Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Денежные средства, товары и услуги: учитывать или управлять?
Чем бы ни занималось предприятие, оно всегда будет иметь дело с клиентами, документами, деньгами. Без учета ресурсов не удастся спланировать свой бизнес, без контроля над ними не обеспечить эффективное управление. Можно, конечно, положиться в этом деле на опытность сотрудников, но все-таки более надежный путь — использовать безотказный инструментарий: автоматизированную систему.
Современная автоматизированная учетная система стала визитной карточкой бухгалтерии любого предприятия. Ну какой бухгалтер откажется от удобства работы с «электронным» складом, от возможности мгновенно найти нужный договор, составить платежный документ или, наконец, быстро подготовить отчетность в налоговую инспекцию. Но такие системы не решают главную задачу — держать под контролем весь процесс. Кто должен вовремя заметить, подсказать, проконтролировать? Подготовили документы к отгрузке — а на складе не та номенклатура и не сделан заказ на дополнительную поставку, пришло время платить по договору — оказывается, на счете не хватает денег, так как другой контрагент не рассчитался за предыдущую отгрузку. Вот и получается, что залог успешного бизнеса — контроль выполнения на каждом этапе и четкая организация всего процесса. Хочешь избежать управленческих проблем — не обойдешься без системы управления.
Мы уже рассказывали о том, как при помощи системы Terrasoft CRM работу с клиентами, рекламой, маркетингом сделать понятной и управляемой. Но Terrasoft CRM может гораздо больше — вести складской учет, учитывать денежные средства, анализировать результаты, делать отчеты и давать прогнозы. Все эти возможности сосредоточены в легко узнаваемых разделах системы.
CRM-ные хитрости складского учета
Что может быть хитрого на складе? Скажете: ну, разве что «черная» бухгалтерия. Нет, мы не об этом. Система Terrasoft CRM предлагает уникальный инструмент учета и контроля за складом, который идеально встраивается в целостную систему управления предприятием. С ее помощью вы создадите централизованную базу данных всей номенклатуры товаров и услуг предприятия, выполните классификацию продуктов, сформируете комплект товаров, установите индивидуальные цены на товары и услуги, зарезервируете товары на складе и многое другое. Работа в разделе Склад системы Terrasoft CRM значительно ускорит прохождение документов по движению товаров, автоматизирует учет движения товаров и услуг, позволит печатать накладные и выводить специальные отчеты по движению товаров.
Для хранения полной информации о продукте в системе используется карточка объекта учета. Казалось бы, что особенного — стандартная форма учета. Но здесь, помимо привычных для бухгалтера характеристик, вы также получаете информацию о наличие продукта на складе (сколько доступно для отгрузки и сколько зарезервировано по заключенным контрактам). Все эти данные заполняются автоматически: поле доступно — в соответствии со складскими документами движения товаров, поле зарезервирован — по информации в договорах, складских и платежных документах. Заметьте: вы быстро получаете не только учетную информацию — «когда», «сколько», но и управленческую — «почему», «кто виноват» и даже ссылку на описание продукта в Интернете.
В одном окне системы Terrasoft CRM вы сразу получаете доступ ко всем данным конкретного направления. Возьмем склад, продажи. Используя «Менеджер деталей», вы легко подстроите программу под свою учетную специфику и получите необходимую степень детализации данных. Например, добавив деталь Цены, увидите, как они используются при формировании счетов, контрактов, документов. Здесь же установите скидки или специальные цены для партнеров.
Или, например, поступил запрос на поставку товара, который в данный момент отсутствует на складе. Что предложить клиенту в качестве замены? Достаточно открыть закладку Аналоги, выбрать необходимый товар и вставить его в накладную. А если нужно указать перечень продуктов, входящих в состав поставки, достаточно открыть вкладку Комплектация. Это позволит вам мгновенно определить, например, цену сложного комплекта.
Закладка Накладные соберет воедино документы по движению товара (услуги) и создаст динамическую связь с разделом Склад. Так, при создании приходной накладной остатки на складе автоматически увеличиваются, что и отражается на соответствующей закладке.
Все операции в рамках учетной политики
Прибыль, к получению которой стремится любое предприятие, важно не только учесть, но и правильно подсчитать и проанализировать. На каждом предприятии действует своя учетная политика, отражающая специфику хозяйственной деятельности. Terrasoft CRM позволяет автоматизировать учет денежных средств точно в рамках принятой у вас учетной политики.
Учет движения денежных средств в системе Terrasoft CRM проводится в разделе Операции. Здесь можно получать сведения о текущем финансовом балансе вашего предприятия, отражать перемещение денежных средств между кассами разных подразделений, из кассы в банк и наоборот, учитывать отгрузку товаров с оплатой через кассу или банк и т. п. В общем, контролировать движения всех ресурсов, в т. ч. и денежных, своевременность выполнения всех хозяйственных операций и оперативно оценивать их эффективность.
Приходные и расходные операции в системе Terrasoft CRM учитываются абсолютно одинаково — достаточно на панели инструментов выбрать тип операции и открыть карточку записи. Сюда вносятся все данные, характеризующие суть операции. Здесь же будет отражаться также управленческая информация: планируемые и фактические даты оплаты, взаимосвязи с другими объектами учета (счетами, договорами, проектами и др.). В системе оформляются поступления денежных средств, как методом начисления, так и по кассовому методу. Все эти возможности реализованы в одной карточке.
Такая унифицированная схема делает систему учета финансовых транзакций гибкой и оперативной. Сведения о текущем финансовом балансе предприятия становятся доступными в любой момент.
Вы также можете планировать приход и расход на определенный период, например месяц. Достаточно в поле Состояние указать статус В планах — и планируйте поступление и расход денежных средств на будущий месяц. При поступлении или расходе денежных средств остается только поменять статус операции на Выполнено.
Быстро получать сводную информацию о финансовых операциях, причем в любых временных рамках, вы можете при помощи специализированных отчетов.
Управлением займется Менеджер
Подготовка требуемых отчетов, как правило, занимает много времени (здесь речь идет не о регламентированных, а об управленческих отчетах, играющих значительную роль в организации бизнеса). Но в Terrasoft CRM эта проблема решена и подготовить отчет можно непосредственно из любого выбранного раздела. Все отчеты системы и инструменты управления ими собраны в разделе Отчеты, где есть бланки отчетов с изменяемыми и неизменяемыми параметрами выборки, в соответствии с которыми генерируется каждый конкретный отчет.
Представьте ситуацию. Клиент делает срочный запрос на покупку нескольких единиц товара. Как предоставить ему актуальную информацию, сколько он может заказать товара сейчас? Поможет отчет по складу. Создается он быстро и просто: открываете раздел Склад, в меню Отчеты выбираете команду Остатки по складам, а в форме генерации отчета — нужный продукт. Ответ для клиента готов. Готовый отчет отражается в Excel, а дальнейшее управление им осуществляет «Менеджер отчетов».
Преобразовать данные систем оперативного, управленческого, бухгалтерского учета в бизнес-отчеты по продажам, маркетингу, базе данных клиентов и карточек в целях управления и анализа информации можно в разделе OLAP. Полученные результаты позволяют принимать бизнес-решения по оптимизации работы системы продаж на предприятии, контролировать эффективность маркетинговых действий.
Документооборот без забот
Используя Terrasoft CRM, вы получаете возможность разработать и внедрить в систему бизнес-процесс по документообороту. Это означает, что договор, документ или счет будет создаваться автоматически на определенном выбранном вами этапе бизнес-процесса. К тому же автоматически указывается ответственный за выполнение поручения сотрудник. Например «оплатить счет»: вы можете указать время, в течение которого должен быть выписан этот счет.
В системе Terrasoft CRM предусмотрена также возможность создания «цепочки документов». Вам уже не придется тратить время на поиски нужной информации и рутинное заполнение одних и тех же документов. Вы один раз создаете договор, а потом с помощью действия Создать счет на основании договора автоматически будете формировать нужное количество счетов.
В системе реализован универсальный механизм для настройки любой схемы документооборота. Для печати счета можно применить отчет «Счет-фактура», который использует данные из карточки счета, а для автоматической генерации внешнего вида счета — информацию из детали Продукты. Такая схема подготовки документов значительно упрощает процесс подготовки стандартных документов и сводит к минимуму количество ошибок при расчетах.
Невозможно в нескольких статьях описать все, что умеет эта системы. Но вывод сделать можно и сейчас: хотите, чтобы вашим предприятием управлял высококлассный топ-менеджер, стремитесь сделать свою работу комфортной и все успевать — доверьтесь Terrasoft CRM.
