Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Комплексная система управления предприятием «BS Integrator»
В последнее время все больше предприятий стало уделять внимание управленческому учету. Ну кто, например, ответит директору на вопрос: «Какой товар, реализуемый со склада предприятия, дает максимальную прибыль?» или «Когда расходы меньше — при продаже продукции «с колес» или при «самовывозе»?». Любой из подобных вопросов в своей основе содержит информацию, которая в большинстве случаев аккумулируется в регистрах бухгалтерского учета. Проблема в том, как «достать» эти данные и трансформировать их для нужд управления предприятием.
Можно реализовать управленческий учет на основе данных оперативного учета, пользуясь записями о движении ТМЦ, денежных средств, состоянии и движении взаимных расчетов и т. п. Можно реализовать параллельный учет, однако по большей части управленческий учет строится на данных оперативного учета. Дело в том, что в этом учете уже изначально содержится много информации, которая используется для управления предприятием. Она и позволяет определить валовую прибыль, состояние дебиторской и кредиторской задолженности, наконец, составить отчет по движению денежных средств. Но этого мало. Приходится как-то учитывать прочие затраты предприятия, заработную плату, налоги. Потом дело доходит до учета затрат на производство продукции, заемных средств, основных средств и нематериальных активов, так как хочется определить и степень капитализации, и показатели ликвидности, и многое, что требуется для серьезного анализа положения дел.
Чего не хватает в учете?
Управленческий учет нужен как на крупной фирме, так и на малом предприятии. Принципы ведения учета — общие, анализируется та же первичная информация, те же данные (продажи, оплаты, акты выполненных работ, накладные и т. д.). Основная разница — в детализации информации. При решении таких задач трудно обойтись без автоматизированных систем учета и управления.
Основные финансовые показатели поступают в систему управленческого учета, как правило, из бухгалтерии. Конечно, для управленческого анализа на базе бухгалтерского учета требуется доступ к данным, которые обычно бухгалтерия не учитывает или учитывает иначе, чем в управленческом учете. Например, при учете товаров для целей управления в большинстве случаев необходимо включать в себестоимость не только транспортные и таможенные расходы, но и затраты на хранение — чтобы знать полную рентабельность товаров и иметь возможность быстро рассчитать максимальную скидку.
Для управленческого учета желательна большая актуальность, нежели предоставляемая традиционным бухгалтерским учетом. В нем проводки делаются по мере поступления первичных документов, что приводит к запаздыванию информации, полученной по данным бухгалтерского учета. Это неприемлемо для целей управления предприятием. Чтобы эффективно управлять, необходимо учитывать факты хозяйственной деятельности в тот момент, когда они свершились, а не ждать подтверждающих документов, которые могут поступить через неделю-другую.
Комплексное решение этих проблем реализовано в системе управления предприятием «BS Integrator», разработанной консалтинговой компании «Бизнес Сервис» (г. Киев). «BS Integrator» относится к классу «бизнес-конструктор», позволяя настраивать учет под любой вид деятельности и тип производства. Причем делать это можно без поддержки производителя, силами специалистов предприятия, что значительно экономит средства как при внедрении, так и дальнейшей поддержке системы. Универсальность системы обеспечивается модульной структурой, состоящей из нескольких блоков: «Финансы», «Персонал и структура», «Производство», «Логистика».
Модуль «Финансы» — основной блок в системе, включающий в себя несколько связанных между собой подсистем: «Бюджетирование», «Управленческий учет», «Бухгалтерский учет», «Налоговый учет», «Управление платежами», «Необоротные активы». Благодаря этому в одном модуле выполняются функции учета и анализа, бюджетирования и планирования, контроля и управления финансовыми потоками. Такая интеграция как раз и позволяет отражать текущее состояние предприятия в режиме реального времени.
Бюджет: учет по статьям, контроль по времени
Для эффективного управления предприятием крайне важно оценивать уровень предполагаемых затрат и поступлений материальных средств и финансовых ресурсов как в оперативном, так и в перспективном плане. В подсистеме «Бюджетирование» поддерживаются сценарии и версионность, развитый функционал для составления, расчета бюджетов, контроля их исполнения и анализа отклонений. Бюджетные статьи делятся на 2 вида: операционные (сбор информации о планируемых и фактических операциях) и результирующие (описывают правила построения результирующей, отчетной информации).
В системе «BS Integrator» для преобразования данных операционных бюджетов в результирующие бюджеты используются «правила операций». Они описывают, в какие статьи результирующих бюджетов будут записаны дебетовая и кредитовая сторона операции. При этом можно указать, например, через какую статью будет проводиться инкассация (когда дебетовая и кредитовая часть операции не совпадают во времени) и в какой статье будет аккумулироваться плановый НДС по данной операции.
Особенность функционала подсистемы «Бюджетирование» — возможность выполнять распределение в режиме реального времени. Так, например, зарплата администрации фирмы бюджетируется на уровне отделов. Если необходимо проанализировать бюджет по рентабельности выпускаемой на предприятии продукции, эта сумма может автоматически распределиться пропорционально планируемому объему продаж. Используя удобный функционал подсистемы, пользователь легко самостоятельно опишет такие распределения и затем выполнит все необходимые расчеты непосредственно в момент подготовки информации, без изменения первичных операций.
В бюджете, созданном в системе «BS Integrator», всегда присутствуют статья (где используются такие измерения, как центр ответственности, номенклатура, сотрудники, др.) и время (бюджетные периоды). Причем для любой статьи можно указать формулу, при помощи которой будет рассчитано значение статьи.
Разные качества одного документа
Процессно-ориентированный подход системы «BS Integrator» позволяет отслеживать текущее состояние документа. Это дает возможность оперативно получать управленческую информацию на любом этапе осуществления хозяйственной операции.
Представьте следующую ситуацию. Торговая фирма заказывает у поставщика товар. В программе существует возможность создать заказ на поставку на основании сведений об остатках товаров на складе и принятых заказов от покупателей. На этом этапе документ «Заказ на поставку» не участвует ни в бухгалтерском, ни в складском учете, а является только информационным документом. Далее после подтверждения номенклатурного списка заявки у поставщика документ «Заказ на поставку» меняет свое состояние и становится уже заказом на поставку. Теперь и строки подтвержденного документа «Заказ на поставку» уже участвуют в учете и на их основании могут быть выписаны счета для покупателей.
Именно по такому принципу — в виде бизнес-процесса — реализованы подготовка и учет первичных документов в подсистеме «Управление платежами». Весь процесс построен так, что информация дополняется поэтапно и документ подается на следующий уровень только после разрешения ответственного работника. Таким образом, можно в любой момент проконтролировать состояние документа, что значительно уменьшает вероятность ошибки.
Платежный документ в системе «BS Integrator» проходит несколько установленных стадий: от заявки на оплату до бухгалтерских проводок, которые, в свою очередь, генерируются на основании выписки банка (если это наличный платеж, то он заканчивается авансовым отчетом). В процессе продвижения по стадиям в платежный документ вносится различная информация, его продвижение контролируют определенные ответственные лица, на различных стадиях с ним могут быть выполнены различные действия. Например, вы создали «прообраз» платежного поручения, оно готово к отправке и учитывается в управленческом учете как будущий платеж. Переходить в другое качество ему еще рано, так как вы видите по информации из системы, что денежных средств недостаточно для данного платежа, но в то же время ожидаются поступления от контрагентов (режим «платежный календарь»). Как только станет достаточно средств, документ будет акцептован и отправлен в клиент-банк.
Изменение статусов платежного документа в системе может сопровождаться отправкой уведомлений по электронной почте, что ускоряет процесс акцептования, делает его более прозрачным и удобным в работе. Кроме того, в системе сохраняется история изменений платежных документов, что позволяет в любой момент отследить — кто, когда и почему перевел документ в какое состояние.
В процессе подготовки заявок на оплату может составляться платежный календарь предприятия. Присвоение определенного приоритета заявке на оплату позволяет гибко регулировать выполнение расходной части бюджета. Регистрация в системе плановых поступлений позволяет составить план-график входящих платежей и затем автоматически контролировать их выполнение. В системе можно настраивать сигнальные отчеты, тем самым прогнозируя и предупреждая проблемы, связанные с управлением денежными потоками.
Нетрудно видеть, что отслеживание состояний документов позволяет в управленческом учете оценить расходы будущих периодов, перспективы наполнения склада, периодичность заказа товаров и материалов.
Данные для управления может давать бухгалтерия
В системе BS Integrator четко реализована логическая последовательность выполнения каждой учетной операции. Отражается дебетовая и кредитовая часть проводки отдельными записями, благодаря чему ограничивается доступ к разным частям проводки. Учет в подсистеме «Бухгалтерский учет» осуществляется с автоматическим контролем корректности, которая определяется правилами внесения данных на бухгалтерские счета. Поэтому подсистема эффективно выполняет не только основную задачу бухгалтерии — формирование официальной отчетности, но и аккумулирует данные для управленческого учета.
При подготовке документов учитывается аналитика статей доходов и расходов, статей движения денежных средств, контрагентов, центры ответственности. Так, например, ко всем документам (операциям) прикреплен признак центра ответственности. Этот признак может проставляться как вручную, так и генерироваться автоматически, в соответствии с разработанными и внесенными в схему правилами. Все зависит от учетных правил. В простой проводке можно вручную заполнить поле «статья расходов» или «статья бюджета». При подготовке заявки на оплату достаточно выбрать тип затрат (например суточные), а система автоматически заполнит статью бюджета, бухгалтерский счет, по получателю определит центр ответственности и т. д.
Аналитические данные, полученные в результате накопления сведений по затратам, будут эффективно использованы как средство контроля за выполнением бюджета. Причем контроль осуществляется как на этапе подготовки документа (платежи), так и на основе анализа отклонений. Например, для анализа эффективности работы и качества планирования служит большое количество отчетов и легко настраиваемых OLAP-запросов. Для получения отчетности используются встроенные мастера отчетности и запросов.
Все бизнес-процессы генерируют проводки в подсистему «Бухгалтерский учет», что позволяет организовать эффективный документооборот в компании, снижающий нагрузку на бухгалтерию.
Отмечая широкие возможности подсистемы «Управленческий учет», особо выделим реализованный в нем механизм распределения различных видов накладных или кумулятивных затрат, который максимально учитывает все факторы, влияющие на их возникновение.
Как вернуть в счастливое прошлое свой компьютер Полезные советы Каждый из пользователей испытывал ощущение легкости в работе, когда только что установлены операционная система и необходимые программы, а компьютер еще не засорен тысячами ненужных файлов. Но вот вам пришлось инсталлировать еще одну полезную программу,.....
