда их выручка составила не менее 300 грн.
Решить такую задачу удобнее всего с помощью функции Расширенный фильтр (меню Данные — Фильтр). Для иллюстрации используем ту же таблицу, однако ее потребуется несколько дополнить. Чтобы ввести в действие механизм Расширенный фильтр, над таблицей вставьте несколько пустых табличных строк, оставив между ними и основной таблицей пустую строку. В эти строки будут вноситься условия фильтрации данных, а сама таблица будет диапазоном условий для фильтрации.
Обратите внимание, чтобы столбцы дополнительных строк имели такие же заголовки, как и в основной таблице!
Теперь введите в строки под заголовками столбцов требуемые критерии фильтрации. В столбец Продавець внесите текст Иванчук и Петренко, в столбец Прибуток — >300 (символ > доступен только на английской раскладке клавиатуры). Условия отбора для каждого столбца необходимо вводить непосредственно друг под другом в отдельные строки.
Теперь откройте окно Расширенный фильтр (меню Данные — Фильтр). Если вы не хотите менять вид учетной таблицы после фильтрации, а собираетесь перенести отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место. Затем в поле Поместить результат в диапазон укажите верхнюю левую ячейку области вставки. Правда, при этом перенесенные строки будут включать только столбцы, заголовки которых были скопированы.
Более наглядным результат фильтрации будет, если просто скрыть ненужные строки. Для этого установите переключатель Обработка в положение фильтровать список на месте.
Укажите исходный диапазон, т. е. область фильтрации данных в таблице, включая заголовки столбцов (выделено красной рамкой). Затем в поле Диапазон условий введите ссылку на область условий отбора, тоже включающую заголовки столбцов (выделено синей рамкой). Чтобы автоматизировать ввод диапазонов, воспользуйтесь диалоговыми окнами, значки которых расположены справа от полей ввода . (При открытом диалоговом окне выделите мышкой требуемый диапазон и сверните окно. Ссылка появится в поле).
Для окончания фильтрации нажмите ОК. В результате таблица сократится и будет содержать только данные, соответствующие условиям отбора.
Используя верхние дополнительные строки, вы можете теперь менять способ фильтрации данных, изменяя значения в диапазоне условий отбора. Фильтрацию в этом случае придется выполнить еще раз.
Как прочитать незнакомый файл Прикладные программы Пользователи электронной почты иногда обнаруживают почтовые сообщения со странным прикрепленным файлом, имеющим название winmail.dat. При попытке открыть его он либо вообще не открывается, либо содержит информационный «мусор». Проблема заключается в том,....
Первичные документы по факсу № 42 (20.10.2008) :: Прикладные программы Передача документов по факсу — самый распространенный способ подтверждения выполнения обязательств по договору. Что может быть проще — вложил платежку в факс-аппарат, и ваш контрагент через пару секунд получил ее точную копию. Правда, при одном условии:.....
Как организовать важных клиентов № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь...
