Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Эффективное управление фирмами с разными учетными системами
В настоящее время в компаниях применяется много всяких видов учета. Это бухгалтерский, управленческий, финансовый, налоговый, оперативный, производственный учет, учет по стандартам МСФО и/или GAAP. И каждый из этих видов учета параллельно осуществляется по нескольким стандартам. Например, компания, входящая в крупный холдинг, для материнской компании составляет одни управленческие отчеты, а для своих внутренних целей — другие. Ситуация усложняется, если материнская компания находится в другом государстве.
Представим, например, что российская компания начинает деятельность в Украине. Естественно, бухгалтерская отчетность материнской и дочерней компании будет отличаться. Это же относится к производственному и налоговому учету, учету по стандартам МСФО и/или GAAP. К сожалению, эти виды отчетности настолько различны, что простой трансформации одних данных в другие недостаточно. И в материнской, и в дочерней компании необходимо будет вести несколько видов учета.
Интеграция двух видов учета
Можно себе только представить, какой штат и какая загруженность персонала потребуются для решения этих задач, если не стремиться к объединению всех видов учета в единой интегрированной учетной системе. Задача выполнимая, ведь, по сути, все эти виды учета хотя и по-разному, но отражают одну и ту же первичную информацию.
Поэтому было бы логично, чтобы первичная информация о хозяйственных операциях отражалась одним специалистом один раз и в одной информационной системе в таком виде, как это необходимо для всех систем учета, ведущихся в компании, и попадала бы в соответствующие формы отчетности.
Интеграция систем учета дает следующие преимущества:
1. Исключение двойного (тройного и так далее) ввода данных по хозяйственным операциям для нужд различных систем учета.
2. Высокий уровень достоверности информации, достигаемый благодаря однократному вводу данных и за счет минимизации вероятности ошибки при многократной обработке одной и той же информации в различных системах учета.
3. Сопоставимость и соответствие данных различных систем учета, базирующихся на использовании единого информационного пространства.
4. Отсутствие необходимости в содержании дополнительных служб для параллельного ведения различных видов учета.
5. Оптимизация документооборота.
Задача интеграции в единой системе бухгалтерского и налогового учета решается многими программными продуктами. Поэтому исследовать данный аспект в этой статье не будем. Рассмотрим особенности интеграции бухгалтерского и управленческого учета в единой учетной системе.
Итак, процесс интеграции можно разделить на два важных уровня:
1) интеграция на уровне методологии и техники учета;
2) интеграция на уровне автоматизации учета.
Интеграция на уровне методологии
Как правило, на момент постановки управленческого учета в компании уже существует работающая система бухгалтерского учета с разработанной методологией и техникой учета.
В целях управленческого учета в компании также разрабатывается управленческая учетная политика, которая включает в себя методический и организационно-технический разделы.
В методическом разделе:
1) выбираются методы оценки активов в целях составления управленческого баланса;
2) определяется методика учета затрат, калькулирования себестоимости продукции и подготовки информации для групп управленческих решений;
3) разрабатываются управленческий план счетов и форматы управленческой отчетности;
4) разрабатывается перечень хозяйственных операций, возможных в компании.
2) прописывается финансовая структура (центры финансовой ответственности);
3) разрабатываются стандарты документооборота;
4) разрабатываются техника учета и новые требования к оперативности обработки первичной информации для получения необходимой управленческой информации.
Управленческая учетная политика может разрабатываться на основе П(С)БУ, МСФО/GAAP или любого другого пользовательского стандарта. При этом, определяя методологию управленческого учета, нужно понять, насколько они будут совпадать с методикой бухгалтерского учета в компании. Будут ли в этих системах совпадать методы оценки имущества компании, методы деления активов на оборотные и необоротные, методы списания стоимости ОС, методы учета доходов, классификации затрат и методы учета затрат и списания их на финансовый результат.
Таким образом, уже на уровне методологии анализируется то, какую информацию можно напрямую взять из системы бухгалтерского учета. В этом и заключается методологическая интеграция систем бухгалтерского и управленческого учета.
Интеграция на уровне автоматизации
После разработки методологии системы учета, после проектирования «на бумаге» наступает следующий этап — внедрение автоматизированной системы бухгалтерского и управленческого учета. В настоящий момент бухгалтерский учет в компаниях, как правило, уже автоматизирован. Поэтому при выборе программного продукта для автоматизации управленческого учета часто используют уже имеющееся программное обеспечение.
Существует несколько вариантов интеграции управленческого и бухгалтерского учета в зависимости от способа отражения операций в интегрированной системе.
1. Одновременное отражение хозяйственных операций в различных контурах учета от введенного в систему документа.
2. Трансформация по определенным правилам данных, вводимых в основной и другие контуры учета.
3. В случае когда для компании первичен управленческий контур, возможны следующие варианты интеграции с бухгалтерским учетом:
интегрированная система с управленческим и бухгалтерским контуром (здесь первичен управленческий);
интегрированная система с дополнительным копированием и выносом бухгалтерского контура.
Кроме того, возможен комбинированный вариант. Тогда одна часть первичной информации вносится в управленческий контур и из него попадает в бухгалтерский. В то же время другая часть данных заносится сначала в бухгалтерский контур, а затем трансформируется в управленческие данные.
На практике наиболее распространен последний вариант, при котором поставщиком всей первичной информации является бухгалтерский контур. Здесь возможны следующие варианты интеграции:
1) выгрузка/загрузка данных через промежуточные файлы;
2) интегрированная система с дополнительным копированием и выносом бухгалтерского контура;
3) интегрированная система с управленческим и бухгалтерским контуром (первичен бухгалтерский).
При трансформации данных из бухгалтерского учета в управленческий возникает ряд задач:
1) разработка правил трансформации бухгалтерских данных в управленческие — «карты переноса»;
2) установка соответствия бухгалтерских и управленческих статей доходов/расходов и выплат/поступлений;
3) при необходимости ввод дополнительных аналитических признаков на счета бухгалтерского плана счетов и дополнительных реквизитов в экранные формы ввода бухгалтерских документов;
4) настройка системы.
На рис. 3 изображена ситуация, когда по данным первичного бухгалтерского документа осуществляется движение как по бухгалтерскому, так и по управленческому регистру (плану счетов). В данной ситуации бухгалтерские проводки имеют такую же управленческую сущность.
При этом возможна гибкая настройка управленческих проводок. Продукт позволяет включать в логику формирования управленческих проводок любой реквизит как бухгалтерской проводки, так и документа-регистратора. Например, в зависимости от контрагента менять логику отображения информации в управленческом контуре и т.д. Для формирования управленческих проводок мы можем выбирать разные способы:
1) бухгалтерский счет — управленческий счет, когда обороты по бухгалтерскому счету будут порождать обороты по управленческому счету;
2) бухгалтерская проводка — управленческая проводка. Этот механизм позволяет формировать управленческую проводку на основании определенного перечня бухгалтерских проводок;
3) документ — управленческая проводка. На основании данных, хранящихся в первичном документе, формируется управленческая проводка, независимо от того, какие бухгалтерские проводки сформировал этот документ.
Также существует смешанный метод — формирование управленческих проводок от регистров и т.д. Важно то, что настройки могут осуществлять работники финансовой службы без привлечения программистов.
Варианты интеграции при первичном бухгалтерском учете
В процессе разработки отдельных «карт переноса» анализируются весь перечень хозяйственных операций, возникающих в компании, и способы их отражения в бухгалтерском контуре: корреспонденции счетов, документы, которыми они оформляются. Далее прописывается соответствие бухгалтерских корреспонденций корреспонденциям по счетам управленческого плана счетов.
Кроме соответствия корреспонденции счетов также необходимо определить соответствие аналитик (субконто) и способы их заполнения в управленческом контуре на основе данных бухгалтерского учета. При этом необходимо будет разработать соответствия статей доходов/расходов, поступлений/выплат и при необходимости расширить перечень статей справочников в бухгалтерском контуре под требования управленческого учета. Например, «карта переноса» может выглядеть, как на рис. 4.
На рис. 4 сплошной стрелкой указаны данные, которые мы напрямую возьмем из бухгалтерского контура. Стрелка, нарисованная пунктиром, показывает, что для получения необходимой информации в управленческом контуре на основании информации бухгалтерского необходимо прописать принцип трансформации, соответствие справочников обоих контуров.
Так, например, для того чтобы в управленческом контуре определилась Статья БДДС (Бюджет Движения Денежных Средств), нужно составить соответствие двух справочников (бухгалтерского «Статьи Движения Денежных Средств» и управленческого «Статьи БДДС) между собой. Выполняя эту работу, мы можем обнаружить, что бухгалтерский справочник содержит небольшое количество статей поступлений и выплат, а управленческий — более детальные статьи (рис.5). В этом случае следует дополнить, а может быть, и перегруппировать справочник бухгалтерского контура. Затем — прописать соответствие, что, например, той или иной статье бухгалтерского контура соответствует определенная статья управленческого контура.
В некоторых случаях простой переработки и расширения справочников бухгалтерского контура оказывается недостаточно. Может возникнуть необходимость ввода дополнительных аналитических признаков на счета бухгалтерского плана счетов и/или дополнительных реквизитов в экранные формы бухгалтерских документов.
В заключение отметим, что выбор варианта построения интегрированной системы учета для каждой компании индивидуален и зависит от тех целей, которые хочет достичь компания, автоматизировав систему управленческого учета.
В целом успешность проекта по постановке автоматизированного управленческого учета и интеграции его с существующим бухгалтерским учетом зависит от многих факторов. Прежде всего к ним относятся:
1) верная формулировка целей и задач, которые необходимо достичь в проекте;
3) наличие в компании квалифицированного персонала;
4) правильный выбор программного продукта для автоматизации, в котором должны принимать участие не только программисты, но и его предполагаемые пользователи (бухгалтеры, менеджеры).
Но самое важное условие успешности проекта — это высокая заинтересованность и участие в нем топ-менеджмента компании, так как именно руководство предприятия является основным пользователем управленческой и бухгалтерской информации и играет главную роль в определении требований к ней, а значит, и ко всей интегрированной системе учета.
Редакция благодарит компанию «Инталев Украина» за предоставленную информацию.
«Детский мир» перестраивает систему бухгалтерского учета на вырост
Сеть магазинов «Детский мир» начала проект по постановке и автоматизации бухгалтерского учета и заработной платы на платформе «1С:Предприятие 8.1». В результате будет создана единая система учета, которая объединит офисы компании в России и Украине. Методологически проект закладывает расширение и стыковку с системами управленческого учета, бюджетирования, а также возможность получения отчетности по международным стандартам, в частности трансформацию учета в GAAP.
«Детский мир» — крупнейшая российская компания в сфере розничных продаж товаров для детей. Сеть «Детский мир» активно развивается и в настоящее время насчитывает 107 магазинов в 55 городах. В этом году «Детский мир» пришел в Украину. Открытие тут офиса потребовало разработки такой системы учета, которая бы соответствовала не только особенностям украинского национального ведения бухгалтерии, но и учитывала бы требования единой учетной политики, принятой для всех офисов компании, а в дальнейшем также стала источником консолидированной отчетности для основного акционера — ОАО АФК «Система».
Компания «Детский мир» провела тендер, в котором победила Группа компаний «ИНТАЛЕВ». «ИНТАЛЕВ» — международная компания, имеющая огромный опыт постановки и автоматизации систем управления финансами. Она смогла предложить комплексное решение для иностранных компаний «из одних рук». Поэтому не менее важное преимущество состоит в том, что у консалтинговой компании есть представительства во всех федеральных округах России, а также в Украине и Казахстане, и специалисты, знающие особенности учета этих стран.
Новая автоматизированная система учета (АСУ) будет строиться по методологии управленческого учета, в основе которого лежит учет и отчетность по международным стандартам — GAAP. Единая учетная политика для всех компаний Группы, единая нормативно-справочная информация, единый План счетов — это те базовые кирпичики, которые закладываются в основу АСУ. В Украине АСУ внедряется при непосредственной методологической поддержке специалистов из московского офиса «ИНТАЛЕВ» и партнеров компании — PriceWaterhouseCoopers, которые внедряли такую систему в офисах России.
Проект одновременно реализуется в нескольких украинских офисах компании и затрагивает магазины в Днепропетровске, Харькове, а также центральный офис в Киеве. В перспективе планируется масштабировать систему, так как в планах компании расширение сети в других регионах.
Многолетний опыт работы компании «ИНТАЛЕВ» позволил принять обязательство по внедрению АСУ в довольно сжатые сроки — 3,5 месяца. Проект планируется завершить к ноябрю 2008 года.
Автоматически с "Дт-Кт" № 51-52 (22.12.2008) :: Окно в мир «1С» Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит" (раздел "Автоматически с "Дт-Кт"") за 4-й квартал 2008-го года...
