Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Часто задаваемые вопросы бухгалтеров в процессе формирования и сдачи электронных отчетов
Для многих бухгалтеров стало обыденно и просто подавать отчеты в электронном виде. Некоторые сохраняют документы на электронных носителях и несут их в инстанции. А некоторые перешли на удобный и экономный вид сдачи отчетов — по электронной почте, используя Интернет. Мы уже неоднократно писали1 о преимуществах электронного документооборота с контролирующими органами. Но понятно, что этот процесс только начинает охватывать украинских плательщиков и, конечно, возникают вопросы по работе с сертификатами электронной цифровой подписи (ЭЦП). Сегодня мы ответим на часто задаваемые вопросы по поводу сдачи электронной отчетности в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд на примере работы программного комплекса «Бест-Звіт Плюс» с использованием сертификатов ЭЦП «Украинского сертификационного центра».
1. Какие документы необходимо предоставить в аккредитованный центр сертификации ключей (АЦСК) «Украинский сертификационный центр» («УСЦ»), чтобы получить сертификаты ЭЦП?
Комплект документов, необходимый для оформления сертификатов ЭЦП:
1) оригинал устава юридического лица (только для предъявления, копии не нужны);
2) копия паспорта (личные данные и местожительство), заверенная подписью физического лица, которое проходит регистрацию, и печатью предприятия;
4) свидетельство о государственной регистрации, заверенное печатью предприятия;
5) свидетельство о регистрации плательщика НДС (копия), только в случае если юрлицо является плательщиком НДС;
6) документы, подтверждающие полномочия подписывающего (руководителя, бухгалтера): приказ о приеме на работу, протокол собрания и т.п., заверенные печатью предприятия;
7) доверенность и паспорт доверенного лица — только в случае обслуживания по доверенности.
2. Я работаю главным бухгалтером на трех фирмах. Сколько экземпляров своих документов я должна предоставить в сертификационный центр?
Три экземпляра документов, так как каждый сертификат привязывается не только к конкретному человеку, но и к предприятию, и его коду ЕГРПОУ. В таком случае бухгалтер будет иметь три сертификата ЭЦП.
3. Может ли вместо меня получить сертификаты ЭЦП другой человек?
Да, может, только в том случае, если он имеет при себе доверенность (НЕ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ), заверенную печатью предприятия (для СПД-ФЛ без печати доверенность заверяется нотариально). Бланк доверенности можно скачать с сайта: http://www.ukrcc.com/ru/contract-usc/.
4. Я получила сертификаты электронной цифровой подписи в АЦСК «УСЦ». Что мне делать дальше?
Если вы уже получили сертификаты электронной цифровой подписи в АЦСК «УСЦ», необходимо заключить договоры с контролирующими органами о том, что вы будете подавать отчеты в электронном виде, используя сертификаты ЭЦП. Затем предоставить ксерокопию сертификата открытого ключа ЭЦП (только для налоговой инспекции) и обменяться электронными сертификатами открытых ключей с налоговой инспекцией. Далее нужно загрузить сертификаты в программное обеспечение «Бест-Звіт Плюс» («УСЦ» предоставляет демоверсию ПО «Бест-Звіт Плюс» бесплатно) и можно отправлять отчеты по электронной почте.
5. Зачем обмениваться с налоговой инспекцией и ПФУ сертификатами?
Обмен сертификатами открытых ключей необходим как контролирующему органу, так и плательщику. При получении электронного отчета инспектор по сертификату открытого ключа устанавливает самого плательщика, который подал отчет. Плательщик же использует сертификат открытого ключа адресата (налоговой или ПФУ) в момент отправки отчета по электронной почте для защиты электронного документа от несанкционированного доступа третьими лицами, т.е., кроме адресата, никто данное сообщение не сможет прочитать.
6. Как втянуть сертификат налоговой или ПФУ в программу?
Сертификат ПФУ в ПО «Бест-Звіт Плюс» уже установлен, так как отправленные отчеты попадают на адрес центра Персонифицированного учета ПФУ (http://www.spov.com.ua), с которого уже переадресовываются в ваше региональное отделение ПФУ.
В налоговых инспекциях другая система приема и обработки отчетности: вы отправляете отчет непосредственно в ваше отделение, поэтому сертификат необходимо загрузить в ПО самостоятельно.
Сертификаты вашей налоговой инспекции можно загрузить в программу «Бест-Звіт Плюс» двумя способами, в зависимости от того, на дискете они у вас или же вы их будете загружать через Интернет.
Для начала необходимо запустить ПК «Бест-звіт Плюс», зайти в меню Електронна пошта — Управління сертифікатами. В окне Управління сертифікатами выбрать меню Сертифікат:
1. Встановити з диску.
Появится окошко Вибір сертифікатів, выбираете диск, на котором находится ваш сертификат, и нажимаете кнопку Відкрити.
2. Завантажити через Internet.
У вас появится окошко Завантаження сертифіката, в котором необходимо указать код ЕГРПОУ вашей налоговой инспекции, после чего выбрать сертификат вашей налоговой и нажать ОК. Система выдаст окно, что сертификат успешно установлен.
Далее и в первом, и во втором случае необходимо в окне Управління сертифікатами нажать меню Встановлені сертифікати, кликнуть на установленном вами сертификате правой кнопкой мышки и нажать кнопку Додати до адресної книги.
7. Какова гарантия того, что отчет доставлен, и как я узнаю, что мой отчет правильный?
После того как отчет будет отправлен, на ваш электронный адрес должны прийти две квитанции. Гарантией того, что отчет доставлен, будет первая квитанция, которую вы получите в течение двух часов с момента отправки отчета. Вторая квитанция приходит в течение двух дней и содержит информацию о том, принят отчет или нет.
Квитанции будут приходить и сохраняться в программном комплексе автоматически (их удалить невозможно) в Журналі передачі звітів, который находится в меню Електронна пошта. По желанию квитанции можно распечатать.
8. Что делать, если не помню пароль?
Увы, но ваш пароль нигде не сохраняется, так как это дополнительная защита вашей ЭЦП, его знаете только вы. При формировании заявок на ЭЦП пароль необходимо запомнить, записать где-то. Если вы все же забыли пароли, необходимо будет получить новый сертификат ЭЦП со всеми вытекающими последствиями.
9. Если поменялся бухгалтер или директор?
Если на предприятии меняется бухгалтер или директор, необходимо получить новые ЭЦП для данного сотрудника.
10. Почему программа запрашивает подпись бухгалтера, если бухгалтера на предприятии нет?
Если по штатному расписанию не предусмотрен главный бухгалтер, в программном комплексе необходимо это отметить. Выберите меню Сервіс — Параметри системи — закладка Підписи. Уберите галочку напротив строчки Підпис бухгалтера. Также в Картці підприємства не нужно заполнять данные о главном бухгалтере.
11. Почему не подписывается документ?
Документ может не подписываться по разным причинам. Программа вам выдает подсказку, в чем заключается проблема. Чаще всего это связано с тем, что:
1) истек срок действия ваших сертификатов (необходимо получить новые сертификаты ЭЦП) или сертификатов контролирующего органа (необходимо загрузить в программу новые сертификаты открытого ключа контролирующего органа);
2) введен неверный пароль (см. ответ на вопрос №9);
3) неправильно указано местонахождение ваших секретных ключей. Для этого необходимо зайти в меню Сервіс — Параметри системи и в строке Каталог з секретними ключами прописать путь (дискета, флешка и т.п.);
4) не указано, ключами какого центра вы подписываете отчеты. Для этого необходимо зайти в меню Сервіс — Параметри системи, выбрать закладку Підписи и выбрать напротив строк Податкова інспекція и Пенсійний фонд — Сертифікати ЦСК «УСЦ».
Надеемся, наши ответы помогут в работе. В компании «Бест-Звіт» работает служба технической поддержки и консультаций, где вы по телефонам: (044) 461-78-87; 496-25-20 — можете получить ответы на вопросы.
Незаменимый друг и... враг Твои электронные доспехи Что может быть удобнее для переноса данных, чем флешка? И объемы для хранения информации огромные, и размеры маленькие. Но именно это полезное устройство нередко становится виновником серьезных проблем у пользователя. Как показала практика, больше всего.....
