Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Первичка. Без этой бумажной канители не обходится ни один бухгалтер. Что с ней делать, как не утонуть в массе платежек, счетов-фактур, накладных, не потерять ни одну из них, как их хранить? Ответ, в общем-то, лежит на поверхности — держать ее всю в одном месте.
Четкая организация работы с первичной документацией — не только необходимое условие для эффективной работы бухгалтерской службы предприятия, но и возможность контроля со стороны руководства и быстрого доступа при проверке соответствующих органов. Каждый из вас, кто ежедневно сталкивается с множеством операций, оценит, насколько удобно иметь всегда под рукой всю первичную документацию, систематизированную в базе, позволяющей создавать, хранить и контролировать первичку.
Достигнуть такого порядка под силу только автоматизированным системам. Среди множества подобных программных продуктов выделим комплексную программу «АС Первичка», созданную фирмой «Альфа-Софт» (г. Киев). Эта программа удобна для подготовки, хранения и печати первичной бухгалтерской документации (счетов-фактур, налоговых и расходных накладных, платежных поручений) в соответствии с украинским законодательством. В состав комплекта входят программы «Первичка» и «Платежки» (для подготовки платежных поручений).
Все в одном окне
Программа «Первичка» — удобный инструмент для создания и хранения основных бухгалтерских документов. Ее интерфейс позволяет быстро найти или создать нужный документ.
В программе есть три основных раздела:
— Документы;
— Клиенты;
— Владелец.
Раздел Документы — основное окно программы, содержащее полную информацию о том, кто ваши контрагенты и какие первичные документы находятся в базе. Он используется для подготовки, хранения, печати счетов-фактур, расходных и налоговых накладных, а также для контроля за платежами (поступлениями денег, которым не предшествовала выписка счета-фактуры, но на которые необходимо оформить соответствующие накладные).
В разделе Клиенты ведется база контрагентов, которым выписываются документы. База пополняется с помощью удобной формы, благодаря которой легко отредактировать данные или удалить их из базы.
Независимо от количества ваших клиентов, поиск нужного контрагента не составит никакого труда. В программе использована многофункциональная система поиска по восьми критериям. Это же касается и поиска хранящихся в базе документов. Меню Поиск расширяет эти возможности — можно также открывать документы, используя только их номера. Причем как по отдельному клиенту, так и по всей базе документов, — достаточно ввести любые 3 — 4 символа. Программа также позволяет выбрать соответствующие документы за установленный пользователем период.
В разделе Владелец вы должны заполнить данные о своей фирме и необходимые для заполнения документов реквизиты. При этом изменение реквизитов возможно только при наличии регистрации программы у ее разработчика. Эта процедура обязательна в начале работы с программой. Желательно заполнить все предусмотренные в форме поля, так как это даст возможность впоследствие автоматически заполнять ваши реквизиты во всех создаваемых документах. После этого сохраните внесенные в базу данные, нажав кнопку Сохранить изменения в данных.
В разделе Владелец есть кнопка Очистить базу документов, нажатие на которую приводит к удалению из рабочей базы данных всех ранее внесенных документов. Чтобы от неосторожных действий не лишиться всей первичной документации в электронном виде, лучше регулярно копировать базу данных. Для этого в разделе есть кнопка Создание резервной копии базы, позволяющая скопировать существующую базу данных в каталог DatabaseBackup в главном каталоге программы.
Для начала работы с программой предварительно заполните базу клиентов. Для подготовки документа выберете контрагента из списка клиентов (двойным щелчком по левой клавише мыши). В результате в правом верхнем поле раздела Документы должны появится его реквизиты, а в нижних таблицах раздела отразятся списки всех выписанных документов данному клиенту. Для работы с документами (счетами или накладными) используйте и контекстные меню.
Для подготовки накладной необходим соответствующий счет-фактура или платеж денег на счет. Новая накладная выписывается на счет-фактуру или платеж, указанный в соответствующих таблицах. Программа не допустит повторную подготовку накладной на один и тот же номер счета-фактуры или платеж. Однако можно выписать одну накладную на несколько счетов-фактур одного клиента. Для этого достаточно выделить нужные счета-фактуры в списке, при этом выбранные номера появятся в строке С/ф для новой накладной.
Настройка программы проста, но с полезными опциями. Например, можно установить величину НДС в процентах, формат цены в документах или в строке суммы гривни заменить на доллары. В счет-фактуру — включить банковские реквизиты клиента или, если позиции в документе заполнены на русском языке, то и итоговую сумму вывести на русском языке.
Бесплатная попытка
Чтобы установить программу на компьютер, необходимо скачать ее дистрибутив с сайта разработчика (объем архива — 2,48 МБ). Для установки достаточно запустить файл setup.exe, после чего в перечне программ появится строка АС Первичка с программами Первичка и Платежки.
Вы можете поработать с демоверсией программы, используя все ее функции без ограничений. Одно «но» — при этом нельзя будет изменить данные владельца программы, а значит, реквизиты, которые автоматически используются при заполнении первичных документов, не будут соответствовать реквизитам вашего предприятия. Чтобы изменить данные владельца программы, вам придется зарегистрироваться (регистрация платная — около 100 грн). Во время регистрации будет сгенерирован код вашего компьютера, и вы получите ответный код для доступа ко всем функциям. Так что имейте в виду: при изменении параметров компьютера или установке новой операционной системы вам придется перерегистрировать программу.
Первичные документы по факсу № 42 (20.10.2008) :: Прикладные программы Передача документов по факсу — самый распространенный способ подтверждения выполнения обязательств по договору. Что может быть проще — вложил платежку в факс-аппарат, и ваш контрагент через пару секунд получил ее точную копию. Правда, при одном условии:.....
Как организовать важных клиентов № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь...
