С помощью программы считывания текстовой информации
На любом предприятии первичная документация обязательно должна сохраняться. Большинство бухгалтерской документации хранится три года. Есть документация, например, кадровая, которую нужно хранить десятки лет. А учитывая, что бумажные документы ветшают, нередко даже теряются, крайне важно обеспечить сохранность если не оригиналов, то хотя бы их копий.
Пропажа первичных документов или другой учетной либо отчетной документации всегда чревата последствиями — административными, а то и криминальными. Потеря налоговых документов может обернуться серьезными неприятностями, если не предпринять соответствующих мер по их восстановлению. Проведенный аудит едва ли защитит от претензий при инспекторской проверке, если обнаружится недостача документов. Проблемы, связанные с утерей документов, возникают и при решении кадровых вопросов (начисление пенсии, подтверждение стажа и т. п.). А проверки с изъятием оригиналов служебной документации и возвратом ее не в полном объеме?! В этом случае и документы потеряны, и виновных не найдешь. Всех этих проблем не избежать, если не обеспечить на предприятии соответствующий уровень делопроизводства.
Программа, которая умеет не только читать
Конечно, можно себя подстраховывать и просто сделать бумажную копию документа с помощью факсимильного аппарата, сохранив его бумажную копию. Но такой способ не обеспечит долговременного хранения документа. Можно отсканировать документ, сохранив его как картинку. Но этот вариант лишит вас возможности, если вдруг возникнет необходимость, отредактировать электронную копию. А что делать, если у вас появилась новая отчетная форма? Набирать ее вручную?
Проблему решает создание электронного архива с помощью оцифровки документов. Незаменимым инструментом в этой работе станет тандем «сканер — программа распознавания текста», способный отпечатанную «картинку» превратить в «живой» документ.
Наиболее мощное и удобное средство для такой обработки документов — система оптического распознавания текста ABBYY FineReader. С ее помощью вы быстро и точно переведете бумажный документ или файл PDF в электронный документ, удобный для редактирования. Уникальная технология распознавания позволяет максимально полно сохранить исходное форматирование документа.
Создаем электронный архив
Даже если вы впервые будете работать с такой системой, вы за пару минут получите результат: из бумажного документа — электронный.
Вот как было переведено платежное поручение из бумажной формы в электронный документ (показано на рисунке).
Процедура простая. Откройте программу FineReader и в главном окне запустите Мастер Skan&Read, который автоматически сканирует документ и прочитает его. Мастер поможет быстро перевести бумажный документ в его электронную копию, сохранив ее в компьютере. Для этого потребуется всего 4 шага.
На этапе Сканировать (общение в интерфейсе Мастера будет очень простым) вам нужно выбрать, откуда будет получено изображение для сканирования. Если документ представлен в бумажной форме, то установите опцию Со сканера (конечно, сам сканер должен быть включен). Программа автоматически запустит его работу и загрузит полученный рисунок в окно Изображение. Если вы хотите перевести в редактируемый вариант документ, который был предварительно сканирован и сохранен в файле или получен по факсу и сохранен на компьютере, то выберите опцию Из файла.
К этапу Распознать Мастер перейдет, как только изображение документа будет загружено в окно после сканирования, и сразу предложит выбрать язык, на котором составлен документ (в базе FineReader есть словари нескольких десятков языков).
Правильный выбор языка позволит максимально корректно распознать все символы и вывести для редактирования готовый текст. Обработанные участки изображения закрасятся голубым цветом, и затем каждый блок будет выделен рамкой: текст — зеленой, картинки — красной, таблицы — синей. Результат распознавания появится в окне Текст, в котором можно проверить и отредактировать распознанный текст. В нижнем окне вы будете контролировать работу с документом в увеличенном масштабе.
Несмотря на то, что FineReader гарантирует распознавание 99% текста, результат не всегда удовлетворительный. Ведь все зависит от точности определения блока распознавания (то, что обводится цветным контуром). Если, например, печать (как показано на рисунке) или подпись будет наложена на текст, то система может распознать весь блок как картинку. В этом случае вручную задаем блоки по своему усмотрению, воспользовавшись инструментами окна Изображение (меню в левой колонке), и еще раз запускаем процедуру Распознать.
Система FineReader распознает и штрих-коды. Например, скан вашего документа содержит штрих-код, и вы хотите отобразить его в электронном документе не как картинку, а в виде последовательности букв и цифр. Тогда выделите этот штрих-код в блок и в контекстном меню присвойте ему тип штрих-код.
На этапе Проверить вам останется только откорректировать те символы, которые были неуверенно распознаны системой. Символы и слова, которых нет в словаре, будут выделены цветом. В этом случае FineReader из словаря выбранного вами языка предложит подходящее слово для замены.
Система FineReader работает с документами любого качества и практически с любыми шрифтами и специальными символами. Для работы в таких жестких условиях можно включить режим Распознавание с обучением. На основе одной-двух страниц будет создан эталон и дальше FineReader распознает хоть рукопись самого Луки Паччоли.
Последний этап — Сохранить. Мастер и здесь вам подскажет, как сохранить сделанную работу. Хотите, чтобы документ редактировался самым распространенным редактором — сохраняйте в MS Word, хотите обрабатывать входящие документы (например платежные поручения) в электронных таблицах — используйте MS Excel. Можно сохранить документ в виде презентации или скопировать в буфер обмена. А можно сразу же отправить по почте своему партнеру в удобном для него формате. Хотите разместить документ на своем сайте — выбирайте Web-браузер.
В любом из этих вариантов сохранения документа вы можете включить в его состав (или исключить) картинку, выбрать для нее подходящее качество.
Установленная на вашем компьютере система FineReader позволит быстро сохранить в электронном виде статью из журнала, презентацию с выставки, полученные факсы и письма от партнеров, документы и отчеты. И все это можно будет не только читать, но и редактировать.
А знаете ли вы, что...
…первичные документы и приложения к ним необходимо сохранять 3 года, при условии окончания проверки государственным налоговым органом. А в случае возникновения споров, следственных и судебных дел — до принятия окончательного решения.
А знаете ли вы, что...
…необеспечение надлежащего уровня первичного учета на предприятии приводит к административной ответственности соответствующих должностных лиц. Органы госстатистики за это правонарушение налагают штраф в размере от 170 до 255 грн (ст. 1863 КУоАП).
Внимание! На основании копий документов можно воссоздать оригинал исходящего документа предприятия и сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета
Оцените возможности FineReader
Форматы, в которых сохраняется распознанный документ:
DOC (Word), XLS (Excel), TXT, HTML, RTF, XML, CSV, DBF, PPT (PowerPoint), PDF (Adobe Acrobat), поддерживает различные кодовые таблицы и кодировку Unicode.
Графические форматы, которые открывает FineReader и распознает в них текст:
PDF, BMP, PCX, DCX, JPEG, JPEG 2000, TIFF, PNG.
Система FineReader распознает практически любой шрифт, документ даже плохого качества, если включить режим Распознавание с обучением.
Первичные документы по факсу № 42 (20.10.2008) :: Прикладные программы Передача документов по факсу — самый распространенный способ подтверждения выполнения обязательств по договору. Что может быть проще — вложил платежку в факс-аппарат, и ваш контрагент через пару секунд получил ее точную копию. Правда, при одном условии:.....
Как организовать важных клиентов № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь...
