Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Учет кассовых операций. Расход, кассовая книга в конфигурации «1С Бухгалтерия 8.0 для Украины». Часть 3
Начало темы см. в №10 и №12 «Автоматически»
Журнал регистрации кассовых документов
Кассовые ордера бухгалтер должен регистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов типовой формы №КО-3 до передачи в кассу (п. 3.11 Положения №6371). Только расходные ордера, оформленные на основании ведомостей на выплату заработной платы, регистрируются после осуществления выплат (рис. 1). Приходные и расходные кассовые документы регистрируются отдельно. Следующий абзац этого же пункта Положения позволяет проводить регистрацию с помощью технических средств. При этом документ «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» должен составляться и печататься за соответствующий день, а также обеспечивать формирование данных для учета средств по целевому назначению. Самое важное при традиционном, «бумажном», ведении книг — ордеру при записи в журнал присваивается номер в хронологическом порядке (также указываются дата, назначение средств и сумма приходного кассового ордера).
При записи кассового ордера в информационную базу производятся записи в регистрах, по которым можно построить отчет ф. №КО-3. Чтобы выполнить требования Положения, отчет следует печатать за каждый день, в котором осуществлялись операции. В экранной форме каждого ордера (см. рис. 2, рис. 4 в статье «Кэш в кассе предприятия» ч. 2 «Автоматически», №12) специально указывается реквизит Назначение ДС, который соответствует графам журнала КО-3, выбирается из одноименного справочника. Далее листы необходимо пронумеровать, подписать, сшить и хранить с кассовыми документами. Хотя само назначение дополнительного контроля (разделение функций работников), для которого создавался бумажный вариант журнала, при такой регистрации не выполняется. Построить отчет можно из подменю Банк — Касса — Кассовая книга. И сделать это за любой выбранный период (рис. 2).
Отчет «Кассовая книга»
Все первичные документы, которыми оформляются поступления и выдача наличности, кассир записывает в кассовую книгу предприятия (формы №КО-4) до начала следующего рабочего дня. На предприятии ведется одна кассовая книга. Однако обособленные подразделения, имеющие кассу, ведут отдельную книгу, которую оформляет предприятие, в состав которого они входят. Кассовая книга является регистром аналитического учета по счету «Касса», однако в условиях автоматизированного учета таким образом используется редко, поскольку стандартные отчеты для просмотра информации удобнее.
Листы кассовой книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Лист кассовой книги состоит из двух частей. При традиционном заполнении он складывается так, чтобы отрывная часть оказалась под основной, и между ними кладется лист копировальной бумаги так, что основная часть, остающаяся в книге, и отрывная — «отчет кассира» — заполняются одновременно. Как поступать в случае ведения книги с помощью технических средств, определено в п. 4.4 Положения №637.
Записи в кассовой книге должны быть сделаны на основании кассовых документов до начала следующего рабочего дня, а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Вид книги приведен на рис. 2. Программное обеспечение пре дусматривает автоматическую нумерацию страниц (в порядке возрастания с начала года), печать общего количества листов на последнем листе кассовой книги за месяц и общего количества за год — на последнем листе в году.
Кассир при осуществлении операции поступления денег в кассу выполняет все предусмотренные порядком действия: проверяет документы, печати, подписи, купюры, погашает прилагающиеся документы надписью «Оплачено», выдает квитанцию. После этого находит на компьютере в журнале «Касса» нужный приходный ордер и проводит его. Это действие соответствует записи в кассовую книгу, которую кассир в этот момент делает при «ручном» учете. Те приходные ордера, по которым не была принята наличность до конца рабочего дня, так и останутся не проведенными. Они будут отражены в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, но в отчет «Кассовая книга» попадут только проведенные документы. Кассовые документы, по которым не осуществлены операции, перечеркиваются, погашаются надписью «Аннулировано», передаются в бухгалтерию с остальными документами, подшиваются и хранятся в течение 36 месяцев в журнале аннулированных документов.
После завершения всех операций за день кассир печатает форму «Вкладной лист кассовой книги» в двух экземплярах, первый из которых будет вкладным листом кассовой книги (соответствует неотрывной части книги при ручном учете), второй — «Отчетом кассира». Положение требует проверять правильность этих документов после печати, однако правильность составления отчета удобно проверять, пока печатная форма находится в электронном виде. Используя возможность детализации, просмотрите и отредактируете любую операцию, вошедшую в отчет.
После проверки правильности составления и печати этих документов кассир подписывает их и сдает «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными документами в бухгалтерию под роспись во вкладном листе, который ему и возвращается. Согласно Положению №637, вкладные листы кассовой книги подшиваются отдельно за каждый месяц и сшиваются за год (или по мере необходимости) в хронологическом порядке. Общее число листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия. По окончании календарного года книгу необходимо хранить на электронных носителях в архиве предприятия 36 месяцев (в соответствии с требованиями хранения кассовых документов). Для «1С:Бухгалтерии» это означает хранить копию всей базы за этот срок. Также ничто не мешает вести книгу в бумажном варианте, просто перенося записи вручную.
1 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.
С заботой о пользователе Окно в мир «1С» Новая версия 8.1 платформы «1С:Предприятие» Система «1С:Предприятие 8.0» уверенно завоевывает позиции на рынке автоматизированного программного обеспечения. Анализ опыта использования этой платформы привел к необходимости разработки новой версии —...
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
