Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Учет кассовых операций, расход, кассовая книга в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0 для Украины». Часть 2
При осуществлении кассовых операций необходимо решить две задачи: выполнить требования к порядку осуществления и документальному оформлению и отразить их в бухгалтерском учете. В случае учета операций с наличностью основное внимание уделяют первой задаче, поскольку отражение в учете сложностей не представляет. Сегодня рассмотрим вторую группу операций — расходные кассовые операции.
Основной нормативный документ при проведении кассовых операций — Положение №6371. Порядок оформления кассовых операций изложен в п. 3, порядок ведения кассовой книги и обязанности кассира — в четвертом пункте этого положения. Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены Приказом №512. Общий алгоритм проведения операций в соответствии с изложенными в положении требованиями приведен на рисунке 1.
1 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.
2 Приказ Госкомстата Украины от 15.02.96 г. №51 «Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций».
При автоматизированном учете существуют некоторые отличия (разрешенные Порядком №637), которые мы рассмотрим ниже. Выдача денежных средств из кассы производится по надлежащим образом оформленным кассовым ордерам (платежным, расчетно-платежным ведомостям).
Бухгалтер оформляет и печатает кассовые ордера, регистрирует их в информационной базе, передает на подпись руководителю (главному бухгалтеру или лицу, которое, в соответствии с п. 3.4 Положения №637, приказом по предприятию уполномочено подписывать такие документы) до передачи кассиру к исполнению. Исключение — расчетные (расчетно-платежные) ведомости, регистрируемые после выдачи денег.
Кассир проверяет правильность заполнения документов, наличие разрешительных подписей (на расходных ордерах предусмотрены три подписи: руководителя, главного бухгалтера и кассира, но если на приложенных к ордеру разрешительных документах уже есть подпись руководителя, на кассовом ордере ее может не быть). Затем записывает реквизиты паспорта (или заменяющего документа) в кассовом ордере и выдает наличность. Получатель лично прописью заполняет полученную сумму в графе «Одержав» и удостоверяет получение своей подписью. Кассир подписывает ордер после выдачи денег. Если выплата происходит по доверенности, — в графе «Видати» после фамилии получателя указывается фамилия доверенного получателя и надлежащим образом оформленная доверенность прилагается к остальным сопроводительным документам ордера.
В соответствии с п. 4.3, записи в кассовую книгу (в конфигурации этому соответствует проведение документа, документы с таким статусом попадут в отчет «Кассовая книга») по операциям получения/выдачи наличности кассир вносит до наступления следующего рабочего дня.
В конце дня он сводит все кассовые документы, в случае автоматизированного учета печатает вкладной лист кассовой книги (в двух экземплярах — первый хранится в кассовой книге, второй — «Отчет кассира» — сшивается с кассовыми и приложениями) и передает отчет кассира с документами за день в бухгалтерию под роспись в кассовой книге.
Наличность, которая выдается по ведомостям на оплату труда, отражается в кассовой книге по окончании срока выплат по ведомости (п. 2.19 Положения №637). Закрытие документов и выдача расходных ордеров на депонированные суммы производятся согласно п. 3.9 Положения №637.
Работа с документом «Расходный кассовый ордер»
Операция «Выдача денежных средств под отчет»
Наличные выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам (экранная форма документа (Банк — Касса — Расходный кассовый ордер) приведена на рисунке 2. К документу подключен список операций, выбор которых влияет на внешний вид экранной формы и схему проведения документа (операции, кроме перечисленных, проводятся по схеме «Прочий расход денежных средств»). Часть необходимых при печати сведений заполняется вручную (на рис. 2 приведена закладка Печать).
Автоматически подставляется только фамилия сотрудника в гр. «Видати», причем склонением фамилий придется в любом случае заниматься самостоятельно. Кроме того, если вы ошиблись и поменяли фамилию сотрудника на основной закладке, на закладке Печать обязательно нужно поменять ее вручную1 (такие вопросы пользователей уже встречались). Значение реквизита Назначение ДС берется из справочника «Назначения наличных денежных средств» и используется для формирования отчета «Журнал регистрации расходных кассовых ордеров» (рассмотрен ниже). После формирования ордера проверьте, как выглядит его печатная форма (кнопка Расходный кассовый ордер), и при необходимости поправьте. На рисунке 3 приведена печатная форма ордера.
Корреспондирующие счета бухгалтер может проставить от руки. В графе «одержав» сумму прописью ставит своей рукой получатель наличности. Документ, который будет предъявлен, может заполнить кассир при выдаче наличности. Напомним, что исправления в кассовых документах не допускаются. В таком виде ордер можно печатать и подписывать у главного бухгалтера и руководителя и передавать кассиру к исполнению (на руки получателю наличности кассовый ордер не выдается). Кстати, при выдаче наличности под отчет, в соответствии с п. 2.11 Положения №637, ограничены сроки представления отчета об израсходованных суммах:
• на закупку сельскохозяйственной продукции и вторсырья — не более 10 дней со дня выдачи;
• на остальные хозяйственные нужды — 2 дня, включая день выдачи;
• если суммы выдаются одновременно с командировочными для решения вопросов в командировке, срок подачи отчета может быть продлен до окончания командировки.
Операция «Возврат денежных средств покупателю»
В соответствии с п. 9 Закона о РРО2, производить расчеты с покупателями через кассы предприятия с оформлением приходно-расходных кассовых документов (без РРО) могут предприятия, которые не являются предприятиями торговли и общественного питания и продают продукцию или услуги собственного производства либо уплачивают единый налог (физические лица — предприниматели кассовую книгу не ведут и соответственно кассовых ордеров не выписывают).
Применительно к конфигурации, к сожалению, заметим, что она предусматривает только одну кассу предприятия. А ведь предприятия часто торгуют не из офиса, а с территориально удаленного склада или фирменного магазина и должны бы иметь, согласно п. 1.2 Положения №637, для этого отдельную кассу и отдельную кассовую книгу.
Особенность самой операции — то, что в этом случае разрешительная подпись руководителя на ордере (или на приложенных документах) является обязательной.
В случае проведения расчетов (рис. 4) с контрагентами по кассовым ордерам документ содержит все реквизиты расчетов с контрагентами, необходимые для формирования проводок (для печати форм они не требуются, закладка Печать заполняется аналогично уже рассмотренному случаю). При проведении документа по операциям с контрагентами формируются записи в налоговых регистрах накопления «Продажи, налоговый учет» и «Приобретения, налоговый учет».
Напомним: при заполнении следует помнить об ограничениях на сумму наличности в расчетах с одним контрагентом (в соответствии с п. 2.3 Положения №637 устанавливается отдельным положением НБУ, в настоящий момент — 10000 грн).
Операция выплаты зарплаты (работнику или по ведомости)
Выплата денег из кассы может осуществляться по платежной ведомости. В этом случае выписывается один приходный ордер на всю сумму выплат. Тогда в программе необходимо сослаться на уже существующую в информационной базе платежную ведомость (рис. 5). Напомним, что ордер выписывается и регистрируется по окончании срока выплат по этой ведомости. Если в организации принято выплачивать заработную плату каждому работнику отдельным ордером, а не по ведомости, то сформировать сразу все ордера с видом операции Выплата заработной платы работнику можно автоматически с помощью обработки Выплата заработной платы кассовыми ордерами.
В результате будет сформирован весь пакет документов «Расходный кассовый ордер». Однако для этого в базе тоже должен быть сформирован документ «Зарплата к выплате организаций» (рис. 6).
Кнопка Перейти вызывает обработку, формирующую кассовые ордера, номера которых отразятся в информационной строке в экранной форме документа. При обработке ведомости с помощи кнопки Заменить отметку можно внести значения Выплачено и Задепонировано. Программа проверяет, сформированы ли уже по этой ведомости ордера, и если такие найдутся, они автоматически отражаются в информационной строке.
Операции «Взнос наличными в банк», «Инкассация денежных средств»
Пунктами с 2.8 по 2.10 Положения №637 определены случаи, при которых наличность сверх лимита кассы сдается в банк. Сдача наличности оформляется отдельным расходным кассовым ордером. В таком случае в ордере в графе «Видати» пишем «Сдано в банк через» и указываем фамилию лица, которое будет сдавать деньги. Если наличность сдается в банк через службу инкассации, оформление производиться так же, но указывается счет 333 «Денежные средства в пути» (334 — для валюты). Подтверждением сдачи наличности в банк служит квитанция к объявлению на взнос наличными в банк.
Оформленные кассовые ордера регистрируем в журнале до операции и записываем в кассовую книгу после операции.
Окончание темы — в следующем выпуске «Автоматически».
1 В «восьмерке» заложена таблица кодировки Unicode, и при презентациях говорилось о решении проблемы двуязычия. Действительно, внутренне строение таково, что добавить украинское представление фамилий сотрудников для тех, кто предпочитает пользоваться русским вариантом, не должно составлять проблему.
2 Закон Украины от 06.07.95 г. №265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг».
Контролируем прибыль Не «1С»-ОМ единым Оптимизация производства и управление предприятием с помощью электронных таблиц Excel. Часть 2 В первой статье мы показали, как с помощью Excel проанализировать влияние различных параметров производства и структуры переменных издержек на предел...
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
