Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь информации?
Тем, кто использует в роли почтового клиента программу MS Outlook, несложно организовать работу с корреспонденцией так, что сортировка важных писем и удаление ненужных будет осуществляться автоматически. MS Outlook дает возможность обрабатывать электронную почту с помощью правил, определяющих действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Создать правило можно применительно к сообщениям, поступающим в папку Входящие, или к отправляемым сообщениям.
Создайте место для VIP клиентов
Самый простой способ фильтровать поступающие электронные сообщения — воспользоваться функцией Организовать. Например, сообщения, поступающие от одного из ваших респондентов, являются для вас наиболее важными. Выискивать их из десятков, а то и сотен ежедневных писем затруднительно и неудобно. Однако можно так настроить папку Входящие, что нужные сообщения будут сразу попадать в отдельную папку. Итак, в основном меню MS Outlook нажмите кнопку — появится окно Настройка папки Входящие с открытым разделом По папкам.
Для создания правила перемещения таких сообщений выделите в основном окне папки Входящие любое сообщение от вашего респондента (его имя сразу же появится в окне Настройки). Затем укажите, в какую папку необходимо перемещать поступающие от него сообщения. Такая папка должна быть создана в списке папок. Если вы это не сделали предварительно, то ее можно создать и на этом этапе подготовки правила, щелкнув на кнопке Создать папку (в примере это папка Автоматически).
Чтобы вставить имя новой папки в поле создаваемого правила, выберите в открывающемся списке строку Другие папки. Именно там имя новой папки и будет находиться.
Нажмите кнопку Создать — и процедура написания правила закончена. Теперь все сообщения от выбранного респондента, которые будут поступать в ваш почтовый ящик с этого момента, будут сразу же перемещаться в папку Автоматически.
Правила могут запускаться вручную. Если вы хотите, чтобы в эту папку были помещены также уже полученные сообщения этого респондента, в окне Переместить выделенные сообщения в выберите нужную папку (в примере это папка Автоматически) и нажмите кнопку Переместить. При запуске правила вручную могут применяться к сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям в других папках.
Бывает, что удобнее следить за поступающей корреспонденцией непосредственно в основном окне Входящие, выделяя нужные сообщения по какому-либо заметному признаку. MS Outlook предлагает простой, но очень эффективный способ поиска нужных сообщений — выделение их цветом. Для этого перейдите в раздел По цвету. Выделите одно сообщение респондента, поступающую корреспонденцию которого нужно быстро находить в общем списке. Автоматически будут заполнены необходимые поля и по умолчанию предложен для выделения его писем красный цвет (можно выбрать другой цвет). Как только вы нажмете кнопку Применить цвет, сообщения будут выделены выбранным цветом.
Электронный секретарь работает по правилам
Мы разобрали, как фильтровать почту по именам респондентов и складывать ее в отдельные папки. MS Outlook может вполне стать вашим электронным секретарем, четко выполняющим обязанности по установленным вами правилам. Например, можно автоматизировать пересылку директору поступающих от кого-либо сообщений на ваш ящик или выделять сообщения, относящиеся к продажам, и складывать их в соответствующую папку. MS Outlook содержит набор готовых шаблонов, а также инструмент для создания новых правил с уникальными условиями. Это несложно сделать с помощью Мастера правил.
Допустим, в громадном потоке сообщений к вам приходит информация, относящаяся к проблемам налогообложения. Ее необходимо выделять и складывать в отдельную папку. Запустите Мастер и выделите в списке шаблон, на основании которого будет создано правило (в примере это Перемещение сообщений на основании содержания). Сначала в описании правила вам нужно указать текст, который должно содержать входящее сообщение или его тему. Для этого откройте диалоговое окно, щелкнув гиперссылку <текст>, и введите ключевое слово, например оподаткув. Затем укажите имя папки, в которую будут перемещаться сообщения по тематике налогообложения. Поможет вам в этом гиперссылка <имя>. В открывшемся диалоговом окне можно создать такую папку (в примере это подпапка Налоговый учет).
В правилах можно предусмотреть исключения для особых случаев, например для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение подпадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.
Можно создать правило и для входящих, и для исходящих сообщений, установив для отбора десятки критериев. И, наконец, выбрать множество вариантов действий, которые будут выполнены с такими сообщениями.
Как рассчитывать и погашать кредит Прикладные программы Самая востребованная финансовая услуга сейчас — кредитование. И это не удивительно. Практически любая покупка становится доступной. Достаточно заключить с банком кредитный договор — и ты уже владелец дорогой «игрушки». Проценты по кредиту не дают точного....
Первичные документы по факсу № 42 (20.10.2008) :: Прикладные программы Передача документов по факсу — самый распространенный способ подтверждения выполнения обязательств по договору. Что может быть проще — вложил платежку в факс-аппарат, и ваш контрагент через пару секунд получил ее точную копию. Правда, при одном условии:.....
Как рассчитывать и погашать кредит № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Самая востребованная финансовая услуга сейчас — кредитование. И это не удивительно. Практически любая покупка становится доступной. Достаточно заключить с банком кредитный договор — и ты уже владелец дорогой «игрушки». Проценты по кредиту не дают точного....
