Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Для создания первичных документов не всегда используется инструментарий автоматизированной учетной системы. Да ее может просто не быть. Зато под рукой всегда есть текстовый редактор, как правило, это Microsoft Word, с помощью которого можно создать практически любой документ.
Многие документы, создаваемые бухгалтером в процессе работы, имеют табличную часть, в которой данные группируются по определенному признаку. Наиболее типичные в этом отношении — расчетные бухгалтерские документы (например счет-фактура, накладная, товарный чек и т. д.), в которых основным элементом являются таблицы с числовыми данными. При заполнении таких документов требуются математические вычисления, иногда по многим десяткам позиций. В этом случае без калькулятора не обойтись. А если для расчетов необходимы ссылки на другие места в документе, трудно не допустить ошибок при заполнении.
Конечно, существуют различные программы, автоматизирующие создание таких документов, начиная от пустых бланков, которые можно распечатать и заполнить вручную, до сложных систем, в которых подготовка документов является заключительным этапом всей учетной процедуры. Для малых предприятий и частных предпринимателей экономически не выгодно приобретать такие программы. Проще создавать необходимые документы в текстовом редакторе, воспользовавшись стандартным набором инструментов MS Word, популярного офисного пакета MS Office. Это особенно удобно, когда текстовая часть документа дополнена табличной частью с расчетными величинами.
Возьмем, к примеру, типичный в этом отношении документ Счет-фактура, в котором обязательно есть таблица с несколькими позициями отгружаемых товаров. Последняя колонка таблицы содержит расчетные величины, зависящие от количества товара по конкретной позиции, его цены, ставки налога и т. п. В процессе подготовки такого документа входящие в его таблицу данные могут меняться, в результате чего суммарные значения приходится пересчитывать. Чтобы этого не делать, можно ввести в последнюю колонку формулы, которые автоматизируют этот процесс и гарантируют безошибочное заполнение таблицы.
Обойдемся без калькулятора
Посмотрите на пример, приведенный на рисунке. Стоимость каждой позиции отгружаемых товаров исчисляется умножением количества единиц товара на его цену и записывается в столбец «Сумма». Чтобы ячейка получила способность автоматически выполнить эту операцию, в нее можно вставить формулу.
Так же как и в Excel, ячейки в таблице MS Word имеют свой адрес, состоящий из буквенного обозначения столбца и номера строки. Например, ячейка со словом «Папір» имеет обозначение А6, а ячейка, в которой записано число «33», — С2.
Чтобы вставить формулу, установите курсор в ячейку Е2 (последняя ячейка строки «Олівець кольор.») и откройте окно Формула (меню Таблица — Формула). В поле Формула введите математическое выражение — для расчета нашего примера (необходимый атрибут = выводится автоматически) должно быть =C2*D2. Дополнительно установите формат рассчитанного числа — 0,00 и нажмите ОК. В ячейке появится сумма первой товарной позиции — 25,41.
Такие же действия проведите для 2-й товарной позиции, введя в ячейку Е3 формулу =C3*D3 и соответственно для остальных ячеек. Таким образом вы автоматизируете расчет суммарных величин по каждой товарной позиции.
Для подсчета всей суммы отгрузки (строка «Всього») выделите ячейку B81 и откройте окно Формула. В открывшемся окне автоматически будет записана формула
=SUM(ABOVE), суммирующая все числовые значения над этой ячейкой в столбце «Сумма».
С помощью формулы можно вычислить и вставить в таблицу значение НДС. Таким же способом вставьте в ячейку В9 (строка «ПДВ, грн, коп. ») формулу =В8*0,2.
И, наконец, вычислите общую сумму по счет-фактуре. Для этого в ячейку В10 нужно вставить формулу =B8+В9.
Теперь при изменении количества или цены товарной позиции в таблице можно будет быстро пересчитать результаты в графе «Сумма». Однако в отличие от электронных таблиц Excel, где значение ячейки автоматически пересчитывается при изменении значений, на которые она ссылается, в документе MS Word актуализация результатов вычислений происходит иначе.
Актуализация по команде
В документе MS Word используется специальный элемент — поле, с помощью которого можно автоматически вставить дату, текст, рисунки, номер страниц, другие сведения, а также формулу в таблицу. Однако данные, которые вводятся в документ полем, актуальны только на момент вставки. Если вы в документе отредактировали данные, используемые в каком-либо расчете, то результирующее значение необходимо актуализировать. Например, решено в подготовленной счет-фактуре изменить количество отгружаемой бумаги — предварительно указанные 8 пачек заменены на 12. После корректировки значения в ячейке С6 вам не придется пересчитывать сумму по этой строке, достаточно просто актуализировать значение в ячейке Е6 (столбец «Сумма»). Щелкните на этой ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Обновить поле. Результат будет автоматически пересчитан с учетом новых значений.
Так как общие суммы по счет-фактуре и величина НДС зависят от суммы каждой товарной позиции, то процедуру Обновить поле нужно повторить и для ячеек В8, В9 и В10.
Можно автоматизировать вставку даты создания документа. Установите курсор на ячейку D4 верхней таблицы счет-фактуры и откройте окно Поле (меню Вставка). Выберите в меню поле DATE, а в дополнительном окне — формат даты и нажмите ОК. В указанном месте появится дата.
1 В таблице MS Word при объединении нескольких ячеек в одну их адресом будет адрес 1-й ячейки в этой группе. Соседняя ячейка имеет следующий порядковый номер (в отличие от таблицы Excel).
Информация для бухгалтера Интернет для бухгалтера Все можно найти в интернете, знать бы где Качественная работа бухгалтера зависит не только от его квалификации. Огромную роль играет также используемая информация, важным источником которой является Интернет. Всю информацию, востребованную любым...
Выгодная ссуда или убыток № 47 (24.11.2008) :: Полезные советы Сейчас едва ли можно рассчитывать на получение кредита в банке. Тем более небольшим фирмам и частным предпринимателям. В таких ситуациях, пожалуй, единственный вариант получить финансирование на развитие бизнеса — взаимное кредитование самих...
