Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Оформление расчетов с подотчетными лицами при использовании платежных карточек в конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7».
Далеко не все вопросы, связанные с деятельностью предприятия, можно решить не выходя из офиса. Вот почему командировки — обычное дело в практике бизнеса, а для бухгалтера оформление операций по расчетам с подотчетными лицами — одна из распространенных операций.
Задачи и ход служебных командировок различны. Оформление командировок тоже имеет множество вариантов, при которых возникают различные операции — с наличными и безналичными средствами в национальной и иностранной валюте, оплата услуг и расчеты за товарно-материальные ценности. Нужно не только правильно отразить их в бухгалтерском и налоговом учете, но также крайне важно учесть требования, предъявляемые к кассовой дисциплине.
Вот почему эта тема не теряет актуальности. Однако при ее рассмотрении (особенно если речь идет об автоматизированном учете) чаще всего описывают максимально традиционный вариант с использованием расчетов через кассу предприятия. Возрастающая популярность безналичных расчетов приводит к тому, что все чаще в командировках для расчетов используются безналичные деньги на картсчетах, которые имеют ряд преимуществ.
Предприятие поручает своему сотруднику выполнить определенное задание (заключить договоры, оплатить услуги, приобрести товарно-материальные ценности и т. п.). В этом случае работник получает определенные полномочия действовать от имени и за счет предприятия. Для этого оно обеспечивает работника денежными средствами (авансом), об использовании которых он должен отчитаться (т. е. документально подтвердить расходование выделенных ему средств). Если же в командировке работник расходует свои личные средства, то после утверждения авансового отчета ему, как подотчетному лицу, возмещается сумма понесенных и документально подтвержденных затрат.
Как правило, работник, отправляющийся в командировку, получает денежные средства наличными. Однако в последнее время все чаще используется безналичная форма — когда деньги перечисляются на корпоративную или его личную карточку. Основной нормативный документ, регулирующий обращение платежных карточек, — Положение №1371.
1 Постановление Правления НБУ от 19.04.05 г. №137 «О порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением».
Рассмотрим в программе «1С:Бухгалтерия 7.7», как отражать в бухгалтерском учете операции, связанные с использованием корпоративной карточки в командировке.
Перечисление средств на платежную карточку
На основании распоряжения руководителя (завизированная служебная записка, приказ о командировке) и в соответствии с предварительным расчетом аванса предприятие обеспечивает работника денежными средствами (авансом), необходимыми для выполнения задания.
Первый вопрос, возникающий при этом: на какую платежную карточку зачислить аванс? Положение №137 разрешает зачислять средства и на корпоративную карточку предприятия (это регламентируется п. 3.10), и на личную карточку работника (п. 3.5). Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки как при использовании средств, так и при отражении в учете.
Рассмотрим вариант использования корпоративной карточки предприятия. Карточный счет по режиму функционирования относится к текущим счетам, поэтому на предприятии нужно вести учет движения средств по нему. Необходимо контролировать использование этих средств в соответствии с п. 3.10 (касается только получения наличности и безналичного расчета по оплате командировочных расходов). В бухгалтерском учете остатки и движение средств учитываются на счете 313 (314 используется для учета денежных средств в валюте) в составе прочих денежных счетов. Сами карточки дополнительно учитываются на забалансовом счете 08 по стоимости эмиссии.
Пример 1. Предприятие перечислило аванс 1000 грн с основного счета на корпоративный картсчет (рис. 1).
Для перечисления на картсчет предприятия используется документ «Банковская выписка» (меню Банк — Документы, бухгалтерский счет 311). Документ приведен на рисунке 1. Расходы по обслуживанию, проценты за использование кредитных средств и т. п., как правило, оплачиваются с основного счета (вторая операция в выписке, приведенной на рисунке 1). Расходы по обслуживанию входят в состав валовых расходов предприятия (одним из преимуществ использования корпоративных карточек как раз и является отсутствие проблем с отнесением этих расходов к валовым).
Дополнительно отметим, что распоряжаться денежными средствами, перечисленными на карточку, может только ее держатель — физическое лицо, являющийся доверенным лицом предприятия, на которого эмитирована карточка. Как правило, предприятия используют возможность, предусмотренную п. 2.10 Положения №137, и открывают несколько карточек (на разных работников, преимущественно с различными режимами) на одном картсчете. Хотя такая возможность зависит от конкретного банка.
Оформление средств в подотчет
Перечисленные на картсчет средства рано рассматривать как выданные в подотчет. При использовании корпоративных платежных карточек выданными в подотчет считаются списанные с картсчета средства по операциям, осуществленным с использованием карточек. (Средства в подотчет можно перечислить на личную карточку работника. В таком случае датой выдачи в подотчет является дата зачисления средств на картсчет работника — п. 3.13 Положения №137). При использовании платежных систем сначала происходит блокировка, а затем фактическое списание суммы. Если речь идет о командировках по Украине, практически этим можно пренебречь. Однако для зарубежных командировок это важно, поскольку, пока сумма заблокирована (а не списана), она не считается выданной под отчет.
Дата определяется на основании первичных документов, подтверждающих совершение операции (чек банкомата, квитанция платежного терминала).
Пример 2. 17.04.2007 г. сотрудник Коваленко А. Н. заплатил 1000 грн по безналичному расчету за проживание в гостинице.
Фактически при использовании корпоративной карточки на предприятии ведется двойной учет — движения средств по счету (по выпискам банка по картсчету) и расходования (по авансовым отчетам). Операция безналичного платежа оформляется банковской выпиской по бухгалтерскому счету 313 (аналитическому счету «Корпоративная карточка», рис. 2).
Пример 3. 15.04.2007 г. сотрудник Коваленко А. Н. получил в банкомате 9600 грн наличными, которые впоследствии использовал на оплату необходимых для предприятия материальных ценностей.
Если подотчетное лицо получает наличные средства в учреждении банка (через банкомат) с использованием корпоративной карточки на командировочные расходы и на хозяйственные цели, то эти средства считаются выданными в подотчет. Денежные средства используются по целевому назначению, но такая наличность не подлежит оприходованию в кассе предприятия (п. 2.12 Положения №6371).
Однако при получении наличности нужно помнить об ограничении для наличных расчетов п. 2.3 Положения №637 (согласно Положению №322, сейчас эта сумма составляет 10 тыс. грн), которое действует в этом случае. Суммы сверх этого порога будут добавлены при определении сверхлимитной наличности, и к предприятию могут быть применены санкции, действующие в таком случае.
1 Положение о проведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.
2 Постановление Правления НБУ от 09.02.2005 г. №32 «Об установлении предельной суммы наличного расчета».
В учете предприятия эта операция оформляется аналогично предыдущей, с помощью документа «Банковская выписка» (Банк — Документы) по картсчету (на рис. 3 показана только проводка).
Для отчета об использовании средств в этом случае подаются следующие документы:
авансовый отчет;
документы о получении наличных:
1) чек банкомата;
2) копия расходного ордера;
3) справки формы 337/337а, подтверждающие операцию обмена валюты;
4) квитанции торговых терминалов;
5) остаток наличных, если таковой имеется.
При приобретении материальных ценностей за наличные сопровождающие документы должны быть оформлены на предприятие, от имени которого выступает сотрудник.
Договором об использовании картсчета может быть оговорено возникновение овердрафта1. Иногда у пользователей «1С:Бухгалтерии 7.7» возникают вопросы, как поступать в таком случае. Для этого используется режим ручных операций, т. е. выпиской оформляется списание в подотчет фактической суммы (на счете 313), на остальную сумму кредитуется счет краткосрочных кредитов (Д-т 372 К-т 601). Погашение овердрафта не затрагивает подотчетных счетов и оформляется банковской выпиской в общем порядке (Д-т 601 К-т 311).
Оформление отчета
Отчет о суммах, израсходованных по корпоративным2 платежным карточкам, предоставляется до окончания третьего банковского дня, если с помощью карточки в командировке была получена наличность, либо в течение 10 банковских дней (а в отдельных случаях — 20 банковских дней), если проводились безналичные расчеты (пп. 9.10.4 Закона о доходах»).
1 Овердрафт (от англ. overdraft — сверх плана) — выдача банком кредита на сумму, превышающую остаток средств капитала. Предоставляется наиболее надежным клиентам банка.
2 При использовании личной карточки сроки такие же, как и при получении наличных через кассу предприятия, — дата предоставления аванса, перечисления средств на карточку работника.
Если командированный работник покупал материальные ценности, то он представляет два авансовых отчета:
авансовый отчет о расходах на командировку;
авансовый отчет о приобретении материальных ценностей.
Авансовый отчет о приобретении материальных ценностей оформляется документом «Приходная накладная».
Для приходования материальных ценностей, поступающих через подотчетных лиц, на вкладке Дополнительные нужно отметить флажок Закрыть подотчет на сумму. По умолчанию сумма равна итоговой сумме по приходной накладной (рис. 4), однако поле может быть отредактировано. Подотчетное лицо выбираем из справочника «Сотрудники». Чаще всего такая накладная сама является заказом. При заполнении табличной части в справочник «Номенклатура» вносим сведения о приходуемых материальных ценностях.
Приходной накладной оформляются закрытие расчетов с поставщиками за счет подотчетных сумм и списание суммы подотчета (рис. 5). Этот документ служит основанием для включения в себестоимость дополнительных расходов на приобретение.
Авансовый отчет о расходах на командировку оформляется одноименным документом «Авансовый отчет» (Прочие — Документы). Документ (рис. 6) имеет печатную форму авансового отчета (ф. №807). При его оформлении следует помнить о подтверждении права на налоговый кредит по НДС.
Для анализа информации удобно пользоваться документом «Анализ счета» (рис. 7). Движение средств хорошо проверяется с помощью отчета «Карточка счета».
Контролируем прибыль Не «1С»-ОМ единым Оптимизация производства и управление предприятием с помощью электронных таблиц EXCEL. Часть 4 При анализе безубыточности по бухгалтерской модели наравне с графическим вариантом отражения информации о затратах и результатах деятельности предприятия...
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
