Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Сколько денег должно быть у предприятия, чтобы обеспечить его функционирование и развитие? Как спланировать текущие расходы и предусмотреть будущие издержки? Если оставить денежные потоки предприятия на самотек, то отрицательные последствия не заставят себя долго ждать.
Эффективность работы предприятия, его финансовое благополучие и доходность во многом зависят от грамотного управления денежными средствами. Предприятие будет испытывать финансовые затруднения, если на балансе нет минимального запаса денежных средств. Впрочем, их избыток может указывать отнюдь не на финансовое здоровье фирмы.
Управление денежными потоками на предприятии — непростая задача. Порой она требует значительных творческих усилий от ответственных за эту деятельность сотрудников. Сейчас большинство компаний сталкиваются с различными проблемами, связанными с потерями от неэффективного использования денег, и как результат — проблемами со своей ликвидностью1. Механизм, позволяющий контролировать ликвидность компании и максимально эффективно использовать денежные средства, — платежный календарь.
Можно представить платежный календарь как график поступления средств и осуществления платежей, а можно — как совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Безусловно, сколько людей, столько и видов решения различных задач. Представлений о платежном календаре существует множество. Не будем спорить о терминологии и рассмотрим, что такое платежный календарь в одном из представлений.
Кто «рулит» денежными потоками
Платежный календарь — это система управления денежными потоками (поступлениями и выплатами) компании. Мы акцентируем внимание на слове «управление». В этом варианте управлять — значит планировать, контролировать и анализировать.
Как работали еще недавно большинство средних и малых компаний, рассмотрим на примере производственного предприятия. (Сейчас ситуация улучшается и все больше компаний начинают соблюдать платежную дисциплину). В такой компании есть несколько подразделений:
— отделы продаж и закупок;
— маркетинговый отдел;
— администрация;
— финансово-экономический отдел;
— производственные участки.
Все эти отделы выполняют свою конкретную работу, без которой предприятие не сможет существовать и развиваться. Чтобы конкретное подразделение исполняло свою функцию, необходимо использовать деньги. Так, службе закупок необходимо оплачивать счета поставщиков, отделу маркетинга — платить за рекламные акции, каждому подразделению — покупать технику, канцтовары, ездить в командировки, получать заработную плату и т. д. И если какая-то из служб не сможет выполнять качественно свою работу, то под угрозой окажется развитие всей компании.
Кто решает, нужно ли сегодня понести какие-то затраты для деятельности отдела? Вполне очевидно, что на этот вопрос может ответить руководитель каждого конкретного подразделения или человек, которому он делегировал часть полномочий. Отсюда вывод: необходимость в затратах для каждого подразделения (следовательно, и необходимость в выплатах) определяет руководитель каждого подразделения.
На практике оно так и происходит. Руководитель подразделения принимает решение о том, что ему в отдел необходимо купить новый компьютер, идет в бухгалтерию или финансовую службу и просит оплатиль покупку. И хорошо, если на расчетном счете есть деньги, — тогда бухгалтер оплачивает счет и проблема решена. А если денег на счету нет? А представьте, что пришли пять человек и попросили денег больше, чем есть на счете, раза в два? И всем надо срочно. Как решить, кому не оплачивать? У вас тоже такое происходит?
Такая ситуация очень часто случается в практике украинских компаний. Основные проблемы, с которыми они сталкиваются:
— отсутствие системы планирования поступлений и выплат денежных средств;
— отсутствие формализованных процессов, по которым заявки на выплаты денег подаются, утверждаются и оплачиваются;
— слабая культура платежной дисциплины как таковой, в частности, даже из-за особенностей менталитета.
Решить такие вопросы помогает механизм платежного календаря как подсистема бюджетного управления компанией. Основное предназначение платежного календаря — структуризация, формализация и автоматизация системы денежных потоков на предприятии.
Для того чтобы платежный календарь заработал, необходимо начать планировать денежные потоки, разработать принцип прохождения и утверждения заявок на выплаты, который будет понятен каждому сотруднику. Реализация этой задачи невозможна без осознания принципиального положения: планированием поступлений и выплат не могут заниматься финансовый директор, финансовая служба или бухгалтер.
Необходимо не распределять недельный план выплат по каждому дню, а именно планировать выплаты и поступления компании. Если компания пытается запустить механизм платежного календаря и поручить финансовому отделу планировать потоки денежных средств, то шансы на запуск значительно сокращаются. Почему? Да потому, что необходимость в затратах (а значит, и в выплатах) каждого подразделения определяют руководители подразделений, а не финансовая служба.
Планирование денежных потоков — это комплексная задача, которую необходимо решать руководителям подразделений совместно с финансово-экономической службой. Каждое подразделение планирует свои выплаты, например, на год помесячно, каждый месяц конкретизирует и детализирует план понедельно. Эти планы собираются по всей компании и утверждаются руководством. И только с этого момента финансовая служба начинает полноценно управлять денежными потоками. В результате финансовый директор или главный бухгалтер может легко отказать в оплате счета, которого нет в утвержденном плане компании. Теперь финансовая служба может эффективно распределять денежные потоки по каждому дню, размещая излишки на депозите и зарабатывая на этом, а не привлекая, как раньше, в критические моменты кредиты и неся расходы по процентам.
Платежный календарь в действии
Внедрение платежного календаря подразумевает последовательное выполнение следующих задач:
a) составить регламент планирования, в котором указать, кто, в какие сроки, какие бюджеты планирует, согласовывает и утверждает;
b) составить регламент взаимодействия различных отделов с финансовой службой с целью осуществления выплат (кто и когда подает заявку на выплату денежных средств, в какие сроки и кем она должна быть утверждена, оплачена);
c) автоматизировать упомянутые регламенты, обеспечив автоматический контроль превышения лимитов.
Как видно, первых два пункта — это методологический участок работы. Очень важно составить регламенты и лишь затем приступать к автоматизации платежного календаря. Если попытаться компенсировать отсутствие платежной дисциплины внедрением какого-нибудь программного продукта без предварительного описания методологами процесса заявок на денежные средства, то так или иначе при внедрении программы проявятся методологические недоработки. В результате система может так и не запуститься, и причины незапуска так и останутся невыясненными.
Приступать к автоматизации стоит после описания самого процесса. Автоматизированный платежный календарь подразумевает настроенный в «ИНТАЛЕВ: Документооборот» бизнес-процесс (см. пример на рисунке) и обученных пользователей, знающих, как работать с этим процессом. Каждый сотрудник компании, имеющий право инициировать заявку, знает, как это сделать в программе. После запуска заявки он точно знает, в какой последовательности будет проходить утверждение его заявки. В любой момент он может зайти в программу и посмотреть, на какой стадии утверждения находится заявка, сколько еще времени по регламенту осталось у исполнителя задачи для того, чтобы ее утвердить.
В свою очередь, руководство всегда может проанализировать число поданных заявок за период, средние сроки исполнения заявки, оценить нагрузку на финансовую службу.
Связка модулей «ИНТАЛЕВ: Документооборот» и «ИНТАЛЕВ: Корпоративные Финансы» позволяет сотрудникам планировать свою деятельность (в т. ч. и выплаты ДС) и автоматически контролировать выплаты по утвержденным плановым лимитам. Это дает возможность не искать по экселевским табличкам и листочкам бумаги утвержденные планы руководства для очередной просьбы проплатить какой-то счет. Программа автоматически проверит, есть ли заявка в утвержденном плане, и в случае превышения лимита — предупредит об этом (или вообще не даст провести заявку).
Платежный календарь легко приживается в компаниях с процессно-ориентированной корпоративной культурой2, с жестко определенными центрами финансовой ответственности (ЦФО) и регламентированным документооборотом. В тех же компаниях, где культура была иной, платежный календарь способствует налаживанию дисциплины и ориентированию корпоративной культуры на процессную.
Правда, довольно часто даже внедренный платежный календарь не позволяет финансовому директору на 100% быть уверенным в полном контроле денежных средств. Такую дисциплину нарушают ее же заказчики — директора и собственники компаний. Как говорится, нет правил без исключений: если владелец компании сказал «надо», значит, будут платить.
Функционал платежного календаря может быть использован в компании любого масштаба: от небольшой компании до крупного холдинга. Можно задаться вопросом: а нужен ли предприятию платежный календарь, решит ли он его проблемы? Всех проблем, конечно, не решит. Основной критерий, характеризующий необходимость использования платежного календаря, — внутренние и внешние потери компании от его неиспользования обходятся дороже, чем затраты на его внедрение и содержание.
Платежный календарь — это целая культура управления денежными потоками. В компаниях, внедривших у себя механизм платежного календаря, существенно меняется понимание ценности такого механизма. Ведь он устраивает всех: руководители подразделений уверены, что если выплата была утверждена, то никаких загвоздок с ее реализацией не должно возникнуть, финансовая служба планирует и распределяет движение денег, выполняя свою прямую функцию обеспечения ликвидности компании.
Можно проиллюстрировать значение платежного календаря, сравнив финансовую службу компании, работающую без платежного календаря, с гребцом байдарки, который сидит спиной к направлению движения. В этом случае лодка может подплыть очень близко к обрыву, когда уже будет поздно сворачивать. Ситуация кардинально меняется и краха не будет, если финансового директора вооружить платежным календарем, а гребца посадить спиной к корме. Внедренный платежный календарь позволяет существенно повысить управляемость денежными потоками в компании, тем самым обеспечивая возможность поддерживать ее ликвидность.
Используя платежный календарь в решении «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2005» + «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005», компании с методически правильно построенной финансовой моделью, с четко распределенными ЦФО, их правами и обязанностями закрепят достигнутые результаты и создадут условия для дальнейшего роста своих экономических показателей.
Редакция «Автоматически» благодарит компанию «ИНТАЛЕВ Украина» за предоставленную информацию для подготовки статьи.
1 Ликвидность — способность активов быть быстро проданными по цене, близкой к рыночной. «Ликвидный» означает «обращаемый в деньги».
2 Модель управления компанией, в которой акцент делается на качественном выполнении процессов (поощряется своевременное выполнение задач и не приветствуются отклонения от формализованного процесса), позволяет контролировать работу по качественным и количественным параметрам.
«1С:Бухгалтерия 8.0». Учебная версия
В конце октября 2006 года вышла учебная версия «1С:Бухгалтерии 8.0 для Украины». Данный продукт предназначен для освоения программы «1С:Бухгалтерия 8.0» и обучения ведению компьютеризированного бухгалтерского учета и подготовки регламентированной отчетности в системе «1С:Предприятие 8.0». Книга содержит описание конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0» и приемов работы с системой «1С:Предприятие 8.0» в режиме пользователя.
Диск включает:
— учебную версию платформы «1С:Предприятие 8.0» — ту же, что и в версии для обучения программированию;
— конфигурацию «Бухгалтерия для Украины (учебная)»;
По пути бухгалтера Не «1С»-ОМ единым На службе у современного бухгалтера сейчас находится самое различное программное обеспечение. Это и автоматизированная учетная система, и коммуникационные программы, такие как клиент-банк. Особое место в этом ряду занимают справочные программные продукты....
