Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Учет наличных средств предприятия в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0 для Украины». Часть 1
Во времена лозунга «Социализм — это учет» с особым пиететом относились к учету наличных денежных средств. Ни расширение электронных расчетов (и, между нами, перенос многих мошеннических операций в сферу электронных денег), ни национальные стандарты (никак эти средства из других денежных не выделяющие) ничего не изменили. С одной стороны, операции по-прежнему подробно регламентированы, с другой — остается множество ограничений, за нарушения которых предусмотрены жесткие финансовые санкции.
Рассмотрим, как организован учет наличных средств в новой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0 для Украины». В учете налички на предприятии можно выделить три момента:
— соблюдение различных законодательных ограничений в сфере наличного обращения (увы, здесь автоматизация не всегда может помочь);
— оформление движения средств надлежащими документами и учетными регистрами и отчетами;
— отражение в учете.
Первые два из них требуют предельно внимательного к себе отношения, поскольку нарушения здесь ощутимо штрафуются.
Автоматизация по закону
Ведение учета в электронной форме регламентируется следующим образом. Типовые формы документов, которыми оформляются кассовые операции, утверждены приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. №51 «Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций», разрешающим ведение первичных кассовых документов с помощью компьютера. Пункт 3.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением НБУ от 15.12.2004 г. №637, также допускает регистрацию кассовых ордеров и расходных ведомостей с помощью компьютера.
При этом нужно обеспечить возможность напечатать необходимые документы и «Вкладной лист журнала регистрации кассовых ордеров» за день, который должен давать возможность формировать данные для учета средств по целевому назначению. Пункт 4.4 этого постановления определяет требования к автоматизированному ведению кассовой книги, электронному представлению документов, порядку формирования печатных документов — «Отчет кассира», «Вкладной лист кассовой книги», а также к подписи и хранению печатных форм. Все эти требования учтены в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0 для Украины».
Организация учета наличных денежных средств
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств используется активный счет 30 «Касса» (рис. 1) с двумя субсчетами счета 301 «Касса в национальной валюте» и 302 «Касса в иностранной валюте».
Операции и расчеты с наличными средствами в иностранной валюте отражаются в валюте расчетов и параллельно в гривнях с учетом требований П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов». При этом сумма автоматически пересчитывается (с учетом указанных в справочнике «Валюты» программы курсов валют) в гривни по валютному курсу на день совершения операции и на дату баланса с отражением курсовых разниц. Основная валюта устанавливается в меню Предприятие — Настройка параметров учета (рис. 2).
В методологическом плане учет кассы не вызывает вопросов. Кажется, что здесь трудно придумать что-то новое. Тем не менее, пользователи предыдущей версии программы «1С:Бухгалтерия 7.7» обратят внимание, что организация аналитического учета касс полностью изменилась.
Если обратиться к Инструкции №291, то увидим, что счет 30 «Касса» корреспондирует с большим количеством счетов (28 счетами по дебету и 37 — по кредиту). Конечно, какие-то корреспонденции встречаются очень часто, а какие-то — крайне редко. Поэтому эти средства могут приходить по одним статьям движения, а расходоваться — по другим, а чтобы не зависали остатки по аналитическим объектам, используют оборотные субконто.
В справочнике «Статьи движения денежных средств» в демоверсии конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0 для Украины» представлен только перечень аналитических объектов (надо понимать так, что заполнять справочник предлагается пользователям по их потребностям). Из нормативных документов только в П(С)БУ 4, регламентирующем составление Отчета о движении денежных средств, говорится о том, что движение денежных средств должно быть представлено по видам деятельности (операционной, инвестиционной и финансовой). Это как минимум. Для внутреннего пользования можно организовать и более глубокое разделение в этих рамках.
Сразу представим справочник «Назначение наличных денежных средств» (рис. 3), используемый в программе для составления «Вкладного листа журнала регистрации кассовых ордеров». В нем регламентирована подача информации о целевом назначении денежных средств. Предопределенные элементы справочника используются для заполнения соответствующего реквизита кассовых ордеров.
С точки зрения отчетности, пользователей интересует только разделение денежных средств по видам (в национальной и иностранной валюте). Ни форма (наличная, безналичная), ни тем более места хранения (операционные кассы, кассы обособленных подразделений) их не интересуют. Тем не менее, предприятия в некоторых случаях обязаны иметь несколько касс. Например, в обособленных подразделениях, осуществляющих операции с наличностью с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров и расположенных отдельно от юридического лица, придется организовывать дополнительные субсчета. Может оказаться так, что целесообразно будет на счете 302 ввести субсчета третьего порядка («Касса в USD», «Касса в RUR», «Касса в EUR»).
Учет операций с наличными денежными средствами предприятия
Кассовые операции делятся на две группы:
1) приходные — поступления денег в кассу;
2) расходные — операции выдачи денег.
Движение по счету «Касса» соответствует физическому движению денег (кроме единственного случая — уценки/дооценки валюты в результате перерасчета по валютному курсу).
Операции оформляются приходным кассовым ордером. Регистрируются они в журнале регистрации приходных ордеров или расходным ордером (платежной ведомостью) в журнале расходных ордеров. Формируются отчеты кассира, вкладные листы кассовой книги, по форме и содержанию повторяющие форму и содержание документов в бумажной форме.
В конфигурации каждая операция оформляется отдельным документом, всегда контролируется остаток средств, а документы имеют несколько схем операций. Поступающая в кассу наличность должна быть оприходована «Приходным кассовым ордером» (подменю Банк — Касса). Экранная форма документа и основные операции приведены на рис. 4.
Выбор операции влияет на внешний вид экранной формы и схему проведения документа. Остальные операции (а мы помним, что со счетом 30 по дебету корреспондируют 28 счетов) проводятся по схеме «прочий приход денежных средств». Значение реквизита Назначение ДС берется из справочника (рис. 3) для формирования кассовой книги — «Статья движения денежных средств».
Прием розничной торговой выручки. На рисунке 4 представлена операция приема выручки со склада вида «Неавтоматизированная торговая точка» (НТТ), Оформление зависит от настроек учетной политики по предприятию (в данном случае учет товаров в рознице по ценам продажи). Такая схема предусматривает суммовой учет. Отчет о продажах по номенклатуре не ведется. Продажи регистрируются только приходным кассовым ордером. В табличной части экранной формы регламентирована схема реализации, счет НДС, налоговое назначение (проводки показаны на рис. 5).
При приеме выручки со склада типа Розничный (или Автоматизированная торговая точка-АТТ) изменится форма таблицы (рис. 6, форма таблицы и печатная форма ПКО).
Схема учета предполагает ежедневное внесение отчета о продажах по номенклатуре, который и формирует проводки (с дебетом 301). Кассовый ордер создается только для регистрации, проводок он не формирует.
Напомним, что при получении печатной формы бухгалтер обязан проверить правильность заполнения формы, наличие подписи кассира и перечисленных в форме приложений. Квитанция о приеме денег должна быть заверена подписями главного бухгалтера и кассира и печатью предприятия.
Оплата от покупателя. Подсистема учета денежных средств в системе связана с подсистемой расчетов с контрагентами. Поэтому при получении оплаты нужна детализация по договорам, при этом можно указать их список (кнопка Список на верхней панели документа, рис. 4). В случае оплаты по нескольким договорам и сумму платежа можно разбить по ним (расчетным документам). Для формирования журнала регистрации ордеров используется реквизит Назначение ДС. Экранная форма и проводки документа показаны на рис. 7.
Возврат денег от подотчетного лица. Предназначен для оформления возврата остатка неизрасходованных подотчетных средств в кассу предприятия. Указываются только фамилия работника и сумма.
Прочий приход денежных средств. При оформлении прочего денежного поступления корреспондирующий счет указывается вручную (на рис. 8 показан пример оформления поступления в кассу инвестора дивидендов от объекта инвестирования). Таким же образом вносится начальный остаток по кассе.
На закладке Печать указываются дополнительные реквизиты для формирования печатной формы (КО №1, по приказу №51) — от кого принято и список прилагаемых документов.
В налоговом учете при проведении формируются движения в регистрах «Приобретения (налоговый учет)», «Продажи (налоговый учет)», при приеме торговой выручки — «Ожидаемый и подтвержденный НДС продаж».
Журнал регистрации приходных кассовых ордеров формируется (через подменю Банк — Касса, отчет «Кассовая книга», вид отчета — «Журнал регистрации приходных ордеров», рис. 9) отдельно по организациям, за указанный период, только по проведенным документам. У каждого из кассовых документов свой порядковый номер (по приходным и расходным ордерам нумерация отдельная). Регистрация производится в журнале регистрации, который соответствует форме №КО 3.
Как было в «1С:Бухгалтерии 7.7 для Украины»
Аналитический учет велся с помощью справочника «Счета нашей фирмы», наличные счета в котором представляли кассы предприятия. Фактически элементов в нем было столько, сколько на предприятии кассовых книг, — можно было ввести операционные кассы, кассы обособленных подразделений, кассы по каждой валюте. В каждом из этих случаев предусмотрены отдельная кассовая книга и аналитические учетные регистры. На примере показана организация касс из предыдущей версии конфигурации.
Как стало в «1С:Бухгалтерии 8.0 для Украины»
Разделение на несколько касс (в т. ч. и РРО) в программе не предусмотрено. Счет 30 «Касса» имеет единственное оборотное субконто «Статьи движения денежных средств», по которому хранятся только обороты за месяц, но не остатки. Заполнять справочник предлагается пользователям по их потребностям.
Нужна электронная подпись Не «1С»-ОМ единым Вступление в силу законов Украины об электронной цифровой подписи, электронных документах и электронном документообороте дало налогоплательщикам не только возможность подавать электронную отчетность. Это станет хорошим стимулом для значительного роста...
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
