Простая автоматизация расчета зарплаты в бухгалтерском учете
Есть много решений, реализованных на платформе «1С:Предприятие 7.7» для автоматизации расчетов зарплаты на предприятиях. Самое распространенное из них — типовое решение от фирмы «1С» «Зарплата и Кадры». Оно использует компоненту «Расчеты», входящую в состав платформы, и имеет множество технологических особенностей, которые существенно затрудняют освоение программного продукта пользователями. Другое дело — компонента «Бухгалтерский учет». Именно с ней связана большая часть рабочего времени бухгалтера. Ее структура и правила использования доступны бухгалтеру любой квалификации. Вот почему расчет зарплаты — самый проблемный раздел учета — желательно реализовывать именно на этой компоненте.
Программа «1С:Предприятие 7.7» настолько популярна, что многие себе просто не представляют ведение учета с применением других инструментов. Немногие знают, что она состоит из нескольких компонент: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчеты».
Каждая из перечисленных компонент максимально приспособлена для решения определенного набора задач. Например, компонента «Бухгалтерский учет» использует принципы двойной записи, оперируя бухгалтерскими проводками. Компонента «Оперативный учет» — наиболее универсальна и позволяет хранить данные в произвольных таблицах — регистрах оперативного учета. Компонента «Расчеты» предназначена для выполнения периодических расчетов, использует специализированный журнал расчетов и чаще всего применяется для расчетов заработной платы.
Недостатки «зарплатных» решений
Как показывает практика, компонента «Бухгалтерский учет» полностью справляется с задачами финансового учета. И это не удивительно, ведь данные о хозяйственных операциях записываются в систему в традиционном и понятном для бухгалтера формате — бухгалтерскими проводками. Точнее сказать, бухгалтер вносит в программу данные в виде первичных документов, которые, в свою очередь, автоматически формируют весь набор необходимых проводок. Если бухгалтера не устраивают сформированные документом проводки, он может откорректировать их, введя бухгалтерскую справку (операцию). Все просто и прозрачно. А главное — под контролем!
Именно простота формата и возможность правки «бухгалтерских проводок» являются основными преимуществами в работе, в отличие от стандартного «журнала расчетов», используемого при автоматизации расчетов заработной платы. Казалось бы, что может быть лучше специально предназначенной для расчетов зарплаты компоненты. Однако это не совсем так. Дело в том, что разработчики программы «1С» наделили «журнал расчетов» рядом свойств, предназначенных, в первую очередь, для автоматизации периодических расчетов и пересчетов данных. При этом технология работы с зарплатой стала для многих бухгалтеров очень «заумной», требующей большей подготовленности. Не каждый из них смог до конца понять все премудрости данного решения.
Едва ли найдется много бухгалтеров, которых удовлетворит учет зарплаты, реализованный в составе Типовой конфигурации «Бухгалтерский учет для Украины». Эта зарплатное решение, наоборот, крайне простое, использующее только два документа: «Начисление зарплаты» и «Выплата зарплаты». Данная программа не выполняет расчеты ни отпускных, ни больничных, ни каких-либо других видов начислений и удержаний, кроме основных налогов. В ней отсутствуют календари, табели, учет переходящих начислений и удержаний.
Наиболее популярным решением для расчетов зарплаты, использующим компоненту «Расчеты», является типовая конфигурация «Зарплата и Кадры». Технология работы с ней полностью зависит от возможностей компоненты. Наряду с достоинствами программа имела свои ограничения, например:
состав видов и групп расчетов определялся программистами только в режиме «Конфигуратора»;
исправление данных прошлых периодов (даже в случае исправления затратной аналитики) требовало полный откат в расчетах на корректируемый период с последующим пересчетом исправленного и всех последующих периодов;
записи «сторно» формировались автоматически в зависимости от заложенных в программу алгоритмов, не всегда понятных бухгалтеру;
формирование проводок по зарплате, отсроченных во времени. В результате бухгалтер чаще всего узнавал об отражении расчета зарплаты в бухгалтерском учете только после окончания всего расчета, что часто приводило к повторным пересчетам зарплаты.
Несмотря на все достоинства конфигурации «Зарплата и Кадры», она так и не стала популярной — сказалась ее сложность. К тому же, как следствие всего этого, ее запуск обходится для пользователя достаточно дорого.
Простое решение трудной проблемы
Бухгалтеру для практического учета зарплаты необходимы простота и точность. И такое решение было найдено — логика типовой программы «Зарплата и кадры» была помещена в рамки бухгалтерского учета. В результате появилась программа «ИН-АГРО: Расчет зарплаты для компоненты «1С:Бухгалтерия 7.7». Использование компоненты «Бухгалтерский учет» нисколько не уменьшило возможностей программного продукта.
В данном решении полностью используются возможности плана счетов и бухгалтерских операций. Так, например, стандартный счет 661 стал количественным и валютным, он дополнен третьей оборотной аналитикой «Вид расчета». Это позволило хранить в формате проводки количество отработанных часов и дней, указывать сумму и вид начисления/удержания.
При этом в решении удалось сохранить около 80% всего того, что было заложено в конфигурации «Зарплата и кадры». Представьте себе, теперь каждый документ программы сразу формирует проводки. Если пользователь не согласен с проводками, автоматически рассчитанными программой, он может ввести корректировку при помощи обычной бухгалтерской справки.
Отличительная особенность данного программного продукта — возможность интерактивной настройки видов и групп расчетов. Пользователь может использовать предопределенные виды расчетов, а также создавать новые. Кроме того, в программу введено понятие «группа расчетов». Пользователь может управлять вхождением любого вида расчетов в ту или иную группу. Данный механизм позволяет настраивать вхождение видов расчета в базу для вычисления налогов.
Кроме того, программа использует понятие «Календарь». В ней может быть сразу несколько календарей, покрывающих все потребности предприятия. Она позволяет автоматически делать повторяющиеся из месяца в месяц начисления и удержания, работает с исполнительными листами и регулярными надбавками. В программе автоматически рассчитываются больничные и отпускные, доплаты за выслугу лет и другие. И это только небольшая часть преимуществ нового решения.
И кадры, и бухгалтерия в одном документе
Работа в программе начинается с ввода документа «Приказ о приеме», который используется при приеме на работу нового сотрудника, как в качестве основного, так и в качестве совместителя. Этот же документ рекомендуется также использовать для начального заполнения справочника «Сотрудники». Информация о сотруднике включает, как правило, сведения о занимаемой им должности в определенном подразделении фирмы.
В реквизитах Структурное подразделение и Должность следует определить то подразделение фирмы, в котором будет работать сотрудник, и должность, которую он будет занимать. В реквизите Календарь можно выбрать особый график работы сотрудника или оставить календарь из константы Основной график работы.
Для отражения в конфигурации всех изменений, связанных с переводом сотрудника на новое место работы в фирме, предназначен документ «Приказ о кадровом перемещении». При проведении документа соответствующим образом изменяются все периодические реквизиты справочника «Сотрудники». После проведения документа можно распечатать приказ по типовой форме № п-5. Уволить сотрудника с работы можно при помощи документа «Приказ об увольнении».
Перечисленные выше приказы являются основными кадровыми документами программы. При их заполнении пользователю предоставляется возможность ввести в программу всю необходимую информацию о сотруднике: образование, воинские звания, предыдущая трудовая деятельность, члены семьи и пр. На основании введенной информации есть возможность сформировать ряд кадровых отчетов: от статистики по возрасту до анализа стажа работы.
Особое место занимает документ «Табель» — основной документ для ввода в программу количества отработанного времени, даже если сотрудник работает на условиях сдельной оплаты. Для специалистов, работающих по окладу, это основной документ расчета зарплаты.
Каждый бухгалтер знает, с какими трудностями иногда приходится сталкиваться при расчете отпускных или больничных. В данной программе эти проблемы эффективно решены с помощью документов «Приказ на отпуск» и «Больничный лист». Они используют данные прошлых периодов для расчета средней зарплаты (в том числе расчет от минимальной зарплаты). Если же архив зарплаты не создан, можно просто вручную внести данные за прошлые периоды.
От расчета до отчета
Весь процесс начисления зарплаты можно разбить на три основных этапа: ввод данных о начислениях (удержаниях), расчет зарплаты и основных удержаний, расчет налогов на фонд зарплаты. Такое разделение позволяет бухгалтеру последовательно выполнять контроль и оценивать результаты работы каждого этапа, не перегружая систему лишними промежуточными расчетами, экономя свое время.
Документ «Расчет зарплаты» является основным механизмом для расчета периодических начислений и удержаний, а также налогов на зарплату сотрудников. Для ввода любого расчета или произвольной записи по сотруднику или группе сотрудников используется документ «Ввод любого расчета», в табличной части которого устанавливаются требуемые параметры для вносимого расчета.
Для учета и расчета сдельной оплаты используются документы «Сдельный наряд» и «Бригадный наряд». Опции в документах позволяют учитывать при расчете коэффициент трудового участия, отработанные часы, тариф, а также определяют способ распределения суммы наряда.
Начисление зарплаты. Для ввода в программу произвольных начислений и удержаний сразу по списку сотрудников предназначен документ «Начисление/удержание списком». Этим документом можно ввести различные виды премий, надбавки за выслугу лет, за секретность, доплаты за расширение зоны, замещение и совмещение, знание языка, интенсивность, руководство бригадой, другие доплаты и удержания. В результате проведения документа факт начисления сотрудникам той или иной доплаты (удержания) может быть зарегистрирован 2 способами: внесением соответствующих проводок сразу; внесением нового элемента в справочник «Расчеты длительного периода» по каждому сотруднику.
Факт выдачи сотруднику предприятия ссуды оформляется документом «Ссуда предприятия». При этом указываются размер ссуды, срок ее погашения в месяцах и процент годовых. Если включить флажок Погашать ссуду ежемесячно из з/п, при проведении документа в справочник расчетов длительного действия по данному сотруднику будет внесен новый элемент с видом расчета Погашение ссуды. Кнопка Печать позволяет получить отчет за каждый месяц о начисленных процентах, выплаченных сотрудником суммах по ссуде и его задолженности перед организацией.
Удержания из зарплаты. Особо хочется отметить документы, позволяющие реализовать регулярные автоматические удержания из зарплаты: «Исполнительный лист» и «Ссуда предприятия». Предполагается, что удержания по исполнительному листу могут осуществляться путем отчисления определенного процента начислений по сотруднику либо в течение некоторого (необязательно фиксированного) периода времени, либо вплоть до достижения определенной суммы. В документах можно выбрать процент и вид удержания, получателя и способ перечисления. В результате проведения документа введенные в него сведения будут зарегистрированы в справочнике «Расчеты длительного периода».
Отчисления в фонды. Документ «Отчисления в фонды» предназначен для расчета отчислений с фонда заработной платы. Формируется и рассчитывается в конце месяца после ввода всех расчетов по начислению заработной платы. Расчет можно проводить как отдельно по сотруднику, подразделению, так и по всем сотрудникам предприятия.
В форме документа можно указать статьи валовых расходов по начислению заработной платы и налогов. В группе реквизитов Коммунальный налог указываются затратный счет и его аналитика по расчету коммунального налога. При нажатии кнопки Провести рассчитываются налоги.
Выплата зарплаты. Выплата зарплаты в программе возможна как по ведомости, так и отдельными ордерами. Для выплаты денег через кассу, оформления перечисления заработной платы на счета в банке предназначен документ «Платежная ведомость». Этим же документом можно отразить и другие выплаты через кассу предприятия (выплата аванса, зарплаты, депонентов).
Кроме выдачи денег по ведомости, их можно вернуть в кассу предприятия. Для этого служит документ «Возврат в кассу». Заполнить табличную часть документа можно 2 способами — построчным вводом и автоматически кнопкой Заполнить (меню Действия). Кнопка Провести документ формирует проводки по возврату денег в кассу.
Нельзя не отметить обширный набор отчетов, позволяющих покрыть все потребности расчетчика и бухгалтера по зарплате. Это только часть из них:
«По списку расчетов» (любые выборки);
«Расчетные ведомости» (за любой период);
«Расчетные листки» (по сотрудникам);
«Лицевой счет» (форма № п-54а);
«Свод отчислений в фонды»;
«Исполнительные листы»;
«Больничные листы»;
«Учет рабочего времени».
Бережное отношение к истории начислений
Одним из основных преимуществ программы для расчета зарплаты в том, что она достаточно легко внедряется в другие типовые и отраслевые конфигурации. При этом достигается максимальная оперативность и точность работы всех механизмов системы. В стандартный пакет поставки программы «ИН-АГРО: Расчет зарплаты для компоненты «1С: Бухгалтерия 7.7» входит типовая «Бухгалтерия для Украины» с внедренной в нее зарплатой. Если на вашем предприятии использовалась стандартная программа по расчету зарплаты, то внедрение этого продукта никак не затронет истории начислений. Даже наоборот, будут автоматически сформированы остатки и архив расчета зарплаты, что в значительной мере сократит время на запуск программы.
Кроме того, данное решение может работать независимо от основной учетной программы. При этом между зарплатой и бухгалтерией необходимо реализовать перенос данных: в бухгалтерию передается информация о начисленной зарплате, а в зарплату поступают данные о выплатах и перечисленных налогах. Пример таких обработок включен в основную поставку.
Экономь на электронных документах Прикладные программы Любой современный руководитель и бухгалтер предприятия стараются получать максимальную пользу от информационных технологий. Применение электронной цифровой подписи в практической деятельности делают привлекательной эту технологию уже не только благодаря у...
Автоматически с "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го года...
