Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Трудно назвать какую-либо расчетную операцию, с которой не справились бы электронные таблицы. Когда речь заходит о доступности, простоте и функциональности, — Microsoft Excel просто непревзойденный. Но есть в электронных таблицах, так сказать, святая святых — сводные таблицы, удобный и эффективный инструмент для анализа многомерных данных. Освойте их — и для вас станут доступными многие учетные задачи. А благодаря использованию мощных программных средств анализа первичные данные превратятся в ценные управленческие сведения.
Сводная таблица — это удобный интерактивный инструмент для суммирования больших объемов данных с помощью различных методов вычисления. Ее преимущество — возможность быстро реорганизовывать табличные данные, фокусируя внимание пользователя на различных аналитических взаимосвязях. Не спорю, что, используя современную учетную программу, можно сделать и определенные выборки из имеющейся информации и подытожить различные суммовые показатели. Но, без сомнения, никакая учетная программа не сравнится с аналитическими возможностями Microsoft Excel и не имеет такого уникального механизма, как сводные таблицы. Особенно эффективно применять их, когда с помощью бухгалтерской программы нельзя решить поставленную задачу. Во многих случаях использование этого инструмента позволяет получить значительный выигрыш во времени.
Что может сводная таблица? Любая бухгалтерская информация может быть представлена в виде стандартной таблицы, в которой данные сгруппированы по определенным категориям. На рисунке показана обычная форма представления первичных учетных данных — результаты продаж в торговых точках малого предприятия. Казалось бы, какие дополнительные сведения можно еще извлечь из представленной информации? Но если использовать для преобразования этих данных инструментарий сводной таблицы, перед вами — готовая база для глубокой аналитической работы. Давайте просмотрим с помощью этого механизма несколько категорий данных под различными углами зрения.
Аналитический калейдоскоп
Чтобы привести в действие аналитический механизм сводной таблицы, запустим Мастера. Для этого выделите диапазон данных, обязательно включая заголовки столбцов, и откройте окно Мастера (меню Данные — Сводная таблица). При этом вам достаточно будет только указать место, где будет размещена готовая сводная таблица (если выбран существующий лист, укажите ячейку, в которой будет левая верхняя ячейка сводной таблицы). Останется только нажать кнопку Готово. В результате в указанном вами месте появятся заготовка сводной таблицы со структурированными областями, а также список доступных полей. При перетаскивании этих полей из окна списка в структурированные области автоматически выполняются подведение итогов, их вычисление и построение отчета.
Несмотря на то, что структура сводной таблицы намного сложнее своей исходной предшественницы, формы их подобны — в отчете сводной таблицы каждый столбец или поле исходных данных становится полем сводной таблицы, в котором подводятся итоги нескольких строк. Перетащите из окна списка элемент Продавец в область строк, элемент Товар — в область столбцов, а элемент Сумма — в область данных. Таблица автоматически примет вид, показанный на рисунке. По умолчанию настройки обеспечивают автоматическое добавление строк с общими итогами по строкам и столбцам. Так, в готовом отчете сводной таблицы поле данных, например поле суммарных объемов продаж, содержит суммируемые значения. Например, ячейка H7 содержит объемы продаж товара «капуста» торговой точкой Иванчука, которые суммированы по столбцу Сумма исходной таблицы.
Информативность созданной таблицы значительно повысится, если использовать оставшиеся элементы в списке доступных полей. Можно, например, создать поле страницы, перетащив свободный элемент в область страницы в верхней части отчета. Очень удобно использовать поле страниц при просмотре данных для разделения на несколько групп. (Если область страницы отсутствует, т. е. поля строк или столбцов начинаются на первой, вырежьте сводную таблицу и вставьте ее на строку ниже). Попробуйте перетащить туда элемент Дата. Вы получите новое поле с открывающимся списком. Данные этого поля тоже непосредственно будут влиять на содержание сводной таблицы. Если открыть список поля Дата и выбрать в нем вместо строки Все, например, строку 16.10.06, то сводная таблица отразит данные по продажам не за весь учетный период, а только за один день — 16 октября 2006 г.
Если использовать элемент Продавец как поле страницы, то вы сможете просматривать итоговые данные о каждой торговой точке отдельно от итоговых данных всего предприятия.
Взглянем на торговлю с другой стороны
После создания сводной таблицы с ее помощью можно легко управлять данными, получая различные итоги по исходным данным или показывая более подробные данные по нужным областям. Это достигается изменением месторасположения строк и столбцов. Так, для отдела планирования будет интересен другой срез аналитических данных — объемы реализации отдельных групп товара по дням.
Перетащите поле Товар в область строк вместо поля Продавец (его переместите в поле страницы, перетащите его в область страницы в верхней части отчета — внетабличную зону, там, где находится Дата), а поле Дата переместите в область столбцов. В результате получите информацию по суммарным продажам по предприятию каждой группы товара по каждому дню учетного периода. Если вам понадобится детализировать итоги в таком разрезе по конкретной торговой точке, достаточно воспользоваться раскрывающимся списком поля Продавец и выбрать нужную строку.
Благодаря интерактивности отчета сводной таблицы можно не только изменять представление данных для просмотра дополнительных подробностей, но и вычислять другие итоги, такие как количество или среднее значение.
Анализ в картинках
Еще одна особенность сводных таблиц — их можно отражать в графическом виде с помощью сводной диаграммы. Так же как и таблица, сводная диаграмма позволяет изменять и макет, и данные, отражаемые в ее отчете. Отчет сводной диаграммы всегда находится в интерактивной связи с отчетом сводной таблицы. Если изменить положение поля в одном из отчетов, автоматически произойдет изменение в другом отчете. Коренное отличие сводной диаграммы от обычной в том, что достаточно создать одну-единственную сводную диаграмму и просматривать данные разными способами, изменяя только исходные данные или макет.
Аналитические способности сводной таблицы применяются не только на данных, введенных в Excel. Отчет сводной таблицы может быть основан на внешних источниках данных (базе данных MS Access, веб-запросе — данных, извлекаемых из Интернета, других запросах и т. д.). Достаточно лишь отправить эти данные в книгу Excel, а затем можно строить отчет на основе диапазона рабочего листа, содержащего извлеченные данные.
Надеемся, вы еще раз убедились, что сводные таблицы — мощнейший аналитический инструмент, доступный любому пользователю. Даже рядовой бухгалтер с помощью сводных таблиц сможет не только увидеть пути повышения эффективности бизнеса, но и самостоятельно автоматизировать некоторые операции (например наладить складской учет).
А знаете ли вы, что...
… большинство бухгалтерских программ работает на основе механизма сводных таблиц. Именно он значительно ускоряет подсчет оборотов по счетам, контрагентам, периодам.
…OLAP (Online Analytical Processing) — другое название сводных таблиц. С помощью этого инструмента создаются многомерные отчеты, в которых экономические показатели анализируются одновременно по 3 и более осям.
Внимание!
Данные во многих объектах электронных таблиц Excel автоматически обновляются, как только вносятся изменения в первоначальный источник.
В сводных таблицах обновление производится лишь по команде пользователя, если выбрать Обновить данные (меню Данные).
Веб-страница на вечную память Полезные советы Мы уже рассказывали вам, как обеспечить доступ к нужной веб-странице, не подключаясь к Интернету. Для этого необходимо обеспечить автономный доступ к данному ресурсу: в меню Избранное выберем команду Добавить в избранное и установим флажок Сделать...
Первичные документы по факсу № 42 (20.10.2008) :: Прикладные программы Передача документов по факсу — самый распространенный способ подтверждения выполнения обязательств по договору. Что может быть проще — вложил платежку в факс-аппарат, и ваш контрагент через пару секунд получил ее точную копию. Правда, при одном условии:.....
Как организовать важных клиентов № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь...
