Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Поможет документооборот, основанный на использовании электронной цифровой подписи и электронной цифровой печати
В последнее десятилетие в бизнес стремительно ворвались информационные технологии. Автоматизация учета дала бухгалтеру уникальный инструмент, помогающий значительно облегчить работу, сделать ее безошибочной. Даже отчетность теперь можно создавать без проблем. Однако происходит странная метаморфоза: электронный документ мы опять превращаем в его бумажную копию со всеми недостатками при использовании. А ведь есть реальный механизм, позволяющий избежать этих неудобств.
На большинстве предприятий ведение бухгалтерского учета и управление бизнес-процессами осуществляется автоматически с использованием специальных программ. Но, несмотря на автоматизацию, оформление документов идет по старой методике. Практически все документы сначала появляются в электронном виде, а затем распечатываются и превращаются в «бумажный оригинал» со всеми юридическими характеристиками — «живыми» подписями, «мокрыми» печатями.
Однако возникают ситуации, когда подписанный документ срочно необходим вашему партнеру или контрагенту, а времени и возможности на отправку курьером нет. Что делать? Как превратить ваш электронный документ, который создан и виден на мониторе, в оригинал? Каким образом договоры, налоговые накладные, акты выполненных работ в электронном виде могут получить юридическую силу и признаки бумажного документа — «мокрые» печати и подписи ответственных лиц?
Идем получать электронную цифровую печать
Чтобы электронный документ приобрел статус оригинала со всеми вытекающими отсюда последствиями, на него необходимо, как и на обычный бумажный документ, поставить подписи и печать. Одно «но»: эти подписи и печати должны быть электронными. Согласно законам Украины «Об электронном документе и документообороте» и «Об электронной цифровой подписи», электронный документ, подписанный ЭЦП, приобретает статус оригинала и не требует бумажного подтверждения. В этом случае такого рода электронный документ имеет силу при судебных разбирательствах, а в скором времени такие документы будут участвовать и при рассмотрении гражданских исков.
Где можно получить эти электронные цифровые печати и подписи? Услуги по обслуживанию электронных цифровых подписей оказывают аккредитованные центры сертификации ключей электронной цифровой подписи. Один из таких центров — «Украинский сертификационный центр» (далее — УСЦ), который выдает усиленные сертификаты ЭЦП, благодаря которым возможна организация электронного документооборота с любыми учреждениями, в т. ч. и с государственными органами. При использовании электронной цифровой подписи необходимо применить специальное программное обеспечение, позволяющее ставить на электронный документ ЭЦП, шифровать и отправлять его по открытым каналам телекоммуникации.
Центр тесно сотрудничает с национальным разработчиком программного обеспечения «Бест-Звіт», благодаря чему эффективно используется система «Бест-Звіт Плюс» для формирования и подачи отчетности в контролирующие органы средствами электронной почты. В этом программном комплексе автоматически и одновременно прозрачно для пользователя осуществляются управление ключами электронной цифровой подписи «Украинского сертификационного центра», наложение данной подписи на предварительно сформированный электронный отчет, его шифрование и последующая отправка по e-mail, без дальнейшего подтверждения документа бумажными носителями.
Электронный документооборот — надежно и просто
Система сдачи отчетности в электронном виде с использованием ЭЦП — это возможность организовать полностью безбумажный, защищенный и юридически значимый документооборот между предприятиями и организациями всех форм собственности и государственными органами. Обеспечение юридической силы документам при обмене их электронными аналогами между пользователями достигается путем наложения электронной цифровой подписи (ЭЦП) на документ. ЭЦП — это аналог собственноручной подписи на бумаге, заменяющий при безбумажном документообороте традиционную печать и подпись.
Каждый пользователь ЭЦП должен получить пару ключей: закрытый (секретный) и открытый ключ. Основным элементом является секретный ключ, с помощью него подписывается документ и создается ЭЦП. Хранить его нужно в надежном и не доступном для других пользователей месте.
Сертификат открытого ключа ЭЦП удостоверяет ее подлинность и действительность на данный момент. Для подачи отчетности в государственные органы, такие как налоговые инспекции, Пенсионный фонд Украины, необходимо иметь усиленные сертификаты ключей ЭЦП, которые выдаются только аккредитованными центрами сертификации ключей, которым и является УСЦ.
Пользоваться электронной цифровой подписью довольно просто. Никаких специальных знаний, навыков и умений для этого не требуется. Мы уже знакомили вас с процедурой отправки электронной отчетности с использованием ЭЦП в налоговую инспекцию. Напомним, как это происходит:
подготовленный к отправке файл отчетности подписывается секретными ключами ЭЦП налогоплательщика, зашифровывается открытым ключом налоговой инспекции и отправляется на сервер электронной почты налоговой инспекции;
при получении этого электронного документа в налоговой инспекции он расшифровывается, проверяется совпадение ЭЦП налогоплательщика (с помощью его открытого ключа), что гарантирует отсутствие искажений при поступлении документа в налоговый орган и невозможность внесения изменений со стороны сотрудников налоговых органов в подписанный документ.
Если результат проверки ЭЦП положительный, то налогоплательщику в ответ отправляется квитанция (с датой и временем получения отчета) об успешном получении отчета. Одновременно электронный документ с ЭЦП налогоплательщика сохраняется в архиве инспекции для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу содержания документа.
Что делать, если по вине интернет-провайдера отсутствует доступ в сеть? Если невозможно в ближайшее время возобновить доступ в Интернет, то во избежание санкций вам придется подать отчет в бумажном виде или сохранить его на любом магнитном носителе и отправить по электронной почте, воспользовавшись доступными услугами электронной связи (через интернет-клуб, домашний компьютер и пр.).
Если результат проверки ЭЦП отрицательный, то файл отчетности не принимается, а налогоплательщику высылается соответствующее уведомление с описанием допущенной ошибки или причиной неприема отчета. В этом случае страхователь (налогоплательщик) должен исправить ошибку и вновь пройти всю процедуру отправки электронного отчета. Это говорит о том, что сам факт отправки отчета не является основанием его успешной сдачи. Необходимо принять квитанцию о его приеме контролирующим органом. Налогоплательщик, получивший квитанцию об успешной доставке отчета, сохраняет ее в архиве программного комплекса.
Персонифицированная отчетность каждый месяц
Не отстает от налоговой инспекции в организации электронного способа приема отчетов и Пенсионный фонд Украины. В своем Порядке подачи отчетов в ПФУ в электронной форме, утвержденном постановлением правления ПФУ от 19.04.2007 г. №7-7 (далее — Порядок №7-7), Фонд объяснил страхователям, как это осуществить.
Чтобы перейти на электронную форму подачи отчетности, достаточно:
получить усиленные сертификаты открытых ключей ЭЦП должностных лиц (директора и бухгалтера) и электронной цифровой печати в УЦС, а также программное обеспечение «Бест-Звіт Плюс» для подготовки отчетности в ПФУ, которое предоставляется бесплатно УСЦ.
письменно проинформировать управление ПФУ в районе, где он зарегистрирован плательщиком страховых взносов, о своем желании представлять электронные отчеты.
заключить договор с Центром обработки электронных отчетов — государственным предприятием «Информационный центр Персонифицированного учета Пенсионного фонда Украины».
Электронные отчеты, поданные в соответствии с данным Порядком, согласно законодательству являются оригиналами, дают право не подавать соответствующие отчеты на бумажных носителях, имеют юридическую силу и могут использоваться в качестве доказательства в суде или при рассмотрении споров в досудебном порядке.
Представление страхователями отчетов в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи осуществляется по инициативе страхователя в соответствии с требованиями Порядка и действующего законодательства Украины. Отчет в электронной форме является электронным документом и должен соответствовать требованиям Закона Украины от 22.05.2003 г. №851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее — Закон №851).
Сегодня, как вам известно, отчетность для работодателей в Пенсионный фонд состоит из отчетности:
в отдел поступления доходов по общей сумме начислений заработной платы и страховых взносов (приложение 23 «Расчет суммы страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование»);
в отдел персонифицированного учета сведений по каждому работающему (это целый комплект документов: описание пакета документов, ярлык к каждому виду документов, список работающих, список оснований для льгот, «ІНДАНІ» на каждого работающего).
C 2008 года отчетность по персонифицированному учету планируется представлять не раз в год, как это было ранее, а ежемесячно, как и в отдел поступления доходов. А это, как вы понимаете, огромный комплект документов, который необходимо составлять каждый месяц.
Для формирования и представления этой отчетности требуется много времени и расходного материала (бумага, печатающие средства), а сколько раз это все необходимо подписать и проштамповать печать! Поэтому электронная форма взаимодействия позволит значительно экономить рабочее время как страхователей, так и работников ПФУ.
Значительно облегчает процессы ведения электронного документооборота с контролирующими органами использование ПО «Бест-Звіт Плюс», позволяющее страхователю:
формировать и подписывать отчеты ключами ЭЦП, выданными УСЦ, и отправлять в ПФУ;
самостоятельно проводить камеральную проверку этой отчетности;
проводить обмен отчетами между системами, установленными на разных ПК;
выбрать или создать комплект отчетных бланков, необходимых именно вашему предприятию;
использовать бухгалтерский календарь;
импортировать данные из других систем бухгалтерского учета.
Сдаем электронный отчет в ПФ
Сроки подачи электронных отчетов ничем не отличаются от сроков подачи «бумажных» отчетов (п. 3.1 Порядка №7-7). Центр обработки электронных отчетов работает ежедневно с 9.00 до 22.00, кроме выходных и праздничных дней. Если предприятие отправит свой отчет до 16.00, то в течение следующих двух часов оно получит от Центра обработки электронных отчетов сообщение о приеме отчетности. В этом сообщении (оно имеет текстовый формат) будут указаны реквизиты полученного электронного отчета, соответствие формата электронного отчета, результаты проверки ЭЦП, дата и время получения электронного отчета (пп. 3.3.2 Порядка №7-7). Это так называемая квитанция о получении.
Если отчет отправлен после 22.00, квитанция поступит в течение двух часов следующего после подачи отчета рабочего дня (п. 3.2 Порядка №7-7). Отчет считается принятым, если предприятию отправлена квитанция о его получении Центром обработки электронных отчетов.
Сам порядок формирования отчета, скорее всего, не сложен. Многие бухгалтеры уже давно формируют и отправляют отчеты в программе «Бест-Звіт Плюс» в налоговую инспекцию. Необходимо обратить внимание лишь на последовательность наложения электронных ключей. Сначала накладывается ЭЦП бухгалтера, затем — ЭЦП директора и только после этого ставится ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати предприятия (п. 3.3.1 Порядка №7-7).
Страхователи и центр обработки электронных отчетов обеспечивают хранение электронных отчетов и соответствующих квитанций в форме оригиналов электронных документов, с соблюдением требований действующего законодательства по их хранению и на протяжении сроков, установленных действующим законодательством для соответствующих бумажных документов.
Более конкретно на этот вопрос отвечает ст. 13 Закона №851. Если у предприятия есть возможность хранить электронные документы на электронных носителях в течение установленного законодательством срока хранения документов (не менее установленного срока хранения для бумажных документов), то оно хранит электронные документы на электронных носителях. Если у предприятия такой возможности нет, оно хранит копии отчетов в бумажном виде. Пунктом 3.7 Порядка №7-7 указывается, что бумажная копия электронного документа создается в соответствии с законодательством.
Так как сданным считается отчет, если Центр обработки электронных отчетов отправил предприятию квитанцию о приеме, то распечатанная такая квитанция, приложенная к распечатанному электронному отчету, и будет служить вторым экземпляром отчета предприятия. Как видите, преимуществ электронной сдачи много: нет необходимости ежемесячно посвящать пару часов хождению в Пенсионный фонд, стоянию в очереди и общению с инспекторами, упрощается сама процедура подачи отчетности.
Порядок получения ЭЦП
1. Заключить договор о предоставление услуг электронной цифровой подписи. Это можно сделать на сайте www.ukrcc.com или в программе «Бест-Звіт Плюс».
2. Оплатить счет-фактуру за услуги выдачи ЭЦП.
3. Сгенерировать «Бест-Звіт Плюс» (на сайте компании или на сайте УСЦ) личный ключ и сформировать заявку на получение сертификата открытого ключа.
4. Подать в регистрационный центр УСЦ заявку на сертификацию открытого ключа на любом электронном носителе и комплект документов.
Комплект документов, необходимых для регистрации в УСЦ:
карточка присоединения к договору о предоставлении услуг ЭЦП или подписанный договор о предоставлении услуг ЭЦП в бумажном виде;
свидетельство о государственной регистрации, удостоверенное нотариально или выдавшим его органом;
копии 1-й и 4-й страниц паспорта и справки о присвоении идентификационного номера лица, открытый ключ ЭЦН которого сертифицируется, удостоверенные его личной подписью (для юридического лица — печатью);
документы, подтверждающие полномочия подписчика (для юрлица — приказ о приеме на работу, протокол собрания и т. п., заверенные печатью, для физлица — паспорт). Для юрлица необходимо предоставить также устав и положение о нем;
доверенность и паспорт доверенного лица (в случае обслуживания по доверенности). Для юридического лица подтверждается подписью руководителя и печатью (для физлица — удостоверяется нотариально);
карточка регистрации электронной заявки на усиленный сертификат подписчика ЭЦП (файл Карточка регистрации.doc, автоматически формируется при оформлении заявки в ПО «Бест-Звіт Плюс»);
копия свидетельства о регистрации плательщика НДС (только для плательщиков НДС).
Юридическая сила электронного документа обеспечивается:
наличием в нем обязательных реквизитов и соблюдением правил отражения этих реквизитов;
правом автора электронного документа создавать его и подписывать;
гарантией целостности и подлинности.
Внимание!
«Украинский сертификационный центр» предоставляет своим клиентам бесплатную версию программного комплекса «Бест-Звіт Плюс».
Если вы в последний день подачи отчетности отправили электронную отчетность после 16.00, то считайте, что ваша отчетность подана с опозданием со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Хотите узнать больше об использовании электронной цифровой подписи и печати?
Компания «Бест-Звіт» каждый понедельник проводит бесплатные семинары по вопросам назначения, использования электронной цифровой подписи в системе подачи электронной отчетности в государственные органы. Всю информацию можно получить на сайтах www.ukrcc.com и www.bestzvit.com.ua.
От учета к управлению Не «1С»-ОМ единым Комплексная система управления предприятием «BS Integrator» В последнее время все больше предприятий стало уделять внимание управленческому учету. Ну кто, например, ответит директору на вопрос: «Какой товар, реализуемый со склада предприятия, дает...
Первичные документы по факсу № 42 (20.10.2008) :: Прикладные программы Передача документов по факсу — самый распространенный способ подтверждения выполнения обязательств по договору. Что может быть проще — вложил платежку в факс-аппарат, и ваш контрагент через пару секунд получил ее точную копию. Правда, при одном условии:.....
Как организовать важных клиентов № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь...
