Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Передача документов по факсу — самый распространенный способ подтверждения выполнения обязательств по договору. Что может быть проще — вложил платежку в факс-аппарат, и ваш контрагент через пару секунд получил ее точную копию. Правда, при одном условии: у принимающей стороны тоже есть факс-аппарат. А как быть, если его нет?
Несмотря на все преимущества факс-аппаратов, далеко не все фирмы ими пользуются. И логика здесь понятна: зачем нужен факс-аппарат, когда под рукой есть компьютер и электронная почта?
Служба факсов на службе у бухгалтера
Компьютер может с успехом заменить факс-аппарат. Если на компьютере установлена возможность отправки факсимильных сообщений, их можно отправлять непосредственно с компьютера при помощи Мастера факсов. Но для этого, прежде всего, на компьютере необходимо иметь:
факс-модем — внешнее или внутреннее устройство для передачи факсов;
установленную на компьютере программу для передачи факсимильных сообщений (так называемый консоль факса).
Многие современные компьютеры могут иметь уже встроенные внутренние факс-модемы. Если в вашем компьютере он отсутствует, проще приобрести внешний факс-модем, который очень легко подключается через порт USB компьютера. После подключения операционная система автоматически распознает его присутствие в компьютере и установит все необходимые для работы факс-модема драйверы. Конечно, для этого необходимо иметь под рукой инсталляционный диск операционной системы вашего ПК.
Консоль факса позволяет реализовать на компьютере все возможности факса без использования факсимильного аппарата. С его помощью можно настроить параметры факса, отправлять и принимать факсимильные сообщения, контролировать работу факса, архивировать факсимильные сообщения. Консоль факсов позволит отправлять и принимать факсы как через факс-модем, подключенный к вашему компьютеру, так и с помощью удаленного устройства, подключенного к Интернету.
При инсталляции на компьютере операционной системы Windows XP служба отправки и получения факсов по умолчанию не устанавливается. Поэтому сделать это нужно самостоятельно, что, в общем-то, совсем не сложно. Поможет в этом Мастер установки. Выполните следующие действия.
1. Нажмите кнопку Пуск и в окне Панель управления откройте компонент Установка и удаление программ.
2. Нажмите кнопку Добавление и удаление компонентов Windows.
3. В Мастере компонентов Windows установите флажок Службы факсов, нажмите кнопку Далее — и Windows автоматически установит и активирует Службы факсов. Вам нужно будет только следовать инструкциям на экране.
Документ по факсу без факса
Чтобы запустить программу «Факс» после установки, нажмите кнопку Пуск, затем выберите команды Все программы, Стандартные, Связь и Консоль факсов. Факсы можно отправлять из любого приложения Windows с помощью мастера факсов, а также из программы электронной почты, поддерживающей факсимильную связь. Факс, отправленный с консоли факсов, будет состоять только из титульной страницы, а содержимое сообщения факса будет включено в виде примечания к титульной странице. Если отправлять факс из приложения Windows, вы при необходимости сможете сами добавить титульную страницу.
Чтобы отправить подготовленный документ по факсу, необходимо его предварительно открыть в приложении Windows и отправить на печать, только не на обычный принтер, а на принтер факсов. Если вы хотите отправить факс с титульной страницей, используйте Мастер подготовки факсов.
1. В меню Файл выберите команду Создать.
2. В области задач Создание документа, в группе Создать с помощью шаблона выберите Общие шаблоны.
3. В этом окне выберите вкладку Письма и факсы, на которой дважды щелкните значок Мастер факсов. После этого Мастер отправки факсов поможет отправить факс.
Если данный Мастер отсутствует в диалоговом окне Шаблоны, установите его с помощью Добавление и удаление компонентов Windows.
Если титульная страница не нужна, отправка факса из приложения Windows еще проще. Для этого нужно открыть документ, выбрать в меню Файл команду Печать, найти в списке установленный принтер факсов (окно Принтеры и факсы) и нажать кнопку OK. Дальше останется только следовать указаниям Мастера отправки факсов.
Автоматическое подключение факса произойдет в том случае, если установить принтер факсов в качестве принтера, используемого компьютером по умолчанию. Для этого в окне Принтеры и факсы щелкните нужный принтер факсов правой кнопкой мыши и выберите команду Использовать как принтер по умолчанию.
Аналогично принимаются входящие факсы на компьютер. Используемый для этого факс-модем должен быть настроен на прием факсов, так как при установке он настраивается на отправку факсов, а не на их прием.
Для этого в окне Принтеры и факсы (меню Пуск — Панель управления — Принтеры и другие устройства) щелкните правой кнопкой мыши устройство Fax, выберите команду Свойства и затем перейдите на вкладку Устройства. Чтобы разрешить получение факсов на устройстве, щелкните его в списке устройств правой кнопкой мыши и выберите команду Получение. Чтобы разрешить автоматическое получение факсов, выберите команду Автоматическое. Чтобы разрешить получение факсов вручную, выберите команду Вручную.
В настройках можно задать также действия, которые факс-модем должен будет производить с входящими факсами (например, сохранять копию полученного факса в указанную папку или печатать факс).
Немедленно принять факс можно с помощью Консоли факсов: в меню Пуск выберите последовательно команды Все программы, Стандартные, Связь, Факс. Затем в окне Консоль факсов выберите в меню Файл команду Принять факс.
Если на компьютере не установлена возможность отправки факсимильных сообщений или если вы не хотите занимать телефонную линию во время отправки факсимильного сообщения, при помощи Мастера факсов подключитесь к факсимильной службе в Интернете. Чтобы подключиться к такой службе, нажмите кнопку Отправка по Интернету. Вы перейдете на интернет-страницу, на которой будет представлен каталог партнеров, предоставляющих эту услугу. Однако следует учесть, что далеко не все операторы и не во всех регионах Украины предоставляют доступ к службе отправки факсов через Интернет.
Никакие потери не страшны Полезные советы Каждый из вас может представить, какой шок испытывает пользователь, у которого потеряны данные на компьютере. Это и тщательно подобранные настройки, и многочисленные прикладные программы, и база данных. Потерянное время, деньги, нервы. Как обойтись без...
Как организовать важных клиентов № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Интернет дает не только колоссальные преимущества для ведения бизнеса, но может создавать и немало проблем. Кто не сталкивался со спамом в электронных почтовых ящиках? В его ежедневном потоке несложно потерять и важные сообщения. Как избежать потерь...
Как рассчитывать и погашать кредит № 32 (11.8.2008) :: Прикладные программы Самая востребованная финансовая услуга сейчас — кредитование. И это не удивительно. Практически любая покупка становится доступной. Достаточно заключить с банком кредитный договор — и ты уже владелец дорогой «игрушки». Проценты по кредиту не дают точного....
