Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Любое предприятие, и малое, и крупное, требует эффективного управления. Инструментом такого управления является бюджет. С его помощью можно не только следить за финансовым здоровьем предприятия, но и прогнозировать его развитие. Нужно признать, что информация в том виде, в котором мы получаем ее из бухгалтерской учетной системы, далеко не в полной мере претендует на роль управленческого инструмента. Тем не менее, бухгалтерский учет все же является основным связующим звеном между бюджетным планом и бухгалтерским фактом.
Бюджетное управление требует для своей реализации соответствующего инструментария, точнее сказать — носителя. Если структура бухгалтерского плана счетов четко регламентирована нормативными документами, то управленческий план счетов всегда строится исходя из реальных бизнес-процессов, происходящих на предприятии. Он должен давать необходимую плановую и фактическую информацию в нужных для анализа разрезах и в удобной форме отражать специфику деятельности предприятия.
По статьям стройся!
Существуют два основных принципа отражения хозяйственных операций в управленческом учете:
приход-расход по статьям бюджетов;
проводки по счетам.
Первый подход заключается в следующем. Хозяйственные операции распределяются по статьям, которые группируются в бюджеты в зависимости от отражаемой области деятельности. Каждая операция вызывает увеличение сумм по определенной для нее статье или нескольким статьям. Обороты по статьям за период рассчитываются путем их суммирования, а итоги формируются как разность между противоположными статьями.
Суть второго принципа аналогична отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а именно:
существует управленческий план счетов (УПС), который и является механизмом хранения данных в учетной программе;
каждая хозяйственная операция по вводу плановых или фактических данных отражается в системе путем ввода первичных документов. Они, в свою очередь, создают проводки строго по двум счетам УПС: дебету одного и кредиту другого (принцип двойной записи);
данные в бюджетах рассчитываются как остатки или обороты по дебету или по кредиту соответствующего счета.
Основное преимущество постатейного учета — простота и наглядность для специалиста, не искушенного в бухгалтерии. Преимущество отражения хозяйственных операций на основе счетов — в гарантированной корректности при отражении каждой операции, что обеспечивает целостность и полноту внесенной информации.
Эти две системы не отвергают друг друга, и более того, учет по счетам включает в себя постатейный учет как неотъемлемую часть. При таком варианте реализации управленческие счета в качестве одного из своих свойств имеют аналитику «Статья бюджета», через которую вводимые данные отражаются не только по счету, но и по статье. Такая кажущаяся на первый взгляд сложность на практике уже хорошо отработана методически и поддерживается программными средствами.
У каждого свой план счетов
Если бухгалтерский план счетов (БПС) един для всех предприятий, то УПС каждое предприятие разрабатывает для себя в соответствии со своими потребностями. В зависимости от целей бюджетирования, традиций финансового учета на конкретном предприятии, требований собственников и следует выбрать управленческий план счетов. Им может быть национальный план счетов, с определенными доработками и обобщениями, или план счетов западного формата (GAAP или IAS). Наконец, возможно разработать собственный управленческий план счетов.
Разработка УПС — чрезвычайно важная и ответственная работа для создания всей системы бюджетирования. Управленческий план счетов — это фундамент для учетной политики и одновременно регистр хранения данных. Кодировка счетов и субсчетов должна учитывать финансовую и бюджетную структуру предприятия, обеспечив таким образом как внесение прогнозных и плановых величин, так и получение полностью сопоставимых фактических данных для анализа и корректировки бюджетов. То, с какой детализацией, в какой группировке и с какими аналитическими разрезами будут выделены отдельные счета, определит возможность получения и расшифровки данных в управленческих отчетах.
Важную роль в создании управленческого плана счетов должны сыграть и бухгалтеры.
Во-первых, большой опыт работы с бухгалтерским планом счетов как хранилищем информации для бухгалтерского учета даст ясное понимание того, каким должен быть УПС, чтобы выполнить все требования, выдвигаемые к управленческому учету. К тому же хорошее знание структуры плана счетов позволит в дальнейшем качественно настроить отчетность.
Во-вторых, общеизвестно, что поставщиком фактических данных для управленческого учета чаще всего служит именно бухгалтерский учет. Ведь чем ближе УПС к бухгалтерскому плану счетов, тем проще настроить карты переноса для получения этой информации. А в дальнейшем намного легче происходит сверка правильности и полноты данных, полученных в управленческом учете.
Более того, некоторые компании для целей управленческого учета используют непосредственно бухгалтерский план счетов, добавив на некоторые счета специфические управленческие аналитики.
В полном объеме все принципы построения УПС при введении управленческого учета реализованы в программе «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2005».
В связи с тем, что УПС является хранилищем данных, в программе существует большое число ссылок из отчетов проформ, схем переноса фактических данных на счета учета. К тому же изменения в УПС требуют трудоемких изменений в уже настроенной модели. Поэтому желательно спроектировать УПС таким образом, чтобы в дальнейшем вносить в него как можно меньше изменений.
При создании УПС следует руководствоваться следующими принципами.
1. Если при постановке бюджетного управления нет жесткого требования использовать план счетов западного формата (GAAP или IAS), то лучше взять за основу типовой бухгалтерский план счетов. Это значительно упростит задачу получения фактических данных и их сверку с данными бухгалтерского учета.
2. Нумерацию счетов желательно оставлять как в БПС, поскольку в дальнейшем будет проще работать с планом счетов, структура которого знакома.
3. Если в БПС существует группа счетов, содержащая субсчета, а в УПС такая детализация излишня, то всю эту группу счетов в управленческом учете заменяем одним счетом. Например, всю группу счетов 10 («Основные средства»), содержащую субсчета 10.1 — 10.9, в УПС заменяем счетом 10 («Основные средства»). А если возникнет необходимость сгруппировать в отчетности основные средства по каким-либо другим принципам, это можно будет сделать, создав дополнительное свойство «Группа ОС» для справочника «Основные средства».
60
Краткосрочные займы
601
Краткосрочные кредиты банков в национальной валюте
602
Краткосрочные кредиты банков в иностранной валюте
603
Отсроченные краткосрочные кредиты банков в национальной валюте
604
Отсроченные краткосрочные кредиты банков в иностранной валюте
605
Просроченные займы в национальной валюте
606
Просроченные займы в иностранной валюте
1
Основные средства
101
Земельные участки
102
Капитальные затраты по улучшению земель
105
Транспортные средства
106
Инструменты, приборы и инвентарь
107
Рабочий и продуктивный скот
108
Многолетние насаждения
109
Другие основные средства
1091
Другие основные средства
1092
Основные средства, предназначенные для продажи
4. Желательно не исключать из УПС счета, которые в данный момент не используются в связи с особенностями деятельности конкретного предприятия. Лучше их оставить и включить в настройку отчетности и схем переноса фактических данных. Так как если в дальнейшем в связи с расширением или изменением направления деятельности предприятия в бухгалтерском учете они начнут использоваться, то это не приведет к потере фактической информации в управленческом учете или к ошибкам в отчетности, и потребуется только донастроить проформы для возможности планирования. Возьмем, к примеру, сч. 34 («Краткосрочные векселя полученные»). Даже если на данный момент компания не принимает в учет векселя, это не значит, что данный счет необходимо исключить из УПС.
5. Если есть необходимость отражать в управленческом учете какие-то специфические операции, которые не отражаются в бухгалтерском учете, и соответственно в БПС нет счетов для учета таких операций, то заводим специальные счета в УПС, которым не будет аналога в БПС. Например, в бухгалтерском учете существует группа счетов 60. При создании УПС вся группа будет трансформирована в субсчет 60.1 («Краткосрочные займы финансовых учреждений») и будет добавлен субсчет 60.2 для учета займов нефинансовых учреждений, которые отражаются только в управленческом учете.
60
Краткосрочные займы
60.1
Краткосрочные займы финансовых учреждений
60.2
Краткосрочные займы нефинансовых учреждений
Инструменты глубокого анализа
Теперь поговорим об аналитиках (аналоги знакомых бухгалтерам субконто). Каждый счет управленческого плана счетов имеет свой набор аналитик, позволяющий проводить анализ управленческих данных в определенных разрезах.
Именно потребность в анализе деятельности предприятия определяет количество и вид аналитик. На практике нередко при создании управленческого плана счетов стараются на каждом счете открыть как можно больше аналитик, чтобы иметь возможность детализировать управленческую отчетность. Однако чтобы получить подробную информацию в отчетах, необходимо будет и плановые, и фактические данные тоже внести с такой же степенью детализации. А это уже довольно сложно, трудоемко, а порой и просто невозможно.
Разрабатывая набор аналитик, вы должны руководствоваться двумя принципами.
1. С одной стороны, количество и набор аналитик должны быть такими, чтобы была возможность получить всю необходимую управленческую отчетность с достаточной степенью детализации и расшифровки. Если, борясь за простоту системы, вы откажетесь от основных управленческих аналитик, то ваши отчеты окажутся неинформативными и вся система бюджетного управления попросту потеряет смысл.
2. С другой стороны, количество аналитических разрезов не должно быть слишком велико, поскольку такую систему очень сложно настраивать, а в дальнейшем неудобно с ней работать. Пользователям будет сложно заполнять плановые документы, содержащие большое количество реквизитов, и в конечном итоге, часть аналитических разрезов так и не наполнится информацией, а будет только загромождать систему. На обработку фактической информации, соответственно, будет уходить много времени, а когда речь идет о «факте», оперативность имеет большое значение. Наконец, следует помнить, что чем больше аналитик, тем медленнее работает программное обеспечение.
Обдумывая необходимость каждой аналитики, нужно задать себе следующие вопросы:
сможете ли вы при планировании заполнять данные по этой аналитике;
сможете ли вы фактические данные разнести с учетом этой аналитики;
действительно ли вам необходимо именно в управленческом учете детализировать информацию таким образом, или при необходимости такую подробную информацию вы получите из системы оперативного учета.
Скрытые возможности системы
Рассмотрим, как реализована разработка аналитик УПС в программе «Корпоративные финансы 2005».
Если в УПС предполагается использовать такую же аналитику, как и в бухгалтерском плане счетов, то не имеет смысла создавать специально для управленческого учета справочник, аналогичный бухгалтерскому. Логично воспользоваться тем же самым справочником. Например, и в бухгалтерском, и в управленческом учете в качестве аналитик удобно пользоваться одними и теми же справочниками: «Номенклатура», «Контрагенты», «Места хранения», «Основные средства» и пр. И если для целей управленческого учета вас не устраивает группировка элементов в этих справочниках или их иерархия, то воспользуйтесь механизмом «Дополнительных свойств». Каждому элементу справочника поставьте в соответствие некоторые дополнительные свойства, что позволит в отчетах сгруппировать данные в соответствии со значениями этих дополнительных свойств.
Для однотипной по своей сути информации используйте один справочник и одну аналитику, а не заводите несколько разных. Например, на сч. 40 («Уставный капитал») и на сч. 41 («Долевой капитал») вам необходима аналитика «Учредители». Вместо того чтобы создавать специальный справочник для использования в качестве аналитики на этих счетах, лучше воспользоваться справочником «Контрагенты», создать в нем группу «Учредители» и поместить в нее перечень учредителей.
В программе при расшифровке показателей отчета есть возможность разворачивать данные не только по аналитикам, которые заведены на соответствующем счете УПС, но и по любому реквизиту или дополнительному свойству аналитик. За счет этой функциональной возможности существенно сокращается их число. Например, вы хотите анализировать дебиторскую задолженность не только по контрагентам, но и по регионам. Благодаря вышеописанной возможности нет необходимости добавлять аналитику «Регионы» на сч. 36 — достаточно использовать аналитику «Контрагенты». Необходимо завести в справочнике «Контрагенты» реквизит «Регион», заполнить его для каждого контрагента, и это позволит вам решить поставленную задачу.
Не переусердствуйте
И в заключение подчеркнем следующее. Затраты на разработку и последующую эксплуатацию учетной системы не должны превышать эффект от нее. Знаменитое Правило Парето (известное еще также как «Правило 20 на 80») гласит, что 20% статей учета дают 80% полезной информации. Поэтому главная задача разработчика учетной системы — не заложить в нее все, что только можно, а описать, в первую очередь, ключевые показатели.
Кто лучше считает зарплату? Не «1С»-ОМ единым Автоматизация процесса начисления системой «Парус-Заработная плата» для больших и малых Пожалуй, можно сказать: «Сколько фирм — столько вариантов расчета зарплаты». А учитывая трудоемкость этой работы и оперативность, с которой ее необходимо выполнять,...
