Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Держать под контролем разветвленную сеть торговых точек — задача сложная. В головном офисе нужно точно знать, где какой товар необходим и в каком магазине вовремя пополнить недостающую номенклатуру. А для качественного обслуживания клиентов в каждом магазине должна быть достоверная информация о поставках на главный склад.
При укрупнении любой торговой организации, а именно: при возникновении разветвленной торговой сети, перед руководством и бухгалтерией фирмы возникает проблема учета товара и продаж на торговых точках.
Как быстро узнать «где, когда и сколько»
Знакомая каждому ситуация. Вопрос к менеджеру офиса торговой фирмы: «У вас продается славянский шкаф?». Ответ: «Сейчас, пару минут, обзвоню наши магазины, выясню, в котором из них есть». Нередко эти «пару минут» оборачиваются долгим ожиданием. А в итоге еще и получишь неутешительный ответ.
Если сеть небольшая, с незначительным оборотом, эту задачу вполне решает менеджер с телефоном. Но вот при разветвленной сети из нескольких десятков магазинов и складов, да еще с номенклатурой в несколько тысяч единиц — таким способом решить задачу становится невозможно.
Понятно, что основная проблема не заключается только в поиске конкретного товара по желанию капризного клиента. Задача намного серьезнее — необходимо учитывать и планировать перемещения недостающих товаров со складов в магазины, анализировать объемы и ассортимент продаж по разным точкам. Наконец, полная информация о том, что творится во всей торговой сети фирмы, будет не лишней для хорошего руководителя.
В идеале, в головном офисе торговой компании должна обеспечиваться возможность в любой момент получить полную и объективную картину из любой торговой точки, в целом по торговой сети, а также по произвольной выборке любого из магазинов (например по региону или району). Хотя такая возможность технически существует, на деле потребуются слишком серьезные системные ресурсы. Например, это может быть надежный специализированный канал связи с большой пропускной способностью, обеспечивающий быструю доставку нужной информации каждому удаленному подразделению. Но подобные расходы может позволить себе далеко не каждая торговая фирма.
Было бы идеально реализовать следующую схему обмена данными между удаленными подразделениями и центральным офисом (складом):
1. В учетной системе торговой точки формируется файл торговых операций (небольшого объема) за любой период (например за день). Это обычная операция экспорта учетных данных в формат XML.
2. Этот файл направляется в головной офис. Выбирается наиболее приемлемый канал передачи: встроенными средствами учетной системы, с помощью обычного почтового клиента.
3. В главной конторе полученные данные «сливаются» и появляется возможность получения консолидированного баланса и консолидированной реализации за любой период.
4. Затем проводится актуализация остатков и новых поступлений. Обновленные данные в таком же формате уходят обратно по торговым точкам.
Решив проблему подобным образом, можно значительно сократить затраты и поднять эффективность торговой деятельности.
Реализовать схему, обеспечивающую синхронизацию данных между головным офисом и магазинами, позволит комплекс бухгалтерских программ «Нова бухгалтерія» (разработчик — фирма «Земляничные поляны Лтд», г. Киев), установленный как в головном офисе, так и на торговых точках, и Интернет. Хотя, в общем-то, и Интернет не обязателен. Как заявляют разработчики «Нової бухгалтерії», в их практике были варианты решения этой задачи с помощью курьера. По вечерам он объезжал магазины, собирал дискеты, отвозил их в головной офис, а по утрам вновь развозил с обновленной информацией по торговым точкам. Но это, скорее, из области курьезов.
Наличие во всех подразделениях фирмы и в головном офисе учетной системы с единым интерфейсом и инструментарием, а также унифицированного механизма обработки информации как в магазинах, так и в головном офисе значительно упрощает использование системы и обеспечивает прозрачность действий при работе с ней. Для передачи данных о номенклатуре, продажах и других хозяйственных операциях в системе создается один файл (в формате MS Excel), который с помощью обычного почтового клиента передается всем структурным подразделениям торговой фирмы. Файл в таком формате, содержащий даже большой объем информации, невелик и не требует для передачи каких-либо существенных ресурсов. Рассмотрим последовательность действий более подробно на конкретном примере.
От склада до магазина всего один файл
Головной офис закупает товар и принимает его на склад. Затем товар распределяется между магазинами (внутреннее перемещение). Естественно, это перемещение находит свое отражение в системе учета товарно-материальных ценностей головного офиса. На основании этих данных для каждой торговой точки в формате MS Excel формируется свой файл экспорта (с точки зрения магазина — файл импорта) в соответствии с номенклатурой данного конкретного магазина.
Затем файлы рассылаются в магазины обычными электронными письмами. При необходимости, с целью обеспечения конфиденциальности, несложно применить шифрование содержимого, защиту паролем и пр.
Удаленная торговая точка получает из головного офиса файл, в котором содержатся данные о поставках на склад магазина новых товаров за определенный период (если эти поставки были). Файл сохраняется на пользовательском компьютере. Затем данные из него импортируются в систему, товар приходуется и торговая точка ведет операции с учетом поступившей номенклатуры.
Как пополнить базу товаром
На удаленной торговой точке обработать поступившую из головного офиса информацию сможет любой бухгалтер. Дело в том, что импорт данных из полученного файла аналогичен работе с приходной накладной. Форма приходной накладной, используемая в системе «Нова бухгалтерія», включает несколько закладок и позволяет легко и безошибочно пройти все стадии этой процедуры.
Импорт данных начинается с заполнения реквизитов приходной накладной (фактически это операция получения товара из головного офиса). Удобный доступ ко всем разделам информации находится на закладке Зміст документа. Затем, нажав на кнопку Далі, переходим на закладку ТМЦ, на которой будет представлена уже существующая в магазине номенклатура. При нажатии на кнопку откроется диалоговое окно с настройками импорта в систему данных из полученного файла.
Настройка соответствия колонок входящего файла Excel полям базы существующей номенклатуры товаров позволяет импортировать данные в систему из произвольного файла Excel, сформированного не в данной системе. Необходимо только, чтобы в нем были все данные, а настроить соответствие колонок файла полям базы можно за несколько минут. Как правило, в программе эта настройка делается один раз и меняется, только если меняется формат входящего файла. В этом же окне нужно указать место, где был сохранен и откуда импортируется файл Excel
После настройки и нажатия клавиши Так будет осуществлен импорт данных из файла в систему. В результате появится окно с номенклатурой товаров, импортированной из полученного файла Excel.
При импорте данных автоматически проверяется наличие товарной номенклатуры в основной базе системы, установленной в удаленной торговой точке. Если наименование нового товара уже есть в основной базе — будет изменено количество с учетом прихода. В случае отсутствия — в основную базу добавится новая позиция (номенклатура). После импорта в нижней части окна Прибуткова накладна появляются позиции принимаемого товара.
На этой стадии бухгалтер или менеджер может проконтролировать приход, при необходимости что-либо изменить. Но это не рекомендуется делать, так как в дальнейшем могут возникнуть проблемы с синхронизацией данных.
И наконец, на последнем этапе приема товара (закладка Підсумки та податки) появляется окно приходной накладной, в котором будут отражены итоговые данные по документу, позволяющие проконтролировать правильность сделанного импорта. Теперь можно нажимать кнопку Готово.
Отчет о продажах готовим так же
В конце рабочего дня бухгалтер или менеджер, используя инструментарий учетной системы, по итогам расходных операций формирует в формате MS Excel сводный файл отгрузок (продаж и перемещений) за данный период. Он должен быть отправлен в головной офис фирмы. При нормальном ведении операций в течение дня создание такого сводного файла занимает пару минут.
Эта процедура аналогична той, которую выполняет бухгалтер или менеджер в головном офисе при подготовке к отправке в магазин файла Excel с номенклатурой. В окне Підготовка до друку выбирается период (диапазон дат), за который будут учтены все продажи (перемещения) товаров в магазине, ценовые параметры. Кроме того, при формировании файла можно выбрать оплаченные или только неоплаченные документы, учитывать или не учитывать услуги, сделать выборку по подразделению/участку и пр. Затем по команде Так выбирается печать в файл с указанием имени создаваемого файла и его месторасположения. В результате в указанной папке получим файл (тоже в формате MS Excel), готовый к отправке в головной офис. Тем же способом (встроенными средствами комплекса или обычной электронной почтой) полученный файл отсылается в головной офис.
После обработки сводной информации из магазинов по тому же сценарию в главной конторе эти данные сливаются. Операция импорта в головном офисе аналогична операциям на удаленных точках. После импорта проводится актуализация остатков и новых поступлений по подразделениям. Программа производит перерассчет итоговых остатков в целом по структуре. Обновленные данные таким же путем уходят назад по магазинам. Таким образом, появляется возможность получения консолидированного баланса и консолидированной реализации за любой период по всей торговой фирме.
Кстати, эта задача непосредственно связана с задачей учета и обработки скидочных (дисконтных) карт, действующих внутри торговой сети. В самом деле, обладатель такой карточки имеет возможность в любом городе, зайдя в магазин данной сети, получить свою законную скидку, так как информация в базе все время обновляется. Понятно, что вместе с данными о товарообороте, остатках на складах и продажах не составит труда принять, обобщить и вновь разослать по всем точкам базу данных дисконтных карточек. Причем для системы «Нова бухгалтерія» не имеет значения ни тип сканеров и считывателей, ни тип самой карточки. Она может быть магнитной, штрих-кодовой или просто номерной. То же самое относится к работе с товарами. Ввод (получение) данных о товаре с помощью штрих-сканера не представляет проблем для системы «Нова бухгалтерія», что значительно ускоряет работу.
Подготовка и отправка налоговой отчетности
Наряду с рассылкой/получением данных головного офиса удаленным подразделениям в комплексе «Нова бухгалтерія» решена проблема подготовки и отправки данных в налоговую систему ГНАУ «Податкова звітність». Процедура проводится в головном офисе, поскольку он отчитывается за всю сеть. Естественно, при этом основная база должна быть синхронизирована с базами удаленных торговых точек.
В течение месяца ведется работа с первичными приходно-расходными документами, в т. ч. в систему «Нова бухгалтерія» вводятся и налоговые данные. При этом формируется база налоговых обязательств и налогового кредита. На ее основании подсистема «Облік ТМЦ» готовит к выгрузке реестр полученных и выданных налоговых накладных в формате, утвержденном налоговой администрацией. На основании данного реестра в системе «Податкова звітність» комплекса «Нова бухгалтерія» формируем приложение 5 к декларации по НДС и саму декларацию по НДС.
Как организовать важных клиентов Прикладные программы Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь...
