Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Результаты деятельности любого предприятия отражаются в отчетах. Всем известны бухгалтерские отчеты: статистические, налоговые. Они имеют установленную форму и подаются в соответствующие органы с одной лишь целью — предоставить удобную форму для контроля за предпринимательской деятельностью со стороны государства. Для эффективного управления фирмой используются другие отчеты.
Отчет, который составляет бухгалтер в налоговую инспекцию, хотя и содержит полезную информацию об итогах деятельности предприятия, но не дает исчерпывающей информации о состоянии дел на фирме. Можно, конечно, распечатать отчет по какому-либо параметру из автоматизированной учетной системы. Но такой информацией неудобно пользоваться сотруднику, принимающему решение. А вот использование специального инструмента из программ MS Office — «связанный объект» — сделает информацию удобной для обработки, наглядной для использования и оперативной для принятия управленческого решения.
Как оживить отчет
На многих фирмах используется практика составления отчетов для руководителей, инвесторов, собственников об итогах деятельности фирмы. Как правило, формируется он в виде документа MS Word с включенными в него таблицами, графиками, диаграммами.
Задача. Бухгалтерия должна регулярно составлять для дирекции месячный отчет о деятельности предприятия. Независимо от отчетного периода его форма остается неизменной. В основном меняется лишь информация, которая представлена в виде таблиц. Необходимо обеспечить актуальность данных, представленных в отчете.
Для составления отчета используются данные, которые накапливаются и хранятся в электронной таблице MS Excel. Чтобы использовать их в отчете, необходимо вставить таблицу Excel в документ Word и создать связь между ними. Как это сделать?
Откройте документ MS Word (в нем содержится подготавливаемый отчет) и таблицу MS Excel, в которой есть необходимые для отчета данные.
Важно! В процессе связывания объектов оба эти файла должны быть открыты.
Теперь перейдите в окно MS Excel и на лист, на котором находится используемая для отчета таблица. Выделите ту ее часть, которая должна быть вставлена в отчет, и скопируйте в Буфер обмена (кнопка , меню Правка).
Скопированную таблицу нужно вставить в отчет. Для этого перейдите в документ MS Word, установите курсор там, где должна находится таблица, и нажмите кнопку Вставить (меню Правка). В результате в отчете появится таблица со скопированными данными. Обратите внимание на кнопку, появившуюся в правом нижнем углу вставленной таблицы. Наведите на нее курсор и щелкните на стрелке справа. Откроется список параметров вставки, в котором выберите один из вариантов связывания данных.
Если выбрать параметр Сохранить исходное форматирование и связать с Excel, то в отчет будет вставлена таблица в том виде, в котором она хранится в исходном файле MS Excel. К тому же между вставленной таблицей и таблицей-источником будет поддерживаться связь — таблица может быть обновлена при обновлении файла-источника.
Если выбрать параметр Сохранить стиль конечной таблицы и связать с Excel, то к данным будет применен стиль таблицы Word, использующийся по умолчанию.
Менеджер по связям
Задача выполнена! Отчет стал «живым». Теперь нет нужды каждый отчетный период создавать его заново. Все данные, которые используются в нем из других документов, можно быстро актуализировать. Достаточно только обновить связь — и данные, которые были внесены в таблицу-источник другим специалистом на его ПК, будут немедленно перенесены в отчет.
Сделать это просто. Щелкните правой кнопкой мыши по таблице и в контекстном меню выберите команду Обновить связь.
Важно! Обновить связь можно даже при закрытом документе-источнике, расположенном на другом компьютере, при условии что ПК подключен к локальной сети и в данный момент включен.
Если в контекстном меню выбрать команду Связанный объект…, вы получите доступ к «центру управления» связями, где можно гибко настроить обновление.
Представьте: менеджер по продажам ведет учет реализации продукции, который систематизирован в таблице Excel. Если открыть файл с аналитическим отчетом о деятельности фирмы, в котором установлена связь с данными о продажах, то произойдет автоматическое обновление данных. В отчете появится свежая информация с другого компьютера. Это возможно, если установить способ обновления связи автоматически (окно Связи).
Правда, не всегда нужно доверяться автоматическому обновлению связей в документе. Если вы регулярно работаете с таким документом, то лучше обновление выделенной связи делать только при нажатии кнопки Обновить или клавиши F9. В этом случае в окне Связи включите способ обновления По запросу.
Важно! Не играйте с кнопкой Разорвать связь (окно Связи). Потерянную связь придется восстанавливать с самого начала.
В документе можно не только связать объекты, но и ввести их. Однако есть разница. В случае создания связи отчета с электронной таблицей информация в отчете будет обновляться всякий раз при обновлении данных в исходном файле. В случае ввода таблицы в отчет в конечном файле создается независимая копия. При редактировании такой таблицы можно пользоваться всем инструментарием программы, из которой внедрен объект.
Проверьте свои связи
Чтобы проверить, связан ли открытый документ с каким-либо файлом, откройте меню Правка. Если в нем доступна строка Связи, значит, в этом документе используются данные из другого источника.
Сложности учета зарплаты Окно в мир «1С» Расчет пособия по временной нетрудоспособности и оплата отпуска с помощью конфигурации «ДС:Бухгалтерия + налоги»...
Выгодная ссуда или убыток № 47 (24.11.2008) :: Полезные советы Сейчас едва ли можно рассчитывать на получение кредита в банке. Тем более небольшим фирмам и частным предпринимателям. В таких ситуациях, пожалуй, единственный вариант получить финансирование на развитие бизнеса — взаимное кредитование самих...
