Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Оптимизация производства и управление предприятием с помощью электронных таблиц Excel
Для бухгалтера начало нового года всегда сопряжено с подведением итогов, когда на передний план выходит составление финансовой и налоговой отчетности. Именно этот период можно использовать не только для анализа деятельности предприятия за прошедший период, но и наметить пути для повышения эффективности работы в будущем.
Составленный баланс и отчет о финансовых результатах несут в себе ценную информацию о ресурсах предприятия и его потенциале. Вы, наверное, анализируя эти отчеты, ловили себя на мысли, что количество показателей, приведенных в них, намного больше, чем нужно для самого предприятия. Многие из них необходимы только для статистических органов, поэтому важно определить, какие из финансовых показателей наиболее значимы для предприятия.
Заботой любого руководителя должно стать обеспечение прибыльности. Поэтому главная задача специалиста, ответственного за финансовый менеджмент (на небольших предприятиях эта функция ложится на плечи бухгалтера), — контролировать уровень доходности, используя анализ точек безубыточности1. Общеизвестно, что основные показатели эффективности работы — это доход и себестоимость производства. На их основании можно принимать решения о степени рентабельности, о возможности сокращения расходов и увеличения доходов. Чтобы найти наиболее оптимальные варианты решения, необходим точный анализ экономических показателей предприятия и их взаимосвязей. Такие задачи лучше всего решать с помощью электронных таблиц Excel.
Получение прибыли как основной цели деятельности связано с контролем и анализом издержек производства. Чтобы быть прибыльным, нужно их покрывать, в противном случае предприятие рано или поздно разорится. Бухгалтер, глядя на отчет о финансовых результатах, скажет, что в его разделах все разложено чуть ли не по полочкам — информация о доходах и расходах классифицирована по группам так, чтобы можно было определить финансовый результат, как по отдельным видам деятельности, так и в целом по предприятию. Но, несмотря на то, что в отчете довольно подробно раскрывается информация о расходах предприятия, исчисление издержек остается наиболее сложной экономической задачей. Существует несколько видов издержек.
Постоянные издержки — затраты предприятия, не зависящие от объема выпускаемой продукции. В их состав входят расходы на аренду, погашение кредитов, амортизация, административные расходы, зарплата управленческого персонала и другие.
Переменные издержки — расходы предприятия, изменяющиеся при росте или снижении объема производства. К ним относятся, например, стоимость сырья, зарплата работникам предприятия.
Существуют особые виды затрат, такие как смешанные затраты, которые в равной степени можно отнести и к переменным, и к постоянным издержкам (например расходы на ремонт), средние постоянные затраты (расходы на единицу продукции).
Все предприятия несут расходы независимо от того, производят ли они товары или предоставляют услуги. Наиболее важный инструмент для управления этими расходами — анализ предельных издержек и предельного дохода.
Для лучшего понимания анализа эффективности работы будем использовать стандартную финансовую отчетность предприятия, занимающегося производством товаров одной номенклатуры (например сборкой компьютеров).
Предел погашения постоянных издержек (ПППИ) определяется вычитанием из дохода от реализации продукции (строка 010 или 035 «Отчета о финансовых результатах») переменных издержек производства. То есть на практике это разность между доходами и расходами, которые можно зафиксировать. Упрощенно принимаем, что ПППИ = стр. 035 - стр. 280.
Предельный доход (ПД) — это разница между себестоимостью и продажной ценой каждого проданного изделия. Упрощенно можно принять, что ПД = (стр. 035 - стр. 040) : n, где n — количество единиц изделия.
Точка безубыточности (ТБ) — момент в процессе продаж, когда доход равен себестоимости. Упрощенно можно принять, что
ТБ - стр. 035 = стр. 040.
Проанализировав такие данные, получим ответы на вопросы, как сократить расходы и увеличить доходы, оптимизировать сбыт продукции и увеличить рентабельность производства. Как правило, для решения такой задачи необходимо, в свою очередь, оценить влияние этих параметров на такие показатели, как предел погашения постоянных издержек или предельный доход.
Электронные таблицы Excel помогут в удобной форме рассмотреть, какие факторы приводят к увеличению расходов и снижению доходов. С помощью Excel можно менять исходные данные, что позволит наглядно определить, какие нужно изменить расходы, как скорректировать цены или объемы производства, чтобы достичь главной цели любого предприятия — увеличить прибыли и поднять рентабельность.
Рассмотрим на примере, как провести анализ производственной ситуации и вычислить эти показатели. Итак, предприятие собирает и реализует персональные компьютеры. Стоимость комплектующих, используемых при сборке одного ПК, — 1500 грн, дополнительные расходы (программное обеспечение, упаковка) — 100 грн, зарплата специалистов-сборщиков — 200 грн (на 1 ПК). Все производственные расходы на 1 ПК составят 1800 грн. Стоимость реализации 1 ПК равна 2000 грн. Таким образом, вычислим предел погашения постоянных издержек (см. рис.).
Используя электронную таблицу, можно легко проанализировать влияние, объем производства и переменные издержки на тот максимальный объем средств, которые будут израсходованы на обеспечение работы предприятия, т. е. постоянные издержки (арендная плата, лицензии, страховка и т. д.).
Проблемы с «переменными» издержками
Однако далеко не всегда постоянные издержки так явно отличимы от переменных издержек, чтобы выяснить их взаимовлияние. Взять хотя бы зарплату специалистов-сборщиков в приведенном примере. Дело в том, что на любой подобной компьютерной фирме могут использоваться различные системы оплаты труда, что затруднит определение величины постоянных и переменных издержек. Так, сборщик компьютеров может получать:
– фиксированную заработную плату. При этом на основании условий трудового договора ее размер может не зависеть от количества произведенных компьютеров. Расходы на такую зарплату относятся к постоянным издержкам, поэтому их нельзя будет учесть при анализе предела погашения постоянных издержек;
– дифференцированную зарплату, зависящую от количества собранных сборщиком ПК. Но при этом, на основании условий трудового договора, на ее размер не будет влиять общее количество произведенных компьютеров. Расходы на такую зарплату относятся к переменным издержкам (больше собрал — больше получил);
– условно-дифференцированную зарплату, зависящую не только от количества собранных сборщиком ПК, но и от общего числа произведенных компьютеров. Такие расходы называются условно-переменными и относятся к так называемым средним издержкам.
Чтобы понять суть средних издержек, рассмотрим их динамику на примере. Специфика средних издержек, как ступенчатой функции, такова, что ее величина резко меняется при достижении переменной величины (в данном случае — количество собранных ПК) определенного значения. Проиллюстрируем это в электронной таблице.
На нашем предприятии приняты такие условия оплаты, при которых зарплата сборщика исчисляется по следующим критериям: если он собирает меньше 10 ПК, то расходы на зарплату составляют 150 грн за 1 собранный ПК, если больше 10 ПК, то издержки на зарплату за каждый ПК составят 160 грн и т. д. То есть для каждого диапазона уровня производства (т. е. количества собранных ПК) устанавливается ступенчатая зависимость зарплаты от объема сборки. Но здесь не будет прямой зависимости. При достижении определенного соотношения объема выпуска и объема реализации происходит количественный скачок в издержках на зарплату.
В таблице «Расчет условно-переменных издержек» для подсчета расходов на зарплату применяется формула =ЕСЛИ(В$1>B12;МИН(10;(В$1-В12))*С12;0), введенная в ячейку В12.
В этой таблице для каждого уровня объема производства в графе «Зарплата сборщиков в себестоимости ПК» установите соответствующий ему уровень издержек на зарплату (на основании принятых в данном примере условий).
Мы уже знаем, что объем реализации ПК в отчетном периоде составил 45 компьютеров (см. ячейку В1). Переменные издержки пропорционально изменяются от объема производства. Чтобы подсчитать общий объем переменных издержек с учетом средних расходов на зарплату, необходимо рассчитать условно-переменные издержки (в нашем примере к такому виду издержек относятся расходы на зарплату). Если в отчетном периоде было собрано 26 компьютеров, то расходы на оплату труда сборщиков составят 1760 грн на каждые 10 собранных ПК. Однако ситуация резко изменилась бы, если бы в отчетном периоде было собрано, например, 40 компьютеров. Так как на основании принятых на предприятии условий расчета максимальным количеством собранных ПК в формуле расчета является 10 шт., то при дальнейшем увеличении объемов сборки будут снижаться расходы на оплату труда.
С помощью электронной таблицы вы сможете теперь проанализировать влияние различных параметров производства и структуры переменных издержек на предел погашения постоянных издержек. Это позволит спрогнозировать, какой максимальный доход получит предприятие при использовании различных схем оплаты труда.
В следующем номере мы расскажем, как еще можно оценить влияние издержек на доходы, используя с помощью электронной таблицы Excel анализ предельного дохода.
1 Точка безубыточности, характеризующая процесс продаж, в которой доход равен себестоимости производства.
Бразды правления — бухгалтерии Не «1С»-ОМ единым О единстве синтетического и аналитического учета Никто не ставит под сомнение важность бухгалтерского учета. Но насколько используемая на предприятии система учета помогает решать важнейшие задачи, среди которых уплата налогов далеко не...
